Arquivamento de documentos: passo a passo para fazer
O arquivamento de documentos é uma medida que todas as empresas precisam fazer a fim de transformar o seu cotidiano. Saiba o que é, para que serve e muito mais!
O arquivamento de documentos é uma medida que todas as empresas precisam fazer a fim de transformar o seu cotidiano. Saiba o que é, para que serve e muito mais!
A guarda dos prontuários médicos é essencial para garantir aos pacientes diversos cuidados de saúde de qualidade. Esses registros ajudam durante as consultas de rotina dos pacientes, ao mesmo tempo que atendem a vários propósitos. A manutenção das informações médicas precisa ser adequada e realizada com os recursos tecnológicos necessários para que estejam acessíveis.
No decorrer da vida de uma organização, várias situações acontecem e precisam ser registradas para que seus dados permaneçam presentes por algum tempo. A teoria das três idades foi criada por Jan Baetens na década de 1970.
Os gerentes de empresas são responsáveis pelo armazenamento e gestão de diversos documentos jurídicos que são elaborados por profissionais da área do Direito. A tarefa pode parecer desafiadora, especialmente se o fluxo de trabalho for intenso e o negócio atenda demandas variadas do mercado.
Organizar e guardar todos os documentos de uma empresa pode ser um desafio, mesmo para aquelas de pequeno porte. Existem operações dentro da companhia que por si só já criam um volume considerável de informações, o que exige conhecimento e senso de organização por parte dos colaboradores responsáveis.
Ferramentas de gestão documental, normalmente, são softwares que fazem o gerenciamento dos documentos de forma eletrônica. Assim, servem para armazenar, guardar, organizar e recuperar esses itens de forma assertiva. Os recursos facilitam o controle das informações e as tornam seguras.
Com a evolução da tecnologia, a segurança das informações tornou-se um dos principais requisitos demandados pelas empresas. Afinal, diariamente, inúmeros dados circulam pelas mãos de gestores e colaboradores, sendo considerados o patrimônio predominante de um negócio.
As novas tecnologias estão estimulando as organizações a tornarem-se totalmente digitais, para que a sua gestão documental seja célere e eficaz. No entanto, há uma dúvida sobre o que fazer com o arquivo morto da organização. Alguns documentos têm utilidade por anos e até mesmo décadas, que podem ser utilizados a qualquer momento, como documentos de gestão de pessoas, fiscais, contábeis e tantos outros. Por essa razão, é importante saber como cuidar bem desses arquivos. Acompanhe!
Podemos dizer que background check é uma ótima “blindagem” para proteger a sua empresa de pessoas mal-intencionadas ou desonestas que pretendem se inserir no seu negócio. Existem casos mais simples, como também alguns mais graves, e podem estar presentes em pessoas físicas ou jurídicas.
A guarda de documentos se tornou um grande desafio para as organizações que precisam ter em seus arquivos os dados de clientes, funcionários e da própria empresa. Porém, é imprescindível manter a confidencialidade, integridade e disponibilidade das informações presentes na instituição.
O sucesso de uma empresa depende consideravelmente da organização dos arquivos que os profissionais utilizam na sua rotina de trabalho. Isso chama-se “saúde organizacional”. É como a saúde do nosso corpo, que precisa estar em equilíbrio para que possamos realizar todas as nossas necessidades e obrigações.
O sistema GED serve para simplificar a busca de documentos, o compartilhamento, o arquivamento, o armazenamento e o recebimento pelos colaboradores. Ele pode ser adaptado às necessidades do negócio para otimizar o fluxo de trabalho e elevar a sua produtividade.
É indispensável que todos os documentos utilizados no setor financeiro sejam muito bem armazenados para controle, registros e confirmação de movimentações e lançamentos. Existem documentos que são prioritários para que os lançamentos mantenham as informações em dia, e é deles que vamos falar neste artigo.
Existem duas formas de armazenamento de documentos: as guardas em empresas storage e em empresas terceirizadas especializadas em guarda de documentos. Vamos conhecê-las!
Gerenciar corretamente os documentos do setor comercial é de crucial importância. Quando o processo não é feito de forma adequada, a empresa pode incorrer em problemas como a dificuldade em encontrar os arquivos, bem como riscos de extravio.
Organizar documentos de funcionários de maneira segura e eficiente é essencial para que as atividades do setor de Recursos Humanos aconteçam com fluidez. As novas ferramentas tecnológicas chegaram para transformar o convencional e facilitar a vida dos profissionais que laboram com esses registros. Observe a seguir o que uma tecnologia de ponta pode fazer pela sua empresa.
Empresas certificadas ISO 27001 seguem um modelo adequado de implementação, operação, monitoração, revisão e gestão para o SGSI - Sistema de Gestão e Segurança da Informação, que é diretamente influenciado pelas suas necessidades, exigências de segurança, processos e estrutura geral.
Uma consultoria documental hábil requer alguns procedimentos que precisam ser feitos de forma técnica e metodológica. Dentre eles, fazer uma pesquisa intensiva na organização para detectar como está o desempenho dos grupos referente ao manuseio documental.
Arquivar documentos é uma prática que requer o conhecimento de alguns critérios para que o armazenamento seja um meio benéfico de a empresa conservar os seus documentos.
Essa prática, que se populariza entre as grandes marcas, é super importante na rotina de uma empresa e pode reduzir tempo e demandas significativas nos seus processos internos.
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