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Armazenamento de arquivos digitais: saiba o que é e como armazenar

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 12/06/2019
Armazenamento de arquivos digitais: saiba o que é e como armazenar

Tendências

O armazenamento de arquivos é a grande preocupação das empresas, pois muitos documentos precisam ficar preservados por tempo determinado e no ambiente apropriado. Ainda que a informatização tenha facilitado a rotina diária dos colaboradores, a necessidade de conservação de muitos deles é uma obrigação imposta pela legislação brasileira. Diante disso, os documentos contábeis, fiscais, trabalhistas, de tributos, financeiros, de encargos, e muito mais, têm os prazos para armazenamento de acordo com a imposição legal do órgão fiscalizador e de sua categoria. Por isso, mantê-los organizados é de extrema importância para não perder a competitividade e a produtividade. Nesse sentido, separamos, neste post, o que você precisa saber para realizar o armazenamento correto dos arquivos de sua empresa. Vamos lá?

Qual é a importância de implementar o armazenamento de arquivos?

Além da qualidade no trabalho e agilidade na produtividade dos colaboradores, manter a guarda dos documentos de forma organizada é fundamental para evitar pagar multas e não perder prazos, além de manter a empresa competitiva no mercado. Diante disso, confira as quatro principais vantagens de se adotar esse método:
  • redução de custos operacionais;
  • facilidade na busca de documentos;
  • aumento do espaço físico;
  • segurança dos documentos.

Quais são os documentos que precisam ser armazenados?

Como citado, todos os documentos que comprovam os pagamentos realizados pela empresa devem ser armazenados conforme previsão legal do órgão fiscalizador. Alguns deles, os previdenciários e trabalhistas, devem ser guardados por tempo indeterminado, como o Livro de Registro de Funcionários. O pedido de demissão, aviso prévio e Termo de Rescisão de Contrato de Trabalho devem ser armazenados por 2 anos. Pelo prazo de 5 anos, devem ser mantidos o controle de ponto e as documentações comprobatórias. A folha de pagamento, as guias de recolhimento do INSS, o atestado médico, dentre outros, precisam ser arquivados por 10 anos. Por último, a documentação referente ao FGTS deve ser mantida por 30 anos.

Como devem ser guardados os documentos?

Independentemente do tamanho da empresa, os setores lidam diariamente com uma grande quantidade de documentos que, cedo ou tarde, precisam ser consultados novamente. Então, fazer o armazenamento correto deles evita que cada nova consulta se torne um martírio. Nesse processo, você pode contar com a ajuda de soluções tecnológicas e empresas terceirizadas especializadas nesse fim. Confira, a seguir, as três formas de armazenamento de documentos e aproveite uma rotina de trabalho ainda mais simples.

Arquivo físico

Alguns documentos precisam ser armazenados originalmente, então você pode criar um ambiente separado com arquivos suspensos. Dessa forma, consegue separar os documentos de acordo com as categorias e ordem cronológica. É interessante, também, já deixar anotado o prazo mínimo de guarda. Assim, facilita a inclusão de novos documentos e o descarte após o tempo legal.

Digitalização de documentos

Armazenar os arquivos da empresa no servidor interno evita que os colaboradores percam tempo buscando dados em papel e garante a segurança das informações. Ao implementar a digitalização de documentos no seu negócio, você consegue resolver os problemas citados acima e ainda otimizar espaço no ambiente. A organização dos dados também fica muito mais fácil, pois se pode criar diversas pastas para separar os arquivos de cada setor. Assim, quem precisar acessar alguma informação irá apenas à pasta daquele assunto, gerando praticidade na rotina de trabalho e economia de tempo.

Armazenamento na nuvem

Também conhecido como Sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), ele armazena e organiza os arquivos de sua empresa online, facilitando o controle e a recuperação de informações. Assim, você consegue monitorar o acesso dos colaboradores em cada documento, não perderá nenhuma informação importante ou nenhum prazo de renovação de contratos. Além de tudo, consegue manter os documentos padronizados e organizados em um único ambiente, gerando agilidade e eficiência.

