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O Gerenciamento Eletrônico de Documentos, ou simplesmente GED, é um sistema de organização e armazenamento de documentos digitais que vem se destacando há alguns anos nas empresas. O sistema é constituído por ferramentas tecnológicas que facilitam e otimizam a gestão de documentos, sobretudo no meio digital. Através dele, é possível garantir acesso rápido e controlado a todos os documentos de uma empresa, sendo fundamental para ter uma boa gestão documental.
Neste post, vamos explicar as funcionalidades de um sistema GED e por que vale a pena investir nele. Aqui, você vai descobrir o que deve buscar nessa solução e obter detalhes sobre facilidade de uso, automação do fluxo de trabalho, atendimento às necessidades da empresa, armazenamento, entre outros. Além disso, vai compreender as características que devem ser consideradas na sua aquisição.
Quer saber um pouco mais sobre o sistema GED e seus benefícios para as empresas? Acompanhe a leitura deste conteúdo!
Saiba como o sistema GED funciona e para que serve
O GED é feito por meio de um sistema informatizado, desenvolvido para gerenciar, rastrear e armazenar documentos e imagens que são capturados pelos colaboradores com o uso de dispositivos ou scanners. Trata-se de um conjunto de inovações que possibilita à organização administrar diversos documentos digitalizados.
O sistema tem como objetivo reunir e controlar todos os dados de um determinado negócio. Portanto, a tecnologia ajuda a controlar, registrar, compartilhar e fazer backups das informações das empresas dos mais variados segmentos, otimizando, assim, a rotina de trabalho e causando impacto direto na produtividade dos colaboradores.
Basicamente, o GED funciona como uma estratégia que determina as formas e diretrizes que uma companhia deve seguir para receber, processar, revisar, armazenar, reter e se livrar dos documentos. Tudo isso com a utilização da tecnologia, que pode ajudar de maneiras distintas, como na elaboração de um ponto de vista unificado de todos os arquivos de uma empresa, com mecanismos de monitoramento e controle de todo o seu ciclo de vida.
No entanto, para que você aproveite todos os benefícios do GED, é essencial conhecer todas as suas etapas. Veja quais são:
1. Planejamento
Antes de iniciar, é necessário planejar quais documentos serão digitalizados e de que forma o processo será realizado. No planejamento deve-se organizar todas essas questões para que o sistema GED se adapte da melhor forma possível ao seu modelo de negócio.
2. Preparação dos documentos
Para garantir a qualidade e legibilidade dos documentos que serão digitalizados, é necessário prepará-los para evitar qualquer risco que venha a comprometer o arquivo digitalizado. Em documentos mais antigos, por exemplo, vale a pena fazer uma limpeza suave para proporcionar a máxima qualidade na hora de digitalizar.
3. Digitalização de documentos
Nesta etapa acontece a digitalização dos documentos, que passam por um scanner e são feitas cópias idênticas às originais, porém com boa resolução e um tamanho menor. Além disso, é crucial contar com scanners de alta qualidade e ficar atento se a ferramenta é a mais adequada para aquele documento. Após serem escaneados, os arquivos já ficam disponíveis no meio digital.
4. Controle de qualidade
Mesmo que você use um scanner de qualidade e tenha bastante cuidado ao digitalizar, alguns erros podem acontecer e, com isso, surgir arquivos defeituosos. Por isso, depois da digitalização, esses documentos passam por um controle de qualidade para assegurar que as cópias estão legíveis e em boa definição.
5. Indexação
Aqui, os documentos são enviados para o lugar em que serão armazenados e é desenvolvido um modelo de organização por assuntos, seções, datas, entre outros critérios, a fim de que os documentos sejam localizados no sistema mais facilmente.
6. Disponibilização
Após digitalizar e armazenar os documentos, é hora de disponibilizá-los para os clientes. Com o sistema GED, os usuários podem acessar e consultar os arquivos da empresa com mais facilidade, segurança e agilidade, sem correr o risco de perder algo importante ou levar um tempo na hora de localizá-lo.
Conheça as funcionalidades de um sistema GED
A maioria das empresas já automatizou a gestão da qualidade e dos documentos usando softwares que estão disponíveis no mercado. Contudo, uma grande parte não sabe que os sistemas GED podem ser diferentes, pois os seus desenvolvedores podem planejá-los com funções específicas. As principais funcionalidades de um bom sistema envolvem captura e envio de documentos por e-mail, URL e drag and drop.
A funcionalidade relacionada à organização é relevante para que os documentos sejam ordenados e identificados dentro desse sistema. Ela abarca os índices parametrizáveis, sugestão automática de localização e identificação sem pastas. Já as funcionalidades de busca englobam sugestões de pesquisa, buscas salvas e por conteúdo, de forma ágil e precisa.
Por fim, as funcionalidades de gestão e operação são indispensáveis para otimizar e facilitar o manuseio das informações no ambiente do GED. Elas referem-se à administração dos documentos por meio de compartilhamento por e-mail, regras de permissionamento, sistema de comentários e notificações. Considere que a usabilidade e a eficiência do sistema dependem da simplicidade de suas funções.
Entenda por que investir em um sistema GED
O sistema GED serve para simplificar a busca de documentos, o compartilhamento, o arquivamento, o armazenamento e o recebimento pelos colaboradores. Ele pode ser adaptado às necessidades do negócio para otimizar o fluxo de trabalho e elevar a sua produtividade. Assim, o uso diário dos arquivos é otimizado por meio do gerenciamento eletrônico.
