Voltar para o blog

Assinatura eletrônica de documentos: guia completo para você entender

Rodrigo Giosa
Rodrigo Giosa 27/05/2021
Assinatura eletrônica de documentos: guia completo para você entender

Tendências



Em tempos modernos, trabalhar somente com documentos físicos é uma tarefa burocrática que está ficando para trás. Chega a ser um trabalho desmotivador, afinal, a maioria dos profissionais já está alinhado às novas tecnologias. 

Para que os processos diários na sua empresa ganhem maior desenvolvimento é importante aderir à assinatura eletrônica documentos. Por meio dessa decisão a sua empresa pode alavancar os seus resultados.

Neste artigo vamos apresentar informações fundamentais para você compreender minúcias sobre assinatura eletrônica. Continue lendo para saber mais!

O que é assinatura eletrônica?

A assinatura eletrônica é indispensável para resolver diversos tipos de compromissos, como confirmações, autorizações, solicitações, e tantos outros atos que somente a pessoa pode decidir e ratificar por meio de assinatura.

No entanto, as novas tecnologias avançaram e as atividades das organizações se atualizaram para acompanhar o desenvolvimento do mercado e da competitividade. Com isso, o mundo digital tomou conta das empresas em inúmeros aspectos. Isso faz com que as instituições possam investir cada vez mais em técnicas digitais, como em assinatura eletrônica, por exemplo.

Assinatura eletrônica é um método inovador criado para assinar um documento de forma online. Tem validade jurídica e é feita de maneira fácil, segura e não tem necessidade de certificação digital. Para que a autenticidade e a integridade dos documentos sejam garantidos é necessário tecnologias de ponta em uma plataforma ou software.

Qual os seus objetivos?

A assinatura eletrônica chegou para facilitar a vida das pessoas em diversos aspectos. A assinatura de uma pessoa é uma ação intransferível e que tem grande valor. Na maioria das vezes, as pessoas precisam se dirigir ao local para poder dar ciência e validar algum documento por meio da sua assinatura de próprio punho. Essa prática requer tempo, deslocamento e até gasto no trajeto.

O objetivo da assinatura eletrônica é oferecer a possibilidade de uma pessoa assinar um documento sem se deslocar e garantir a segurança do seu nome e do documento que foi assinado a distância.

Qual a sua utilidade?

A assinatura eletrônica trouxe mais praticidade para as tarefas de rotina das mais diversas áreas de atuação, como educação, financeiro, seguros, imobiliário e outros segmentos que desejam aderir a essa inovação.

Ela é útil para facilitar a conclusão de documentos que precisam de uma assinatura rápida para que o documento seja validado, como contratos de locação, prestações de serviços, assinatura em formulários e relatórios, propostas de seguros, termos de autorização etc.

Outra grande utilidade que as organizações têm ao utilizar assinatura eletrônica é potencializar o seu poder de avançar, com mais agilidade e precisão, ao resolver as suas negociações. Essas atuações fazem com que a empresa saia na frente dos seus concorrentes que ainda não utilizam essa tecnologia, e se destaque no mundo dos negócios.

Como a assinatura eletrônica é feita?

Antes de tomar a decisão de implementar assinatura eletrônica na sua instituição é necessário saber que você pode optar entre assinaturas simplificadas, avançadas ou qualificadas. Para aderir a esse benefício para a sua empresa é importante averiguar no mercado uma empresa que tenha referência no mercado.

Plataformas modernas e que têm tecnologias digitais avançadas prestam esse serviço de forma diferenciada. Para que uma assinatura eletrônica simplificada possa acontecer é necessário que o arquivo eletrônico, ou seja, o documento, esteja ligado a outro dado eletrônico como forma de autenticação. Em alguns casos, o histórico de todo o processo das transações ficam em um Log de assinaturas anexado ao documento finalizado.

Quais mecanismos podem ser utilizados?

Para garantir a integridade e seguridade, a plataforma registra diversas formas de autenticação do signatário. Ela pode ocorrer ao apresentar o endereço do e-mail e, esse é confirmado por meio do código-token; telefone celular, confirmado pelo código-token que é enviado via SMS ou SMS fonado; endereço de IP; nome e CPF, que são confirmados pela Receita Federal.

Existem também outros formatos de autenticação, como por meio de senhas. Nesse caso, a pessoa realiza o login no sistema e digita uma senha que já vem definida. Caso o usuário deseje, a senha pode ser redefinida a qualquer momento.

Que lei a autoriza?

A Lei 14.063 de 23 de setembro de 2020, alterou algumas leis anteriores e a Medida Provisória nº 2.200-2, de 24 de agosto de 2001. Foi sancionada pelo atual presidente da República Jair Bolsonaro. Considerou-se um grande avanço para pessoas e gestores que têm uma gama de diversas negociações em suas rotinas de trabalho.

O objetivo da alteração é dar dimensão aos documentos, para que possam ser validados em formato digital ao utilizar assinatura eletrônica. O intuito é que essas assinaturas mantenham a sua validade jurídica. A alteração da lei, tornou a assinatura eletrônica mais ampla, e com mais opções de uso. Isso ocorreu ao serem criadas as três modalidades de assinaturas, como simples, avançada e qualificada.

