O melhor e mais atualizado conteúdo de gestão documental do mercado.
Como está o armazenamento de documentos físicos da sua empresa? A organização dos registros físicos desempenha uma ação importante em diversos setores da instituição. Em tempos tecnológicos, ter um arquivo pronto para ser usado diariamente chega a ser um grande desafio.
Organizar e guardar todos os documentos de uma empresa pode ser um desafio, mesmo para aquelas de pequeno porte. Existem operações dentro da companhia que por si só já criam um volume considerável de informações, o que exige conhecimento e senso de organização por parte dos colaboradores responsáveis.
A gestão documental no home office é um desafio para muitos empreendedores. Afinal, como gerenciar todos os documentos a distância? Lembre-se de que quando esse tipo de gestão é falha, a empresa perde em produtividade, agilidade e fluidez do trabalho. Logo, os resultados são comprometidos e a concorrência ganha espaço no mercado.
Embora a internet ofereça diversas possibilidades de compartilhar arquivos online, às vezes é um desafio encontrar ferramentas que sejam capazes de lidar com uma grande quantidade de informações, atendendo às necessidades das empresas e dos usuários.
Como sabemos, são inúmeros os fatores que contribuem para o bom funcionamento de uma empresa. É por essa razão que existem diversos setores empresariais, é uma maneira estratégica de gerenciá-los melhor.
Em um mundo cada vez mais digital, manter as informações protegidas tornou-se prioridade nas empresas, sobretudo devido ao grande volume de dados gerados diariamente. Por esse motivo, realizar o backup de documentos é uma alternativa eficaz para o problema, já que algumas situações inesperadas podem ocasionar perda de dados e diversos prejuízos ao negócio.
As novas tecnologias estão estimulando as organizações a tornarem-se totalmente digitais, para que a sua gestão documental seja célere e eficaz. No entanto, há uma dúvida sobre o que fazer com o arquivo morto da organização. Alguns documentos têm utilidade por anos e até mesmo décadas, que podem ser utilizados a qualquer momento, como documentos de gestão de pessoas, fiscais, contábeis e tantos outros. Por essa razão, é importante saber como cuidar bem desses arquivos. Acompanhe!
O conceito deve ser aplicado a compliance de documentos para diminuir riscos de sofrer prejuízos financeiros e danos à imagem da marca. Ele permite aos empresários atuar em conformidade no mercado em decorrência do atendimento dos requisitos impostos pelas leis nacionais.
A destruição de documentos não é simplesmente, amassar e jogá-lo no lixo, ou simplesmente colocá-lo em uma trituradora. Destruir um documento requer muita responsabilidade, independente do seu nível de importância.
O documento ostensivo é aquele que pode ser divulgado sem gerar nenhum ônus para a empresa. Em outras palavras, ele não contém informações que podem comprometer a credibilidade do negócio ou de um colaborador. Portanto, o documento sigiloso é o oposto do ostensivo, pois necessita de permissões especiais para o acesso.
Esse tipo de prática é feita de forma clandestina. De imediato, o gestor não percebe que sofreu uma espionagem industrial. Na maioria dos casos, a empresa só consegue identificar que passou por uma invasão de documentos quando os prejuízos começam a aparecer.
Existem duas formas de armazenamento de documentos: as guardas em empresas storage e em empresas terceirizadas especializadas em guarda de documentos. Vamos conhecê-las!
Apesar de parecer algo simples, feito de forma automática por equipamentos tecnológicos e softwares, existem alguns cuidados que precisam ser tomados para evitar erros na digitalização de documentos.
É indispensável que os donos de empresas saibam o prazo de guarda de documentos contábeis, pois, na prática, evita problemas trabalhistas e com o fisco, por exemplo. Ter essa organização ajuda o negócio a gerenciar melhor os seus recursos, podendo crescer de forma sustentável.
Organizar documentos de funcionários de maneira segura e eficiente é essencial para que as atividades do setor de Recursos Humanos aconteçam com fluidez. As novas ferramentas tecnológicas chegaram para transformar o convencional e facilitar a vida dos profissionais que laboram com esses registros. Observe a seguir o que uma tecnologia de ponta pode fazer pela sua empresa.
Armazenar dados fiscais de uma empresa com organização e segurança é um fator essencial para garantir o sucesso de uma estratégia de gestão.
A destruição de documentos consiste na eliminação de arquivos que já cumpriram a sua função e não apresentam valor funcional ou histórico, tornando-se, assim, inúteis para os fins que foram criados.
Digitalização de documentos: governo federal publicou no último dia 19, no Diário Oficial da União (DOU), dois decretos sobre o assunto.
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