Por outro lado, todos os departamentos melhoram o seu desempenho, diminuem os custos, aprimoram a segurança e economizam espaço físico. Os gestores podem escolher os colaboradores que poderão criar, editar e visualizar cada documento, para que as informações sejam mantidas em segurança. As buscas dos arquivos são muito fáceis e proporcionam o rápido acesso aos dados que estão protegidos no GED.
Vantagens em utilizar o sistema
Além de otimizar a gestão de documentos, o sistema GED é capaz de proporcionar diversos benefícios, essenciais para auxiliar no planejamento estratégico da empresa. Confira, a seguir, alguns deles!
Segurança
A gestão documental é fundamental para garantir a segurança e confidencialidade dos dados do negócio. Ao serem digitalizados, o responsável pode determinar permissões de acessos aos documentos e liberar somente para os envolvidos.
Aumento da produtividade
Outra vantagem importante se trata da produtividade. Quando adaptado às necessidades da empresa, um software de GED deve ser capaz de aumentar sua produtividade e otimizar o fluxo de trabalho, sendo que todas as partes interessadas e suas ações são claramente identificadas.
Economia de tempo e espaço
O sistema GED diminui significativamente a necessidade de guarda de documentos em papel, garantindo ganho de espaço e de tempo. Como a maioria dos documentos deve ser mantido por 5 anos, a demanda por espaço para realizar o armazenamento se torna um grande problema de organização. Nesse caso, o GED permite que os usuários acessem os documentos de maneira segura e rápida, em função da rastreabilidade dos dados.
Confira o que considerar na escolha de um sistema GED
Como você pôde ver, o GED foi planejado para agilizar e possibilitar um gerenciamento de documentos acertado. A ferramenta pode ser adaptada às rotinas da empresa, de modo que os colaboradores consigam aceitá-la com bastante naturalidade como parte da capacidade do negócio.
Veja, a seguir, o que deve ser considerado na hora de escolher esse sistema!
Facilidade de uso
Essa é uma característica essencial para esse sistema. É claro que ele pode conter diversos recursos avançados e opções atraentes para encantar os colaboradores. Entretanto, para encantar os colaboradores, a ferramenta deve ser simples de usar, ter uma interface atrativa, amigável e de fácil compreensão. Caso contrário, em vez de ajudar, ela acabará atrapalhando a rotina.
Procure uma opção que torne o trabalho das equipes mais ágil e não cause incômodos durante o uso. A solução GED deve facilitar a busca dos documentos por data de elaboração, tipo, edição, termos e dados. Assegure-se de que o sistema de gestão de documentos não seja complexo e ofereça várias possibilidades de busca para os usuários.
Automação do fluxo de trabalho
O investimento em um sistema GED é muito importante, mas somente fará sentido se conseguir aumentar a produção e economizar o tempo dos colaboradores. Afinal, eles vão abandonar a rotina manual de manuseio dos documentos para ter mais agilidade em suas tarefas. Ao adotar a solução, os trabalhadores não precisarão mais levar documentos de uma sala para outra.
O GED elimina os riscos de extravio dos documentos, já que permite a automação do fluxo de trabalho, ou seja, o sistema permitirá que a gestão seja automatizada e independente para cada documento. Além do mais, ele fornecerá uma visão mais intuitiva do histórico de movimentação, emissão de cópias, aprovações, revisões, versões e muito mais.
Atendimento às necessidades da empresa
Todos os negócios têm diversos processos que podem ser beneficiados pelo uso do GED. Por exemplo, o sistema é útil para processar os pedidos de alterações de produtos ou serviços, compras, assinaturas de documentos, propostas, procedimentos do setor de Recursos Humanos, entre outros. O gerenciamento eletrônico atende às necessidades da empresa.
Sendo assim, antes de escolher um sistema, converse com o fornecedor para saber como a solução dele é avaliada pelos clientes. Verifique se a ferramenta tem flexibilidade para permitir a adaptação da empresa às alterações de processos e suas atualizações. Um software rígido não possibilita o atendimento de todas as necessidades de uma organização.
Segurança
Uma das principais vantagens do GED é a segurança na hora de armazenar documentos. O sistema oferece garantia de que os arquivos da organização estarão guardados em um ambiente seguro e livre de ameaças que são comuns na atualidade. Esse é um fator muito importante, tendo em vista que os dados precisam ser protegidos de terceiros mal-intencionados.
A solução fornece acesso para leitura, alteração, impressão, exclusão, gravação e print-screen dos documentos. Apesar de permitir todas essas atividades, ela possibilita que as ações sejam moldadas de acordo com as necessidades da organização, por meio do permissionamento de todos os acessos. Assim, pessoas que não foram autorizadas não poderão ver ou editar os arquivos confidenciais.
A eBox Digital é a parceira mais indicada para a contratação de um sistema GED de qualidade. Ela é especializada na gestão e na guarda documental, além de oferecer serviços e produtos para documentos escaneados, digitais e físicos. Ela organiza, digitaliza acervos físicos e disponibiliza-os em um software de gerenciamento eletrônico, para que suas buscas não levem mais de 60 segundos.
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