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Documentos do setor comercial: por que protegê-los?

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 04/01/2021
Documentos do setor comercial: por que protegê-los?

Gestão

Gerenciar corretamente os documentos do setor comercial é de crucial importância. Quando o processo não é feito de forma adequada, a empresa pode incorrer em problemas como a dificuldade em encontrar os arquivos, bem como riscos de extravio. Essa má gestão pode levar a dores de cabeça ainda maiores, como uma possível inconsistência contábil ou fiscal.

Se você deseja eliminar esses riscos, investir na gestão documental é algo que trará somente ganhos ao seu negócio. Isso porque ela ajudará na melhor organização e armazenamento de todas as informações comerciais, o que acarreta simplificação de rotinas, contribuindo para o aumento de eficiência e produtividade dos colaboradores internos.

Quer saber mais sobre como a gestão documental é importante para o negócio? Então, continue a leitura do nosso artigo até o fim!

Quais os principais documentos do setor comercial?

Existem muitos documentos usados no setor comercial, sendo que os principais deles são:

  • nota fiscal;
  • fatura: funciona como uma espécie de extrato resumido de uma nota fiscal;
  • duplicatas: são geradas após a emissão de faturas e dizem respeito aos prazos de vencimento;
  • recibo: é quando existe a quitação da transação comercial;
  • nota promissória: é quando uma das partes firma a obrigação de fazer um pagamento dentro da data estipulada no documento.

Qual a importância da gestão documental para uma empresa?

Organizações do setor comercial fazem inúmeras transações diariamente. Além de emitir notas e outros documentos ao consumidor final, os sistemas de emissão estão sempre se comunicando com a SEFAZ, que valida cada operação. Isso faz com que um volume de informações muito grande seja gerado todos os dias, a destacar:

  • estatísticas;
  • dados cadastrais;
  • contratos firmados entre fornecedores e clientes;
  • registros relacionados a procedimentos internos.

Além de ajudar a evitar extravios e perda de dados, a gestão documental facilita o cotidiano dos colaboradores, que conseguem lidar mais facilmente com esse volume de informações gerado todos os dias. Por meio de um software gerenciador, é possível localizar registros em questão de segundos, sendo que essa economia de tempo impacta diretamente o negócio como um todo, contribuindo para ele se tornar mais competitivo e alinhado com as tecnologias mais recentes do mercado.

Como proteger os documentos do setor comercial?

Por meio de um software GED (Gerenciador eletrônico de documentos), é possível obter os ganhos que citamos ao longo do texto. Ao contratar esse tipo de solução, a empresa terá condições de reduzir os seus custos, além de se tornar mais produtiva e menos preocupada com problemas futuros, como o gerenciamento inadequado dos seus documentos comerciais.

Além disso, é importante estar a par sobre a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados), que é uma regulação nova e que exige o devido preparo por parte das empresas na hora de lidar com informações pessoais e confidenciais dos seus clientes.

Como foi possível concluir, os documentos do setor comercial devem ser corretamente gerenciados, no intuito de facilitar a organização e o armazenamento, bem como evitar extravio e perda de dados. Além disso, falamos que um software GED é fundamental nesse processo, simplificando as rotinas e auxiliando a empresa a estar em conformidade com a LGPD.

Viu como a gestão documental auxilia o seu negócio? A eBox tem diversas soluções especializadas que vão contribuir no aumento de produtividade e organização dos seus documentos. Para saber mais, acesse o nosso site ou fale com um de nossos consultores!



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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Logística e Gestão de Processos Gerenciais. Vem liderando desafios há pelo menos 15 anos nas maiores empresas do ramo.

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