 A lei foi criada para intensificar a interação entre órgãos e instituições, para facilitar os andamentos dos processos. Conheça na íntegra algumas regras e procedimento do artigo 2º sobre o uso da assinatura eletrônica:

Inciso I: interação interna dos órgãos e entidades da administração direta, autárquica e fundacional dos Poderes e órgãos constitucionalmente autônomos dos entes federados;
Inciso II: interação entre pessoas naturais ou pessoas jurídicas de direito privado e os entes públicos de que trata o inciso I do caput deste artigo;
Inciso III: interação entre os entes públicos de que trata o inciso I do caput deste artigo.

Qual a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital?

Para que você possa adotar o melhor tipo de assinatura na sua organização é necessário conhecer bem a diferença entre assinatura eletrônica e assinatura digital. Saber os pontos essenciais que as difere é o ideal para acertar no momento de implementar no seu negócio.

Assinatura eletrônica

Por ter menos peculiaridades, a assinatura eletrônica é mais aconselhável para as transações que não têm grandes proporções de riscos. Elas são mais indicadas em casos que o signatário seja pessoa física, podem ser usadas também, nos processos internos que necessitam de simples registro de aprovação nas organizações.

Entre as diversas características que assinatura eletrônica contém, ela se apresenta também, em formato mais amplo, ou seja, em diversos tipos, como:

  • assinatura eletrônica simples: é considerada a modalidade básica entre elas, não é necessário certificação digital, pois o assinante é reconhecido pelo nome completo e pelo CPF;
  • assinatura eletrônica avançada: tem um grau de segurança mais elevado que a simples, exige certificado digital, mas não necessariamente do ICP-Brasil;
  • assinatura eletrônica qualificada: é considerada a mais segura entre as três. O assinante utiliza certificado digital emitido pela ICP-Brasil.

Uma das maiores diferenças entre a assinatura eletrônica e a assinatura digital, é que a assinatura eletrônica oferece mais celeridade e é muito mais prática que a assinatura digital. Ao utilizar uma plataforma bem estruturada, a assinatura eletrônica já nasce com segurança e integridade

Assinatura digital

A assinatura digital exige mais recursos para acontecer, ou seja, é mais burocrática. Requer um processo maior por ter a necessidade de um certificado digital, que precisa ser homologado em órgão oficial para ser validada.

Ela é permitida para fazer a autenticação de documentos eletrônicos de qualquer tipologia ao utilizar chaves criptografadas de um certificado digital. Para algumas atividades mais exigentes, como o fornecimento de nota fiscal eletrônica, a assinatura digital é obrigatória. Por não ser tão diferenciada da assinatura eletrônica, são utilizados os mesmos meios para fazer a autenticação, como token, SMS e voz e senha.

A assinatura digital é mais equiparada à assinatura pessoal, ou seja, assinatura de punho. Por esse motivo, é a mais indicada em casos de documentos que requisitam maior segurança judicial. É a mais indicada nas negociações com valores financeiros elevados, pois são mais suscetíveis a riscos.

Quais as vantagens de aderir a esse tipo de assinatura?

A assinatura eletrônica foi criada para trazer benefícios para gestores, funcionários, empresas, órgãos públicos e cidadãos. Por meio dela, foram conquistadas diversas vantagens que transformaram o dia a dia ao receber privilégios, como:

  • segurança: a assinatura eletrônica é assegurada por meio de diversos bloqueios tecnológicos que a torna segura, integra e confiável;
  • mobilidade: acessar ou realizar assinaturas eletrônicas tornou-se uma ação mais prática. Elas podem acontecer por meio de diversas tecnologias, como smartphones, tablets, notebook etc., em qualquer lugar que tenha internet;
  • agilidade: a assinatura eletrônica é desburocratizada, isso agiliza assinatura de forma prática, sem que a pessoa se desloque para confirmar sua decisão em alguma negociação;
  • sustentabilidade: diminui a quantidade de elaboração de documentos, como relatórios, contratos impressos para coletar assinaturas. Isso diminui o impacto ambiental.

Por fim, concluímos que a assinatura eletrônica de documentos pode oferecer diferenciais benéficos para organizações que desejam ver o seu negócio alavancar por meios digitais modernos. A assinatura eletrônica realizada pela eBox Digital acontece quando um arquivo eletrônico é ligado a outro dado eletrônico como método de autenticação. O histórico da transação fica registrado em um log de assinaturas, anexo ao documento finalizado.

Achou interessante conhecer como a assinatura eletrônica pode facilitar a rotina dos trabalhos da sua organização? Agora, conheça mais sobre como a eBox Digital pode ajudar a sua empresa a implementar assinatura eletrônica no seu negócio.



Gostou? Inscreva-se e receba novidades!

Rodrigo Giosa
Escrito por

Rodrigo Giosa

Lidera o time de tecnologia e inovação da eBox. Mais de 20 anos de experiência, sempre "codando" e liderando times de tecnologia. É obcecado por segurança e sistemas de alta performance.

Confira outros artigos

Como aplicar treinamentos sobre organização na empresa?

Organização

Como aplicar treinamentos sobre organização na empresa?
Leia mais
Você sabe o que é documento ostensivo? Venha descobrir!

Gestão

Você sabe o que é documento ostensivo? Venha descobrir!
Leia mais