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O arquivamento de documentos é o processo de armazenar, organizar e preservar informações em formato físico ou digital para fins de referência futura. No arquivamento físico, os documentos são geralmente armazenados em pastas, caixas ou arquivos, enquanto no arquivamento digital, são armazenados em sistemas de gerenciamento de documentos eletrônicos.
A guarda de documentos é um processo muito importante dentro da empresa. Isso porque todos os documentos contêm informações importantes e até mesmo sigilosas sobre a empresa e seus clientes, o que faz com que a sua proteção seja mais do que necessária para evitar problemas.
Embora o arquivo permanente, muitas vezes, seja deixado de lado por gestores e demais colaboradores, a organização e a gestão correta desse tipo de documento são essenciais para o bom funcionamento dos processos dentro de uma empresa.
Impulsionados pelas mudanças impostas a nós pela pandemia, as empresas agora estão acelerando as transformações digitais iniciadas antes da COVID-19 ou adotando rapidamente iniciativas digitais pela primeira vez.
Embora os arquivos digitais estejam cada vez mais presentes nos negócios, os documentos físicos ainda são necessários em diversas instituições. No entanto, muitas vezes, os colaboradores gastam um tempo precioso dentro da empresa à procura de documentos e arquivos, simplesmente pela falta de organização desses arquivos.
O Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, foi criado com o propósito de dar base legal aos documentos físicos digitalizados de instituições públicas ou privadas, além de determinar que eles tenham os mesmos efeitos jurídicos que os documentos originais.
É indispensável que todos os documentos utilizados no setor financeiro sejam muito bem armazenados para controle, registros e confirmação de movimentações e lançamentos. Existem documentos que são prioritários para que os lançamentos mantenham as informações em dia, e é deles que vamos falar neste artigo.
É indispensável que os donos de empresas saibam o prazo de guarda de documentos contábeis, pois, na prática, evita problemas trabalhistas e com o fisco, por exemplo. Ter essa organização ajuda o negócio a gerenciar melhor os seus recursos, podendo crescer de forma sustentável.
É um conjunto de controles e processos que uma organização usa para garantir a alta segurança de dados da empresa. Assim, pode administrar de forma efetiva todas as ameaças que comprometam as informações da instituição. Quer entender como a certificação ISO 27001 pode fazer a sua empresa ser mais reconhecida no mercado?
Sistema de gestão de documentos pode ser definido como uma ferramenta que permite gerenciar dados eletrônicos. Isso inclui a capacidade de organizar digitalmente todas as informações emitidas pelo negócio, distribuí-las.
O armazenamento de arquivos digitais é uma grande preocupação das empresas atualmente, pois muitos documentos precisam ser preservados por tempo determinado e no ambiente apropriado. Ainda que a informatização tenha facilitado a rotina diária dos colaboradores, a necessidade de conservação de muitos deles é uma obrigação imposta pela legislação brasileira.
Um dos formatos de arquivamento mais usados, o método alfabético é simples e fácil de ser implantado. O nome é o principal item a ser considerado.
A conservação de documentos pode ser definida como a guarda e o cuidado aos registros textuais e visuais pertencentes a alguém ou a alguma organização.
O descarte correto de arquivos, ou destruição segura de documentos, é uma garantia de segurança e confidencialidade de informação para a empresa.
O primeiro passo para aplicar a responsabilidade social em sua empresa é o planejamento. Essa é a melhor estratégia para economizar tempo e dinheiro.
Optar pela contratação de uma empresa de arquivo morto, garante a integridade dos documentos e economiza o tempo dos colaboradores.
Os gastos com o arquivo físico são, provavelmente, os mais representativos neste caso. Não apenas pelo valor da despesa, mas também por ser algo visual.
Explicamos agora como arquivar documentos administrativos de forma eficiente e qual a importância dessa prática. Confira os detalhes abaixo e ótima leitura!
Otimizar o espaço para guardar documentos nunca foi uma tarefa simples para as empresas. Isso porque gestores e colaboradores precisam lidar diariamente com uma infinidade de informações, especialmente o setor de Recursos Humanos. Nesse contexto, manter os dados seguros e otimizar espaço se tornam desafios constantes.
Uma das maiores queixas dos empresários brasileiros é a alta carga tributária e a grande quantidade de obrigações assessórias. No entanto, mesmo se tratando de reclamações coerentes, é preciso cumprir com a legislação e conhecer o prazo de guarda de documentos fiscais. Assim, toda empresa precisa seguir as orientações
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