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Sistema GED: saiba o que deve considerar na escolha

Rodrigo Giosa
Rodrigo Giosa 14/04/2021
Sistema GED: saiba o que deve considerar na escolha

Tendências



O Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED) é feito por meio de um sistema informatizado, desenvolvido para gerenciar, rastrear e armazenar documentos e imagens que são capturados pelos colaboradores com o uso de dispositivos ou scanners. Portanto, a tecnologia ajuda a controlar, registrar, compartilhar e fazer backups das informações das empresas dos mais variados segmentos.

Neste post, vamos explicar as funcionalidades de um sistema GED e por que vale a pena investir nele. Aqui, você vai descobrir o que deve buscar nessa solução e obter detalhes sobre facilidade de uso, automação do fluxo de trabalho, atendimento às necessidades da empresa, armazenamento etc. Além disso, vai compreender as características que devem ser consideradas na sua aquisição.

Quer saber um pouco mais sobre o sistema GED e seus benefícios para as empresas? Acompanhe a leitura deste conteúdo!

Conheça as funcionalidades de um sistema GED

A maioria das empresas já automatizou a gestão da qualidade e dos documentos usando softwares que estão disponíveis no mercado. Contudo, uma grande parte não sabe que os sistemas GED podem ser diferentes, pois os seus desenvolvedores podem planejá-los com funções específicas. As principais funcionalidades de um bom sistema envolvem captura e envio de documentos por e-mail, URL e drag and drop.

A funcionalidade relacionada à organização é relevante para que os documentos sejam ordenados e identificados dentro desse sistema. Ela abarca os índices parametrizáveis, sugestão automática de localização e identificação sem pastas. Já as funcionalidades de busca englobam sugestões de pesquisa, buscas salvas e por conteúdo, de forma ágil e precisa.

Por fim, as funcionalidades de gestão e operação são indispensáveis para otimizar e facilitar o manuseio das informações no ambiente do GED. Elas referem-se à administração dos documentos por meio de compartilhamento por e-mail, regras de permissionamento, sistema de comentários e notificações. Considere que a usabilidade e a eficiência do sistema dependem da simplicidade de suas funções.

Entenda por que investir em um sistema GED

O sistema GED serve para simplificar a busca de documentos, o compartilhamento, o arquivamento, o armazenamento e o recebimento pelos colaboradores. Ele pode ser adaptado às necessidades do negócio para otimizar o fluxo de trabalho e elevar a sua produtividade. Assim, o uso diário dos arquivos é otimizado por meio do gerenciamento eletrônico.

Por outro lado, todos os departamentos melhoram o seu desempenho, diminuem os custos, aprimoram a segurança e economizam espaço físico. Os gestores podem escolher os colaboradores que poderão criar, editar e visualizar cada documento, para que as informações sejam mantidas em segurança. As buscas dos arquivos são muito fáceis e proporcionam o rápido acesso aos dados que estão protegidos no GED.

Confira o que considerar na escolha de um sistema GED

Como você pôde ver, o GED foi planejado para agilizar e possibilitar um gerenciamento de documentos acertado. A ferramenta pode ser adaptada às rotinas da empresa, de modo que os colaboradores consigam aceitá-la com bastante naturalidade como parte da capacidade do negócio.

Veja, a seguir, o que deve ser considerado na hora de escolher esse sistema!

Facilidade de uso

Essa é uma característica essencial para esse sistema. É claro que ele pode conter diversos recursos avançados e opções atraentes para encantar os colaboradores. Entretanto, para encantar os colaboradores, a ferramenta deve ser simples de usar, ter uma interface atrativa, amigável e de fácil compreensão. Caso contrário, em vez de ajudar, ela vai acabar por atrapalhar a rotina.

Procure uma opção que torne o trabalho das equipes mais ágil e não cause incômodos durante o uso. A solução GED deve facilitar a busca dos documentos por data de elaboração, tipo, edição, termos e dados. Assegure-se de que o sistema de gestão de documentos não seja complexo e ofereça várias possibilidades de busca para os usuários.

Automação do fluxo de trabalho

O investimento em um sistema GED é muito importante, mas somente fará sentido se conseguir aumentar a produção e economizar o tempo dos colaboradores. Afinal, eles vão abandonar a rotina manual de manuseio dos documentos para ter mais agilidade em suas tarefas. Ao adotar a solução, os trabalhadores não precisarão mais levar documentos de uma sala para outra.

O GED elimina os riscos de extravio dos documentos, já que permite a automação do fluxo de trabalho, ou seja, o sistema permitirá que a gestão seja automatizada e independente para cada documento. Além do mais, ele fornecerá uma visão mais intuitiva do histórico de movimentação, emissão de cópias, aprovações, revisões, versões e muito mais.

Atendimento às necessidades da empresa

Todos os negócios têm diversos processos que podem ser beneficiados pelo uso do GED. Por exemplo, o sistema é útil para processar os pedidos de alterações de produtos ou serviços, compras, assinaturas de documentos, propostas, procedimentos do setor de Recursos Humanos, entre outros. O gerenciamento eletrônico atende às necessidades da empresa.

Sendo assim, antes de escolher um sistema, converse com o fornecedor para saber como a solução dele é avaliada pelos clientes. Verifique se a ferramenta tem flexibilidade para permitir a adaptação da empresa às alterações de processos e suas atualizações. Um software rígido não possibilita o atendimento de todas as necessidades de uma organização.

Segurança

Uma das principais vantagens do GED é a segurança na hora de armazenar documentos. O sistema oferece garantia de que os arquivos da organização estarão guardados em um ambiente seguro e livre de ameaças que são comuns na atualidade. Esse é um fator muito importante, tendo em vista que os dados precisam ser protegidos de terceiros mal-intencionados.

A solução fornece acesso para leitura, alteração, impressão, exclusão, gravação e print-screen dos documentos. Apesar de permitir todas essas atividades, ela possibilita que as ações sejam moldadas de acordo com as necessidades da organização, por meio do permissionamento de todos os acessos. Assim, pessoas que não foram autorizadas não poderão ver ou editar os arquivos confidenciais.

A eBox Digital é a parceira mais indicada para a contratação de um sistema GED de qualidade. Ela é especializada na gestão e na guarda documental, além de oferecer serviços e produtos para documentos escaneados, digitais e físicos. Ela organiza, digitaliza acervos físicos e disponibiliza-os em um software de gerenciamento eletrônico, para que suas buscas não levem mais de 60 segundos.

Precisa de mais informações sobre o sistema GED? Entre em contato com a nossa equipe e tire todas as suas dúvidas!



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Rodrigo Giosa
Escrito por

Rodrigo Giosa

Lidera o time de tecnologia e inovação da eBox. Mais de 20 anos de experiência, sempre "codando" e liderando times de tecnologia. É obcecado por segurança e sistemas de alta performance.

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