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Como fazer o armazenamento de dados fiscais de forma segura?

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 29/06/2020
Como fazer o armazenamento de dados fiscais de forma segura?

Segurança

Armazenar dados fiscais de uma empresa com organização e segurança é um fator essencial para garantir o sucesso de uma estratégia de gestão, além de ser um requisito indispensável para se tornar competitivo no mercado.

No entanto, o grande volume de informações geradas diariamente pode tornar essa tarefa um pouco difícil. Uma alternativa viável para resolver esse problema é adotar soluções tecnológicas, que contribuem para a melhoria do espaço e acessibilidade dos dados, a exemplo do armazenamento na nuvem.

Quer saber como realizar o armazenamento de dados fiscais de forma segura? Acompanhe nosso post e conheça a importância de armazená-los corretamente.

As diferentes formas de armazenamento de dados ficais

Com as novas tecnologias, os arquivos fiscais têm natureza digital, dispensando o uso do papel. Assim, é um recurso que simplificou as atividades da gestão.

A legislação tributária define que os documentos fiscais sejam anexados em arquivo digital, no padrão XML, tanto pelo emissor quanto pelo receptor, para que, quando requisitados, possam ser fornecidos ao Fisco.

Alguns documentos fiscais, como nota fiscal e conhecimento de transporte, por exemplo, só têm validade em sua versão digital. Por isso, o armazenamento físico não é uma boa opção.

Nesse caso, a utilização do armazenamento em nuvem oferece vantagem aos gestores fiscais para realizar um planejamento tributário sob medida para a organização.

A importância de armazenar dados de forma segura

Manter a integridade dos dados, garantindo que eles estejam seguros, é um aspecto fundamental para a gestão de dados empresariais. Nesse cenário, escolher onde e como serão armazenados os documentos fiscais é extremamente importante para alcançar tal objetivo. 

O uso de formas analógicas ou de arquivos físicos, por exemplo, além de não permitir o compartilhamento de informações entre a equipe e dificultar o processo de assinaturas e de elaboração de relatórios, oferece diversos riscos, como perda, acidentes, extravios ou desgaste pelo tempo.

Os benefícios do armazenamento na nuvem

O armazenamento e a manutenção dos documentos fiscais são importantes não só para fins de auditoria pela Receita Federal, como também para fins de controle interno, possibilitando que erros sejam rapidamente corrigidos e otimizando a gestão dos documentos. Separamos os principais benefícios do armazenamento de dados fiscais em nuvem. Confira, a seguir!   

Segurança de dados

Sem dúvida, a segurança das informações é o ponto mais importante a ser levado em consideração. Pensando no armazenamento físico, uma simples falha no disco rígido ou algum problema com os arquivos, como poeira ou extravio, pode desencadear muitos danos nos dados armazenados, pondo em risco a integridade e a segurança das informações.

Com o armazenamento em nuvem, todos esses problemas são evitados, graças a infraestruturas tecnológicas mais avançadas de proteção. Com esse tipo de serviço, é possível autenticar o acesso aos dados, que são criptografados, e atualizá-los constantemente. 

Cruzamento de dados rápido e acessibilidade

Com os arquivos fiscais em nuvem, a empresa consegue realizar a conferência por meio do Sistema Público de Escrituração Digital (SPED), para verificar se está faltando algum dado na entrega.

Além disso, dentro da própria organização, há uma necessidade de compartilhamento e cruzamento de dados de forma rápida entre os diferentes setores, que, muitas vezes, dependem de informações comuns a dois ou mais departamentos. 

Em apenas alguns segundos, é possível acessar facilmente a nuvem e cruzar dados, independentemente do local e da hora, inclusive por meio de dispositivos remotos. Isso permite economizar tempo no trabalho e garante produtividade para a empresa. 

Acesso rápido ao histórico

Além de oferecer segurança aos documentos fiscais, a nuvem permite que a empresa analise as transações realizadas e o seu histórico de dados, para tomar decisões mais acertadas. Em caso de possíveis falhas, os arquivos permanecem intactos, já que o backup é realizado de modo automático por rotinas auxiliares para manter a segurança das informações. Ou seja, o gerenciamento da nuvem deixa o processo tributário muito mais eficiente.

Agilidade

O modo como os dados são disponibilizados na nuvem influencia diretamente a agilidade e a eficiência da execução das tarefas. Afinal, com os dados fáceis de acessar e armazenados com segurança, é possível gerar relatórios rápidos. 

Por fim, ao optar pelo armazenamento de dados fiscais em nuvem, você encontrará diversas opções no mercado, que oferecem todas as vantagens mencionadas e o suporte adequado, sem espaços para preocupações com toda a parte burocrática. 

A eBox Digital, por exemplo, oferece produtos e serviços para guarda de documentos físicos e digitais. Assim, faz a organização, a indexação e a digitalização de acervos físicos e os disponibilizam em Software GED — a solução ideal. Entre em contato conosco agora mesmo e conheça nossos serviços!




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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Logística e Gestão de Processos Gerenciais. Vem liderando desafios há pelo menos 15 anos nas maiores empresas do ramo.

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