Quais cuidados com a segurança da informação devem ser tomados?

Ao optar pelo armazenamento digital, é importante saber que não é porque estamos falando de um meio considerado mais seguro para proteger os documentos que não se deve agir com cautela. Então, conheça, a seguir, os principais cuidados que você precisa ter ao armazenar seus arquivos digitais!

Utilize um software de confiança

Para ter uma boa administração dos seus documentos virtuais é importante usar um programa que evite erros e que facilite o trabalho. O GED é um sistema de gestão criado para oferecer ao gestor o controle de todos os arquivos digitais. Ele acaba com todos os desperdícios, tanto de custo quanto de tempo. Contudo, para que isso aconteça, é imprescindível conhecer bem a empresa que você vai contratar. Assim, vai poder garantir que seja uma organização que tenha experiência no setor e que proporcione um sistema completo para se adequar às suas reais necessidades.

Defina quem vai ter acesso aos dados

É preciso definir o que vai poder ser acessado conforme a função e o nível, e isso pode ser feito no próprio software. Dessa forma, você vai ter muito mais segurança para suas informações, evitando vazamento de dados inadequados. É importante lembrar ainda de que, mesmo utilizando sistemas na nuvem, é necessário garantir que os dispositivos usados também estejam seguros para acessá-los.

Escolha senhas seguras

Reforçar a segurança dos seus dados nunca é demais. Portanto, tenha certeza de que todas as senhas de acesso sejam seguras. Evite envolver nomes e datas óbvias, utilize senhas complexas e jamais as repita, modifique-as periodicamente e faça logout quando sair. Tenha bastante cuidado com métodos de recuperação de senha e com perguntas de segurança, para que não sejam fáceis demais. Em partes mais sigilosas, adote a criptografia para aumentar a proteção.

Realize o backup constantemente

É óbvio que ninguém espera perder suas informações em algum ataque ou acidente, por exemplo. Contudo, é preciso garantir que vai ter uma forma de recuperar os dados para não ter dias ou até mesmo anos de trabalho perdidos para sempre. Por isso, tenha sempre uma forma de backup para fazer o armazenamento com a maior frequência possível. Fazendo isso, você vai ter uma maneira de recuperar os documentos a qualquer hora para prosseguir com o seu trabalho sem maiores prejuízos.

Quais são métodos de organização de arquivos digitais utilizar?

Confira, a seguir, os métodos mais comuns de organização de arquivos!

Pendrives

Embora estejam ultrapassados e não sejam a melhor opção para diversos casos, os pendrives ainda são usados em casos mais simples, normalmente para armazenar e organizar fotografias, músicas ou documentos que precisam de acesso que não exija uma conexão à Internet e de transporte facilitado.

HDs externos

Os discos rígidos, conhecidos também como HDs (hard drives), também apresentam capacidades diversas para a organização de arquivos e, da mesma forma como os pendrives, necessitam de entrada USB para que possam se conectar aos dispositivos em uso. Os HDs são praticamente uma extensão dos pendrives, já que atendem a demandas maiores e com custos melhores.

Nuvem

A tecnologia de cloud computing tem conquistado cada vez mais espaço com a transformação digital. Um grande benefício desse método é que as plataformas são acessíveis por meio de qualquer aparelho conectado à Internet. Além disso, os usuários podem estar em qualquer lugar, o que elimina a grande maioria dos empecilhos físicos. Como puderam perceber, é importante que o armazenamento de arquivos seja realizado corretamente, de acordo com os prazos legais. Assim, consegue-se evitar problemas futuros com os órgãos fiscalizadores e o pagamento de multas. Manter essa organização facilita a rotina de trabalho e aumenta a produtividade dos funcionários. Sua empresa sofre com o armazenamento de arquivos? Entre em contato conosco que um de nossos especialistas apresentará para você as nossas melhores soluções!

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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