Voltar para o blog

Como arquivar documentos administrativos? Confira!

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 01/04/2019
Como arquivar documentos administrativos? Confira!

Produtividade

Um dos grandes desafios das empresas, pequenas ou grandes, é guardar e gerenciar documentos administrativos, seja para cumprir obrigações governamentais, seja para tomada de decisões e acompanhamento interno. Assim sendo, é importante entender como arquivar esses itens de forma eficiente. São diversos obstáculos enfrentados pelas empresas, especialmente para aquelas com um grande fluxo de informações a serem arquivadas, já que essa pode parecer uma tarefa impossível de ser realizada sem falhas ou brechas de organização. Explicamos agora como arquivar documentos administrativos de forma eficiente e qual a importância dessa prática. Confira os detalhes abaixo e ótima leitura!

Vantagens de arquivar documentos administrativos

Quando falamos em arquivamento de documentos administrativos, é importante destacar a importância desse processo para as empresas, especialmente para as rotinas administrativas e os processos do dia a dia nas operações do negócio. Isso se deve ao fato de que, muitas vezes, esses documentos serão consultados posteriormente, o que exige que eles estejam facilmente acessíveis. Veja abaixo algumas das vantagens de arquivar documentos administrativos.

Aumento da produtividade da equipe

Caso a equipe realize com frequência a consulta dos documentos, praticar seu arquivamento e organização permite que os processos sejam mais ágeis e eficientes, aumentando a produtividade do time de forma geral. Além disso, os profissionais que dependem diretamente da consulta ou das informações contidas nesses documentos para sua atuação profissional passam a ter mais facilidade para localizar as informações necessárias, agilizando a realização de suas tarefas diárias.

Melhoria da organização

Outra grande vantagem na adoção do arquivamento de arquivos está na melhoria da organização destes, já que serão utilizados critérios objetivos para categorizar os documentos. Isso facilita a gestão e permite maior controle das informações.

Facilidade na consulta de documentos

Consultar os documentos arquivados também é mais simples, já que eles estarão divididos de acordo com os critérios escolhidos para sua organização e arquivamento. Assim, é possível contar com consultas mais rápidas e eficientes, diminuindo o tempo gasto procurando por determinada informação.

Auxílio na tomada de decisões importantes

Por último, vale destacar que os documentos arquivados servem como ferramenta de fundamentação na tomada de decisões, permitindo que os gestores compreendam a realidade da empresa e tomem suas decisões baseadas em dados.

Como arquivar documentos administrativos de forma eficiente

É importante também compreender alguns outros pontos sobre como arquivar documentos administrativos de forma eficiente. Listamos abaixo alguns dos processos e ferramentas que podem ser aplicados para realizar essa tarefa. Confira:
  • organização de documentos;
  • digitalização de documentos;
  • gestão eletrônica de documentos;
  • guarda de documentos.
Como é possível perceber, é fundamental que a empresa se organize e defina como arquivar documentos administrativos de acordo com suas necessidades e levando em consideração os processos realizados por ela, visando mais eficiência e agilidade. Além de melhorar os processos do dia a dia e facilitar o acesso a informações importantes, o arquivamento de documentos administrativos também otimiza a produtividade da equipe, auxilia na gestão inteligente e permite decisões mais bem fundamentadas por parte dos gestores. Entendeu como arquivar documentos administrativos? Se você gostou do post ou precisa de suporte para aplicar esse processo em sua empresa, entre em contato conosco!

Gostou? Inscreva-se e receba novidades!

Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

Confira outros artigos

Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa

Gestão

Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa
Leia mais
Sustentabilidade em tempos digitais: como exercitar?

Tendências

Sustentabilidade em tempos digitais: como exercitar?
Leia mais