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Como funciona a destruição segura de documentos?

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 03/08/2021
Como funciona a destruição segura de documentos?

Segurança



Por que será que as empresas devem se preocupar tanto com a destruição segura de documentos? Documentos são registros que contém informações importantes e, em alguns casos, são sigilosos. Independente das suas características, eles devem ser destruídos de modo responsável.

Muitos descartes são feitos por meio de incineração ou trituração. A trituração é a mais comum e pode ser feita externa ou internamente ao contar com uma empresa especializada, dependendo do volume e do nível de segurança necessário.

Quer conhecer como é feita a destruição segura de documentos? Confira ao ler este artigo!

Como realizar a destruição segura de documentos?

A princípio é importante entender que a destruição de documentos não é simplesmente, amassar e jogá-lo no lixo, ou simplesmente colocá-lo em uma trituradora. Destruir um documento requer muita responsabilidade, independente do seu nível de importância. 

Todas as organizações costumam ter os seus arquivos e guardá-los “trancados a sete chaves”, isso significa o quanto eles são valiosos. É por esse motivo que é importante fazer um controle de informações de maneira estratégica, e zelar pela conformidade até que sejam destruídos. 

Nas empresas inúmeros documentos são considerados confidenciais, por esse motivo não podem ser descartados em lixo comum. É necessário um procedimento de destruição especial. Entre esses documentos podemos citar: documentos orçamentários, registros fiscais e corporativos, documentos pessoais, resultados de pesquisas e testes, relatórios e tantos outros que ficam de posse das organizações.

Algumas empresas têm compromisso no que se refere a destruição de documentos. A eBox Digital, por exemplo. Realiza um trabalho inovador, diferenciado e de alta confiabilidade. Conheça algumas características de destruição segura de documentos que ela realiza:

  • rígidos controles e requisitos de confidencialidade; 
  • segurança no processo de destruição de ponta a ponta;
  • processos bem definidos para trabalhos recorrentes ou pontual;
  • flexibilidade para fluxos personalizados.

Como o tempo de destruição é definido?

Conforme os anos vão se passando, o acúmulo de documentos na empresa passa a ser uma realidade em que o fluxo chega a tal ponto de ser necessário tomar iniciativa. A rotatividade do tempo de guarda dos documentos vão acontecendo, até chegar o momento em que eles precisam ser destruídos, com muita segurança. 

Esse processo gera diversas vantagens para a empresa, como liberação da ocupação de espaço físico, celeridade na recuperação de informações, definição de fluxos, moderação com atividades operacionais, eficácia nas práticas de gestão de registros e tantos outros benefícios.

A eBox digital atende a todas as normas de temporalidade dos documentos arquivados, pois entende que cada escritura tem o seu “tempo de vida útil”. Ou seja, ele tem um tempo definido para que possa permanecer nos arquivos e o momento em que já pode ser conduzido para a destruição. Quem define esse período é a tabela de temporalidade.

A tabela de temporalidade e destinação de documentos, assim como o código de classificação, são norteadores para classificar, avaliar e definir qual a última destinação de todos os documentos que compõem os arquivos de uma corporação. Veja como funciona a tabela de temporalidade da eBox Digital:

  • O grupo de projetos em junção com a sua área de negócios estabelece uma tabela de temporalidade dos seus documentos;
  • O sistema monitora os documentos que já podem ser destruídos e notifica você via e-mail;
  • Você realiza a consulta e aprova a destruição dos documentos por meio da nossa plataforma;
  • Realizamos a destruição e entregamos um laudo com todo registro fotográfico.

Como os cases de destruição segura da eBox Digital acontecem?

A empresa tem os seus processos de guarda de documentos bem estabelecidos. Esse trabalho é realizado com muita seriedade para atender os clientes que têm registros armazenados na sua sede, e que necessitam com frequência da destruição desses documentos de forma segura. Observe como acontece:

  • preparação: a empresa instala na sua organização um case para descarte e acondicionamento dos documentos;
  • selamento: o case é entregue trancado e as chaves ficam em poder da eBox Digital, por isso, ninguém consegue acessar o que foi descartado;
  • retirada: o cliente deve pedir a retirada via portal eBox ou realizar uma programação fixa de troca e destruição;
  • destruição: nessa fase, os cases são coletados, o material é destruído e a eBox emite um laudo de destruição com todo o registro fotográfico.

Por que é importante contratar uma empresa especializada?

A destruição de documentos é uma continuidade da guarda desses registros. Por esse motivo, é essencial realizar uma gestão segura dessas informações. Aderir à gestão documental é uma forma de aplicar metodologias eficazes para elevar a segurança no momento de descartá-los.

Escolher uma organização que realmente trabalhe de forma eficiente e confiável, não é uma tarefa fácil de ser encontrada. Clientes mais criteriosos, tem exigido Certificação ISO 27001 para comprovar que realmente é uma instituição que oferece credibilidade.

Essa certificação atende às regras de implementação, monitoramento, operação, revisão, gestão e destruição segura de documentos, para o Sistema de Gestão e Segurança da Informação (SGSI), que tem como objetivo implementar a segurança dos processos na organização. 

Escolher uma empresa certificada, como a eBox, é ter a certeza de que o serviço de destruição de documentos vai atender a todas as exigências das normas técnicas que a organização deve cumprir para realizar um trabalho que promova a segurança dos dados, mesmo depois de destruí-los.

Com os avanços tecnológicos, as organizações que realizam essa categoria de serviço, oferecem soluções plenamente confiáveis, sigilosas sobre gestão de informação. Sobre a destruição de documentos, a eBox digital dispõe de um rígido padrão de controle e segurança dessas escrituras. Os cuidados vão desde a coleta até a destruição da informação. O fluxo é personalizado conforme as normas de conformidade da sua instituição.

Por fim, compreender que a destruição segura de documentos é ação que deve ser tratada de maneira consciente, ajuda a organização a tomar decisões que promovam confianças sobre a empresa. A eBox Digital é uma organização que atua na guarda, gestão e proteção de documentos físicos e digitais, para tornar o armazenamento dos registros das empresas mais seguros e bem conservados.

Achou que o artigo apresentou informações úteis para a sua empresa? Então, que tal conhecer maiores detalhes sobre a eBox Digital



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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Gestão de Processos Gerenciais e Segurança Cibernética. Vem liderando desafios há pelo menos 20 anos nas empresas mais relevantes do setor.

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