Por que terceirizar a gestão de documentos da sua empresa?

Terceirizar a gestão de documentos é uma das alternativas escolhidas por empresas que precisam reduzir despesas, aperfeiçoar processos e canalizar seus esforços nas atividades que geram diferencial competitivo no mercado. Assim, sobretudo em negócios que registram franca expansão, tomar um cuidado especial com a guarda de informações é determinante para o crescimento sustentável. Mas de que forma isso acontece? Neste post, você vai entender como contar com uma parceria especializada no gerenciamento de arquivos tornará a sua empresa mais competitiva. Confira!

Redução de custos

Contratar uma terceirizada para administrar uma atividade secundária da empresa é mais barato do que manter um setor próprio para operá-lo. O emprego direto de pessoal vai muito além do gasto salarial. Afinal de contas, há os encargos trabalhistas e previdenciários (13º salário, FGTS, férias), as vantagens como plano de saúde, vale-refeição e vale-transporte, além do risco de disputas na Justiça do Trabalho. O gasto indireto também deve ser considerado: recrutamento, seleção e treinamento são despesas reduzidas quando existe a contratação de uma empresa especializada. Quando realizadas diretamente, essas atividades acabam por gerar mais trabalho à área de Recursos Humanos, que poderia estar focada em questões mais importantes para o andamento do negócio.

Foco no diferencial competitivo

Tornar a empresa cada vez mais competitiva no mercado exige que suas atividades estejam focadas no diferencial competitivo do negócio. Assim, terceirizar a gestão de documentos possibilita destacar a força de trabalho e os recursos disponíveis para a atividade-fim. Ou seja, ao contratar uma parceira para realizar a gestão documental, essa atividade deixa de fazer parte da concentração dos gestores da empresa. Caberá a eles apenas verificar se a terceirizada está cumprindo com o que foi acertado em contrato. Dessa forma, o tempo utilizado em questões burocráticas diminui e, consequentemente, a empresa observa a redução de despesas e a melhoria dos processos, como veremos a seguir.

Mais facilidade para localizar informações

A localização e o manuseio de documentos podem tornar o fluxo de trabalho de uma empresa lento e ineficiente. Isso acontece quando o acúmulo de papéis começa a gerar dificuldades para encontrar informações. A terceirização da administração arquivos resolve essa dificuldade: ao contratar uma empresa especializada, a experiência e a tecnologia da parceria são incorporadas ao negócio. Assim, é possível digitalizar todo acervo documental e introduzir um software para administrá-lo.

Melhor uso do espaço físico

Com o passar o do tempo, a guarda de papéis começa a sobrecarregar o espaço físico da empresa. Salas (ou até mesmo andares) inteiras passam a ser reservadas para esse fim. Muitas vezes, esses espaços não têm as condições necessárias para o arquivamento correto: podem concentrar muita umidade, não estar protegidas de intempéries nem ter a segurança para limitar o acesso de pessoas não autorizadas. Realizar a terceirização permite contar com o depósito da parceira para a estocagem desse material. O ambiente é totalmente seguro e preparado para receber grande quantidade de papéis. Assim, os documentos ficam protegidos do manuseio indevido e outros problemas como incêndios etc. Como você pôde observar, terceirizar a gestão de documentos possibilita reduzir custos, aumentar o foco da empresa nas atividades que geram diferencial competitivo no mercado, aprimorar o fluxo de processos e melhorar a organização do espaço físico. Com essas medidas, o negócio capacita-se para crescer de maneira ordenada e consegue concentrar seus esforços na atividade-fim para a qual foi constituído. Agora que você conhece as vantagens de contar com uma parceira para gestão documental, entre em contato com a eBox e conheça melhor os benefícios que nós oferecemos! Para isso, acesse nosso formulário de contato!