Saiba como você pode otimizar espaço para guardar documentos

Armazenar arquivos nunca foi uma tarefa simples para as empresas. Isso porque gestores e colaboradores precisam lidar diariamente com uma infinidade de informações, especialmente o setor de Recursos Humanos. Nesse contexto, manter os dados seguros e otimizar espaço se tornam desafios constantes. Quer aprender como potencializar a organização de documentos na sua empresa? Continue a leitura e saiba mais!

Entenda sobre a necessidade de otimizar espaço para guardar documentos

Dos contratos de trabalho aos acordos judiciais, tudo o que passa por uma organização é significativo. Assim sendo, os registros devem ser mantidos em segurança. Além disso, muitas vezes, isso precisa ser feito por um longo prazo. Todos os dias, o time precisa lidar com várias entradas de informação. Para guardar esses dados de maneira analógica, as empresas recorrem a papeladas, escaninhos e pastas. No entanto, os métodos obsoletos consomem não apenas tempo para seu gerenciamento como também espaço físico da companhia — na medida em que é necessário manter armários, gaveteiros e outros móveis para armazenar os documentos. Além da necessidade de um ambiente próprio, documentos impressos estão mais sujeitos à desorganização, exigindo que os colaboradores se dediquem a gerenciar o departamento. Assim, é desperdiçado tempo útil que poderia ser aplicado em atividades de cunho estratégico. Otimizar espaço se torna uma preocupação do gestor diante desse cenário. Por sorte, as novas tecnologias ajudam a contornar esse problema.

Saiba como fazer isso na sua empresa

Aposte na Gestão Eletrônica de Documentos (GED)

Atualmente, a GED é o recurso mais moderno para lidar com a documentação da sua empresa. Em vez de contar com métodos ultrapassados, como impressões e xerox de arquivos, a tecnologia permite salvar seus dados digitalmente. Escolhendo uma empresa parceira de confiança e contando com um software de qualidade, sua organização pode digitalizar todo e qualquer documento. Como vantagem do processo, elimina-se a necessidade de manter um espaço físico para a gestão de arquivos, diversas pastas e demais recursos que têm caído em desuso. A economia também é uma vantagem relevante, já que a GED não demanda que você tenha colaboradores dedicados exclusivamente à manutenção dos documentos. A equipe fica livre para se dedicar a atividades com maior valor agregado.

Esqueça o xerox de documentos

Para garantir a segurança dos seus documentos, não é preciso fazer xerox das páginas e manter várias cópias. Os sistemas digitais permitem o backup automático, assim, você assegura que os documentos estarão a salvo e não serão perdidos. Ademais, com a opção de limitar o acesso, você previne que os arquivos sejam abertos por pessoal não autorizado. Mais um incremento à segurança que evita a perda, o vazamento ou a invasão de seus documentos.

Facilite as consultas

Imagine que um cliente entra na empresa e você precisa acompanhar o histórico de compras dele. Ou um fornecedor liga e você quer confirmar os últimos pedidos feitos. Diante desses cenários, como acessar rapidamente a informação em meio a tanta papelada? O sistema GED facilita o acesso aos dados registrados. Por meio do software, você pode categorizar e distribuir seus arquivos utilizando as pastas digitais. Nada de ficar revirando escaninhos atrás de papéis! Além disso, o sistema de cloud computing oferecido por muitas desenvolvedoras torna os documentos acessíveis por qualquer dispositivo habilitado. Se você precisar acessar os dados pelo desktop, notebook, smartphone ou tablet, eles estarão na nuvem. Apostando na GED, você consegue otimizar espaço físico e ainda economiza espaço de memória nos dispositivos da empresa. Contando com uma empresa parceira que utilize o sistema de nuvem, seus arquivos ficarão salvos online. Então, gostou de entender melhor como é possível otimizar espaço para guardar documentos? Aproveite que está por aqui e aprenda mais também sobre o que é GED e como ela pode transformar sua empresa!