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Qual a melhor opção: guardar ou digitalizar documentos?

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 13/04/2022
Qual a melhor opção: guardar ou digitalizar documentos?

Organização

Impulsionados pelas mudanças impostas a nós pela pandemia, as empresas agora estão acelerando as transformações digitais iniciadas antes da COVID-19 ou adotando rapidamente iniciativas digitais pela primeira vez.

Identificar — e depois escolher — os processos, abordagens e tecnologias corretos leva tempo e esforço. Significa percorrer uma sopa de letrinhas de acrônimos, desmistificar plataformas e tecnologias. Como tudo em nosso novo mundo pós-COVID-19, tornar-se digital com sucesso é um desafio.

É por isso que, neste post, falamos sobre as diferenças entre guardar e digitalizar documentos. Forneceremos um contexto esclarecedor para ajudá-lo a entender como cada um, ou ambos, pode beneficiar sua empresa. Confira!

Qual a diferença entre guardar e digitalizar documentos?

Os termos escanear e digitalizar são frequentemente usados de forma intercambiável. No entanto, há uma diferença importante relacionada à forma como os arquivos podem ser usados, uma vez que são visualizados ou digitalizados. Essa principal distinção é que um documento com imagem (escaneado) não pode ser manipulado, enquanto um digitalizado pode.

Ou seja, quando você tem um documento escaneado, ele funciona apenas para ser guardado, ao contrário de um documento digitalizado. Vamos dar uma olhada no que isso significa para sua organização.

O que é um documento escaneado?

Um documento em papel escaneado é aquele transformando em imagem (ou simples cópia). Isso significa que uma foto digital é tirada e o texto na imagem é legível por humanos, mas não por máquina. Portanto, computadores e programas de software não podem processar os metadados — informações contidas no documento.

O que é um documento digitalizado?

A digitalização de documentos leva a imagem um passo adiante. As informações em um documento digitalizado podem ser manipuladas, inclusive indexadas para pesquisa. Esse processo converte uma cópia impressa de um documento e a converte em texto. A digitalização normalmente incorpora um programa de reconhecimento óptico de caracteres (OCR). O software OCR reconhece caracteres de texto em imagens e os converte em texto legível por máquina.

Uma vez processados pelo OCR, os documentos digitalizados podem ser indexados usando os metadados. Metadados são informações como data de criação, autor e um ou mais identificadores exclusivos. Uma vez digitalizados, os documentos são pesquisáveis. Você também pode usar documentos digitalizados para materiais que exigem redação.

Ao migrar os arquivos do papel para o formato digital, a empresa facilita a distribuição e o acesso a informações, agilizando a rotina das equipes. Pense em uma grande sala cheia de documentos. Buscar uma informação específica pode levar muito tempo, mesmo se sua empresa contar com sistemas arquivísticos bem definidos. Quando é feita a digitalização de documentos, a busca leva alguns segundos.

Quais os benefícios da geração de imagens de documentos?

As informações contidas em documentos analógicos, microfilmes, livros e mapas são essenciais para qualquer organização — e agora mais do que nunca, porque nunca houve tanto. Quando essas informações precisam ser acessadas, processadas e compartilhadas de forma rápida e segura — muitas vezes remotamente — o papel simplesmente não está à altura do desafio.

Mesmo sem a capacidade de manipular e indexar, os documentos com imagens oferecem os benefícios a seguir.

Economia de tempo

Uma vez digitalizados e convertidos, os documentos podem ser acessados de forma rápida e fácil. Há menos tempo gasto procurando informações e não há necessidade de perder tempo arquivando e rearquivando cópias impressas. O tempo da equipe anteriormente gasto em arquivamento e pesquisa pode ser melhor alocado.

A criação de imagens de documentos facilita o compartilhamento, a organização, o gerenciamento e a colaboração. A geração de imagens também permite o acesso remoto a informações importantes, que se mostraram críticas para as operações de negócios pós-pandemia.

Economia de custos

A transição do papel para o digital quase sempre resulta em economia de custos, incluindo menos consumíveis e menores custos de energia. Depois que seus documentos forem digitalizados, você evitará os custos relacionados ao armazenamento físico de arquivos.

Risco reduzido

As informações armazenadas em formatos de papel são informações degradáveis ​​e se deterioram ainda mais cada vez que são manuseadas manualmente. A geração de imagens de documentos garante que seus dados mais importantes sejam salvos e preservados para o futuro.

Digitalizar e converter documentos em papel em arquivos digitais também reduz a probabilidade de perda por incêndio, desastres naturais ou deterioração relacionada ao tempo, eliminando custos de recuperação e tempo de inatividade.

Fornecimento de serviços aprimorado

O papel também fica muito aquém em termos da experiência do cliente muito importante de hoje. O conteúdo digital é uma abordagem mais centrada no cliente para gerenciar registros de negócios. Em nosso mundo digital sempre ativo, os consumidores esperam um serviço excepcional.

Arquivos em papel podem ter um impacto negativo muito direto na experiência do cliente. Isso porque os processos em papel e baseados em papel são complicados e propensos a erros. Com documentos e registros em papel, muitas vezes pode levar de horas a dias para atender a uma solicitação de registros, ficando muito aquém das crescentes expectativas do consumidor de hoje.

