Arquivo digitalizado e responsabilidade social? Entenda a relação!

A responsabilidade social tem sido cada vez mais priorizada pelas pessoas e empresas, afinal qual mundo você quer deixar para nossos bisnetos? Com isso, é muito comum ver a discussão de como aplicar a sustentabilidade nos escritórios de pequenas a grandes empresas. Hoje, com a ajuda das inovações tecnológicas, internet, arquivo digitalizado, robotização e implantação de processos de otimização, ficou mais fácil para as empresas definir quais ferramentas e processos adotar. No entanto, ainda é comum ter dúvida sobre como criar uma política de responsabilidade social, qual ferramenta utilizar e quais benefícios essa ação trará para a empresa. Se você está com essas dúvidas, continue a leitura!

Como criar uma política de responsabilidade social?

O primeiro passo para aplicar a responsabilidade social em sua empresa é o planejamento. Parece clichê? Só que essa é a melhor estratégia para economizar tempo e dinheiro, além de realizar uma política eficiente. Diante disso, separamos algumas políticas importantes para que sua empresa possa adotar a responsabilidade social.

Reduza o número de impressões

Conforme pesquisa realizada pelo jornal Gazeta do Povo, são necessárias 12 árvores para produzir uma tonelada de papel. Isto causa um impacto muito grande para o meio ambiente. Portanto, devemos adotar medidas como diminuir impressões desnecessárias, utilizar folhas frente e verso e reutilizar o papel como rascunho.

Digitalize seus arquivos

Outra medida que pode contribuir com a responsabilidade social é a digitalização de documentos, pois ela ajuda a reduzir as impressões, aumentar a produtividade de seus colaboradores e diminuir o custo operacional — horas de trabalho, papel, tinta, dentre outros. Com o auxílio do sistema de gerenciamento de documentos, os seus arquivos ficam armazenados em softwares seguros, organizados de forma padronizada, com rastreabilidade, fácil acesso às informações e agilidade no processamento.

Aproveite melhor o espaço

É muito comum você ver setores cheios de papéis espalhados e salas com arquivos desorganizadas, o que faz com que perca ou extravie documentos importantes, causando grandes danos à sua empresa. Adotando uma política de arquivo digitalizado, você não terá mais esses problemas e ainda ganhará mais espaço para a atividade-fim do seu negócio.

Faça um descarte correto

Você sabia que os documentos têm prazos certos para serem armazenados? Conforme legislação brasileira, os arquivos de todos os setores têm tempo mínimo de guarda. Isso é necessário caso você passe por alguma fiscalização, precise provar judicialmente algum assunto ou até mesmo para consultas internas. No departamento pessoal, por exemplo, os livros de registros de funcionários devem ser armazenados por tempo indeterminado, já o Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho (TRCT) pode ser descartado após dois anos a contar do desligamento. Como destacado anteriormente, a responsabilidade social e o arquivo digitalizado são grandes aliados na organização e gestão de sua empresa. Vale ressaltar que a sustentabilidade também traz benefícios para a divulgação da empresa, construção de um diferencial competitivo e até mesmo para participar em licitações. Gostou dos benefícios que a responsabilidade social traz para sua empresa? Tem problemas com a organização de documentos e gostaria de implantar o arquivo digitalizado? Então entre em contato conosco, converse com um de nossos especialistas e conheça as nossas soluções!