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Controle de documentos: entenda sua importância na gestão da qualidade

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 22/02/2021
Controle de documentos: entenda sua importância na gestão da qualidade

Gestão



O controle de documentos em uma empresa é feito pelo SGQ, ou Sistema de Gestão de Qualidade. Para que esse gerenciamento seja o melhor possível, tais documentos precisam ter características como a legibilidade, além de fácil identificação e recuperação.

Dentro do SGQ, existe o chamado "controle da informação documentada", que lida com aspectos como elaboração, aprovação, identificação, distribuição e armazenamento. Portanto, o intuito desse procedimento é gerar padronização e evitar o uso de cópias obsoletas de um documento, tanto dentro como fora da empresa.

Acompanhe os tópicos a seguir para entender melhor alguns conceitos relacionados com o controle de documentos. Boa leitura!

Conceitos importantes sobre o controle de documentos

Organizar e guardar todos os documentos de uma empresa pode ser um desafio, mesmo para aquelas de pequeno porte. Existem operações dentro da companhia que por si só já criam um volume considerável de informações, o que exige conhecimento e senso de organização por parte dos colaboradores responsáveis.

Nesse sentido, os principais conceitos sobre controle de documentos são:

  • manual: serve de guia para as ações realizadas na empresa, por meio da definição de metodologias e parâmetros:
  • documentos externos: são de fora da empresa, o que tira dela a autonomia na hora de fazer alterações;
  • formulários: contêm campos a serem preenchidos e servem para coletar informações;
  • registros: são os formulários devidamente preenchidos;
  • lista mestra de documentos: é um índice responsável por identificar todos os documentos da empresa.

Diferença entre cópia controlada e não controlada

Além dos conceitos apresentados no tópico anterior, existem também as cópias controladas e não controladas. Antes de falarmos delas, vale salientar que toda alteração a ser feita nos documentos deve ser registrada em um log ou histórico, no intuito de evitar problemas relacionados, por exemplo, com o uso de documentos obsoletos como se ainda tivessem alguma validade.

Uma cópia controlada é aquela que tem as suas atualizações rigorosamente gerenciadas. Já uma cópia não controlada deixa de ser revisada e atualizada quando utilizada em meio externo ou em alguma situação específica. Em outras palavras, o profissional responsável pelo departamento que emitiu o documento não tem o controle sobre a cópia. Sendo assim, ela passa a ser uma cópia obsoleta.

Vantagens de contar com a eBox Digital para fazer o controle de documentos

Sua empresa precisa de uma solução de gestão documental? Nós, da eBox Digital, temos um software responsável pelo gerenciamento de todas as informações do seu negócio. Fazemos o armazenamento dos documentos na nuvem, o que implica vantagens como a maior segurança e a facilidade de acesso aos dados, diminuindo o tempo de procura dos documentos e elevando a produtividade dos colaboradores.

Como vimos, o controle de documentos em uma empresa é fundamental e, para ser feito com o máximo de eficiência, deve-se usar um software de gestão. Vimos também ao longo do texto alguns conceitos importantes sobre esse controle, de modo a promover uma maior organização e evitar problemas, como o tempo excessivo para procurar determinado documento no sistema.

Viu como o controle de documentos pode ajudar o seu negócio a melhorar na organização e produtividade? Para mais informações sobre como a eBox Digital pode ajudar você, entre em contato conosco!



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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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