Gestão documental no home office: 4 melhores dicas para fazer

A gestão documental no home office é um desafio para muitos empreendedores. Afinal, como gerenciar todos os documentos a distância? Lembre-se de que quando esse tipo de gestão é falha, a empresa perde em produtividade, agilidade e fluidez do trabalho. Logo, os resultados são comprometidos e a concorrência ganha espaço no mercado.

Os documentos são de suma importância para análise de dados, os quais são a base de qualquer estratégia de vendas, marketing e até mesmo de relacionamento com o seu potencial cliente. Sendo assim, quando não há um controle adequado, o negócio fica suscetível a uma série de problemas.

Para ajudar você a fazer uma gestão documental eficiente no home office, separamos 4 dicas indispensáveis para colocar em prática o quanto antes. Veja quais são elas!

1. Faça a separação dos documentos

O primeiro passo para garantir uma gestão documental no home office impecável é fazer a separação dos documentos e categorizá-los, a fim de facilitar a localização de cada um deles e, com isso, otimizar a produtividade das equipes.

A forma como essa categorização será feita varia de acordo com o seu modelo de negócio. Você pode separá-los por datas, por tipos de produtos, por fornecedores etc. Nesse momento, é importante observar quais desses documentos podem ser eliminados para evitar o acúmulo de papéis.

2. Identifique os documentos físicos

Existem alguns documentos físicos que, embora possam ser digitalizados, não podem ser eliminados ou — no mínimo — precisam ser guardados por um determinado período. É interessante que eles sejam guardados em um local específico para que não fiquem espalhados pelo escritório. Além disso, esse ambiente precisa ter ventilação para não serem deteriorados com o excesso de calor e umidade.

Crie uma organização para facilitar a identificação dos documentos físicos. Eles podem ser separados por data, nome, assunto etc.

3. Conte com a ajuda da tecnologia

A tecnologia é uma excelente aliada quando o assunto é gestão documental no home office. Comece digitalizando os arquivos para garantir mais praticidade no dia a dia do trabalho e, inclusive, mais segurança em casos de eventuais extravios.

Feito isso, você precisa contar com um software especializado em gestão documental, o qual permitirá o armazenamento seguro e consulta de arquivos sempre que precisar e de onde estiver.

4. Crie acessos

Com a criação de acessos, você pode restringir a consulta de determinados arquivos a colaboradores que fazem parte de departamentos diferentes dentro da empresa. Dessa forma, informações sigilosas do seu negócio ganham mais segurança, uma vez que apenas pessoas autorizadas terão acesso a elas.

Essas restrições dão permissão aos colaboradores para acessar apenas os documentos que são essenciais para o desenvolvimento do seu trabalho. Além disso, é possível identificar quem acessou tal documento e quando isso aconteceu. 

Agora você já sabe como fazer a gestão documental no home office. Lembre-se de que o uso da tecnologia é indispensável nesse momento, uma vez que ela oferece diversos benefícios para o controle e organização desses arquivos, tais como: redução de custos, facilidade no acesso, mais segurança, simplicidade no compartilhamento dos documentos, economia de espaço e muito mais!

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