Quais os benefícios de digitalizar documentos da empresa?

Passar do papel para o conteúdo digital por meio da geração de imagens de documentos oferece benefícios claros e mensuráveis. A digitalização, no entanto, estende esses benefícios ainda mais.

Uma vez digitalizado, o conteúdo pode ser manipulado, editado, organizado e pesquisado, reduzindo ainda mais o tempo necessário para acessá-lo e usá-lo. Como resultado, o valor do digital aumenta com a digitalização. Além dos benefícios acima, a digitalização inclui estes a seguir.

Privacidade e proteção aprimoradas

O cumprimento dos requisitos de privacidade é muito mais fácil quando você sabe exatamente onde e como seus registros estão armazenados, quem os acessou (e quando) e como o documento foi usado. Um sistema digitalizado fornece uma trilha de auditoria confiável e rastreável. Isso é especialmente importante para agências e empresas vinculadas ao cumprimento de leis.

Os documentos digitalizados também podem ser editados eletronicamente para proteger melhor as informações confidenciais.

Mais acessibilidade

A digitalização fornece acesso e organização aprimorados para documentos. A captura de metadados-chave em seu conteúdo fornece acesso mais fácil para organizar e localizar conteúdo.

Esse processo fornece um repositório seguro para informações. Ele pode ser compartilhado na nuvem ou em um sistema de gerenciamento de documentos local, o que significa que localizar um documento está a apenas um clique de distância.

Rastreamento de retenção automatizado

Um programa de retenção identifica registros que precisam ser retidos por motivos legais e de conformidade. Ele fornece diretrizes sobre por quanto tempo os registros devem ser mantidos e quando devem ser destruídos.

Quando arquivos como registros médicos são digitalizados, sistemas sofisticados de gerenciamento de documentos podem ser configurados para rastrear períodos de retenção para conformidade. Procure um sistema que forneça controle de versão, recuperação remota e indexação, o que facilita o rastreamento dos tempos de retenção de registros e a recuperação de documentos remotamente depois de digitalizados.

Incorporação de elementos digitais

A digitalização permite que as informações sejam capturadas de arquivos em papel, filmes, fitas e outras mídias. As informações podem ser lidas a partir de códigos de barras, chips RFID, códigos QR e outras entradas que podem ser digitalizadas.

Os dados digitalizados podem ser transformados para a utilização em sistemas de gerenciamento de documentos, software de planejamento de recursos empresariais, CRMs e outros aplicativos de negócios.

A digitalização pode ainda contribuir para uma mudança nos modelos de negócios, pois as novas tecnologias fornecem acesso a formas de fazer negócios que antes não estavam disponíveis. Um negócio digitalizado também pode gerar receita adicional por meio do fornecimento de valor adicional aos seus clientes e acesso a novas oportunidades e mercados.

Os ganhos de eficiência são outro benefício importante da digitalização dos negócios, com menos manipulação dupla de dados e maior precisão do trabalho, levando a uma melhor utilização dos recursos e maior lucratividade.

Ela também permite uma melhor visibilidade do desempenho de uma organização por meio da captura de dados e relatórios em tempo real, e essa melhoria na qualidade dos dados permite que as decisões de negócios sejam tomadas com mais rapidez e precisão.

Como escolher um software de gerenciamento de documentos?

Antes de escolher um sistema de gestão eletrônica de documentos (GED), considere os requisitos de sua empresa para espaço de armazenamento, ferramentas de classificação e pesquisa e segurança. Além disso, pense em onde você deseja que o sistema seja hospedado. Você deseja uma solução no local ou um serviço de documentos baseado em nuvem gerenciado por terceiros?

Procure um serviço que permita definir restrições de permissão em determinados arquivos, pois isso permite controlar quais funcionários têm acesso a determinados documentos. Além disso, um sistema que armazene seus documentos na nuvem é ideal porque os usuários podem acessar os arquivos de qualquer dispositivo com conexão à internet – uma funcionalidade especialmente importante para empresas com funcionários remotos.

O melhor software de gerenciamento de documentos permite que sua equipe trabalhe e colabore perfeitamente. Você não deveria ter que usar vários programas para gerenciar seus documentos sem papel.

Ter uma variedade de ferramentas de automação de fluxo de trabalho é útil, pois essas ferramentas permitem que você crie, edite, revise e aprove todos os documentos digitalizados para sua empresa. Você também deseja um sistema que permita importar uma variedade de documentos digitais, como PDFs, arquivos de processamento de texto, planilhas e arquivos de imagem.

Em resumo, Digitalizar documentos é o primeiro passo crítico para uma transformação digital bem-sucedida. O sucesso, no entanto, depende de uma estratégia holística de gerenciamento de informações. Um sofisticado sistema de gerenciamento de documentos deve fazer parte dessa estratégia.

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Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Gestão de Processos Gerenciais e Segurança Cibernética. Vem liderando desafios há pelo menos 20 anos nas empresas mais relevantes do setor.

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