Armazenamento de documentos físicos: veja como fazer do jeito certo!

Como está o armazenamento de documentos físicos da sua empresa? A organização dos registros físicos desempenha uma ação importante em diversos setores da instituição. Em tempos tecnológicos, ter um arquivo pronto para ser usado diariamente chega a ser um grande desafio.

Em muitos contextos legais e administrativos, a documentação física é essencial para respaldar transações, contratos e processos, garantindo a segurança e a transparência nas relações comerciais e institucionais. Nesta era de constante transformação digital, a preservação cuidadosa de documentos físicos é vista como um ato estratégico.

Neste artigo você vai conhecer a maneira ideal para armazenar os documentos físicos da sua empresa. Acompanhe!

Descubra os riscos de não armazenar documentos corretamente na empresa

Começamos dizendo que não estabelecer uma gestão bem estruturada sobre a forma correta de armazenar os documentos físicos da sua empresa pode resultar em acontecimentos negativos.

Deterioração

A deterioração de documentos físicos é uma preocupação significativa, podendo resultar em perda irreparável de informações, afinal. O ideal é que as documentações precisem estar com todos os dados bem legíveis para as informações serem bem compreendidas

Extravio de documentos importantes

O extravio de documentos importantes devido ao mau armazenamento pode resultar em consequências sérias para uma empresa, incluindo perda de informações sensíveis e prejuízos financeiros. Ambientes inadequados, como locais sujeitos a umidade, calor excessivo ou falta de segurança, aumentam o risco de perda. 

Dificuldades em localizá-los

Outro problema que ocorre com frequência é a demora em encontrar um registro que ainda se encontra nos arquivos da empresa, porém, arquivado em pastas que não deveriam estar. Esse tipo de erro é recorrente quando o arquivamento é realizado por seres humanos, que estão sujeitos a equívocos e erros.

Entenda porque é importante criar metodologias de arquivamento

A dificuldade em localizar documentos devido ao armazenamento incorreto pode impactar significativamente a eficiência operacional de uma empresa. A falta de organização, etiquetagem inadequada ou a ausência de um sistema eficaz de arquivamento podem levar a atrasos, erros e frustração para os colaboradores.

Investir em métodos de armazenamento mais eficientes, como a implementação de sistemas de indexação, categorização clara e uso de tecnologias digitais para rastreamento, pode melhorar consideravelmente a acessibilidade aos documentos, otimizando processos internos e promovendo uma gestão documental mais eficaz e ágil.

Veja como armazenar documentos do jeito certo

Guardar documentos físicos de maneira correta, não é uma atividade tão simples assim, requer técnicas e atuações complexas pontuais para que os documentos possam ser encontrados com rapidez quando requeridos.

Separe os documentos por categorias

A separação de documentos por categorias é uma prática fundamental para garantir a organização e facilitar o acesso às informações. Conheça alguns documentos que precisam dessa boa gestão:

• financeiros;
• recursos humanos;
• jurídicos;
• contratos de clientes;
• contratos de fornecedores;
• projetos;
• pedidos;
• faturas;
• relatórios;
• especificações técnicas;
• marketing;
• pesquisas de mercado.

Personalizar essas categorias conforme as necessidades específicas da organização ajuda a criar um sistema de arquivamento eficiente e a manter a consistência na gestão documental.

A criação de um índice para o armazenamento de documentos físicos é fundamental para garantir a eficiência operacional e a acessibilidade rápida às informações. Este sistema organizado proporciona uma estrutura clara, facilitando a categorização e a localização precisa dos registros.

Ao atribuir números, datas e descrições aos arquivos, cria-se uma referência fácil, reduzindo significativamente o tempo gasto na busca por documentos específicos. Além disso, a implementação de um índice promove a preservação dos documentos, prevenindo extravios e deterioração. 

Em ambientes empresariais, a rapidez é vital para tomadas de decisão ágeis e para a conformidade legal. Portanto, a criação de um índice não apenas simplifica a gestão documental, mas também resguarda a integridade e a eficiência nos processos organizacionais.

Defina regras para acessos

A definição de regras claras de acesso aos documentos da empresa é imprescindível para garantir a segurança das informações e proteger a confidencialidade dos dados. Estabelecer políticas de acesso determina quem pode visualizar, modificar ou compartilhar documentos, e assim, minimizar riscos de vazamento de informações sensíveis. 

Além disso, essas regras promovem a conformidade com regulamentações de privacidade e normas específicas do setor. Ao delimitar as permissões de acesso, a empresa resguarda-se contra possíveis ameaças internas e externas e fraudes, garantindo a integridade de seus ativos documentais. 

Registre a temporalidade de cada documento

Registrar a temporalidade de cada documento é um passo fundamental para garantir um armazenamento correto. A determinação do período de utilidade de cada registro possibilita a aplicação de políticas de descarte ou arquivamento adequadas. 

Documentos têm ciclos de vida distintos, e ao compreender a temporalidade de cada um, a empresa pode otimizar seus espaços de armazenamento, reduzir custos e, ao mesmo tempo, cumprir requisitos legais. Além disso, a gestão consciente da temporalidade contribui para a organização interna, facilitando a localização de informações relevantes e promovendo uma abordagem mais ágil e dinâmica no tratamento de documentos ao longo do tempo.

Saiba como a eBox Digital pode ajudar

Em média, 7% dos documentos são perdidos nas empresas. É uma realidade que merece atenção. À vista disso, a eBox Digital é uma empresa de alto padrão especialista em guarda de documentos físicos. 

Alcançou esse mérito por ter Certificação ISO 27001 em serviços de digitalização, guarda física e digital de documentos e análise de documentos de clientes. Devido às suas atuações nesses escopos, a eBox ajuda outras instituições a estarem alinhadas com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Para receber a certificação, a empresa passa por um processo minucioso de auditabilidade, o que significa que ela foi analisada em diversos parâmetros e foi aprovada. Portanto, atende a todos os requisitos que se referem a guarda e trato de documentos. Vale ainda ressaltar, que a eBox Digital para por processos recorrentes de auditabilidade, garantindo a eficiência do seu sistema.

Ao fazer armazenamento correto dos documentos físicos, a sua empresa é vista em um patamar mais elevado e, com isso, os seus clientes e fornecedores sentem-se mais confiantes e seguros, por saber que seus dados estão bem guardados. O armazenamento dos registros físicos são realizados com chip RFID, sem custo adicional para a sua corporação.

Por fim, são expressivas as consequências de não fazer um armazenamento de documentos físicos adequadamente. Para ter uma guarda eficiente dos registros da sua empresa, a melhor solução é contar com o auxílio da tecnologia. Como vimos, a eBox Digital tem todas as ferramentas necessárias para fazer uma gestão completa e segura dos documentos físicos da sua instituição.

Gostou de conhecer como a eBox Digital atua no armazenamento de documentos físicos? Então, entre em contato para darmos início à transformação documental do seu negócio.