Lei da Digitalização de Documentos: conheça as diretrizes

A ascensão do trabalho remoto, a possibilidade de parcerias de profissionais a distância, o uso contínuo de plataformas e serviços em nuvem para armazenar e compartilhar documentos fez com que as operações se adaptassem para compreender as novas relações de trabalho e as demandas do mercado. Isso envolve a reformulação de leis que estejam de acordo com as necessidades atuais. 

Em vista disso, o Decreto nº 10.278, de 18 de março de 2020, também chamado de Lei da Digitalização de Documentos, veio para modernizar as Leis nº 13.874/2019 e nº 12.682/2012, modificando a forma com que os documentos físicos e digitais são tratados.

Essa alteração representa uma modernização significativa para o mercado brasileiro e facilita as atividades de muitas empresas e seus profissionais. Afinal, lidar com documentos não é uma tarefa fácil, e o novo decreto permite otimizar a gestão de documentos, proporcionando maior agilidade e facilidade no processo.

Neste artigo, explicaremos quais são as diretrizes da Lei da Digitalização de Documentos, destacando sua importância para os negócios. Boa leitura!

O que é a Lei da Digitalização de Documentos?

A Lei da Digitalização de Documentos foi desenvolvida para regulamentar a técnica e os requisitos para a digitalização de documentos públicos ou privados, a fim de diminuir a burocracia na gestão de documentos digitais, fazendo com que esses documentos produzam os mesmos efeitos legais dos originais.

Com isso, torna-se possível o controle e a gestão de documentos, de modo a permitir maior agilidade e facilidade em relação à visualização, armazenamento em meio eletrônico e preservação dos documentos.

Antes do Decreto, era necessário manter as versões originais armazenadas em papel para ter efeito legal. Agora, os documentos físicos podem ser descartados logo depois do processo de digitalização feito de acordo com os procedimentos previstos, preservando aqueles que apresentem conteúdo de valor histórico. Isso porque os documentos digitalizados passam a ter validade jurídica, podendo ser usados para qualquer tipo de procedimento legal.

Além de seguir as diretrizes do processo de digitalização, é necessário determinar um mecanismo de segurança confiável para proteger as informações. Afinal, a fiscalização e as punições para a utilização indevida e o vazamento dos dados se tornou mais rígida com a LGPD (Lei Geral de Proteção de Dados).

Vale destacar, no entanto, que a norma não se aplica aos documentos originalmente produzidos em formato digital, nem para documentos relativos às operações e transações feitas no sistema financeiro nacional e aos documentos microfilmes, audiovisuais, de identificação e de porte obrigatório.

Quais são suas diretrizes?

Para que o documento digitalizado tenha validade jurídica, existem algumas diretrizes que devem orientar o processo de digitalização de documentos realizado por pessoas jurídicas de direito público interno, assim como por pessoas jurídicas de direito privado e pessoas naturais, diretamente ou por meio de terceiros contratados.

Nesse caso, é necessário seguir os seguintes parâmetros:

1. Ser assinado digitalmente com certificado digital ICP-Brasil (Infraestrutura de Chaves Públicas Brasileira), para garantir a veracidade das informações e a integridade do documento, de modo que o documento digitalizado tenha o mesmo poder probatório de um documento físico;
2. Seguir os padrões técnicos mínimos para digitalização de documentos e metadados exigidos, sendo eles:

• assunto;
• autor;
• data e local da digitalização;
• identificador do documento digital;
• responsável pela digitalização;
• título;
• tipo documental;
• hash (chekcsum) da imagem.

É importante destacar que os metadados mencionados anteriormente devem apresentar informações estruturadas em sua completude para ter a real eficácia, principalmente jurídica. Por esse motivo, é imprescindível que os dados possibilitem classificar, descrever e gerenciar os documentos, assim como contenham as características exigidas.

Além disso, de acordo com o art. 4° do Decreto, os procedimentos e as tecnologias utilizados na digitalização de documentos físicos devem assegurar:

1. Integridade e confiabilidade do documento digitalizado

O documento digitalizado deve ser idêntico ao original e apresentar algum meio de comprovação da autoria e integridade do documento. Logo, é preciso que estejam assinados digitalmente com certificado ICP-Brasil para assegurar a autenticidade.    

2. Rastreabilidade e auditabilidade dos procedimentos empregados

Significa que os procedimentos e os sistemas usados para digitalizar e armazenar os documentos devem conter informações sobre os processos executados e o histórico dos materiais digitalizados. 

3. Qualidade da imagem, da legibilidade e do uso do documento digitalizado

Para que a digitalização dos documentos tenha validade jurídica, é preciso seguir as normas técnicas definidas no decreto. Existem padrões técnicos que indicam algumas particularidades para esse tipo de digitalização que devem ser obedecidos, por mais que aconteça a compressão e descompressão dos arquivos, como cor, resolução mínima, tipo original e formato do arquivo, por exemplo.

4. Confidencialidade do documento, quando aplicável

A confidencialidade dos documentos pode ser alcançada quando o sistema ou programa de armazenamento de arquivos concede diferentes níveis de acesso, de acordo com os parâmetros. Com isso, apenas usuários autorizados terão acessibilidade aos documentos considerados sigilosos.

5. Interoperabilidade entre sistemas informatizados

A interoperabilidade se refere à capacidade que dois sistemas possuem de se comunicar de modo eficiente e transparente. Para que isso aconteça, é necessário que eles trabalhem com padrões abertos. Assim, é possível integrar os programas e fazer com que eles atuem de forma cooperada um com o outro.

No caso da digitalização de documentos, os arquivos devem ser salvos em um formato aberto, como PDF/A, pois esse tipo de armazenamento possibilita que o arquivo seja sempre reproduzido exatamente da mesma forma que foi salvo e em qualquer sistema.

Qual a importância da digitalização de documentos?

De maneira simplificada, podemos dizer que a digitalização de documentos é a solução para melhorar a gestão documental das empresas. Com ela, as pilhas de papéis arquivadas em armários, que ocupam grande volume no espaço físico dos escritórios, deixam de existir. Tudo fica guardado em arquivos digitais nos computadores, notebooks e smartphones, e podem ser acessados a qualquer hora e de qualquer lugar.

Além disso, o compartilhamento de documentos é uma realidade na maioria das empresas atualmente, sobretudo após o crescimento do home office. Sejam planilhas, arquivos, dados de clientes, pautas de reuniões e outras informações produzidas diariamente dentro de um negócio.

Por isso, a digitalização tem impacto positivo na rotina dos profissionais e da empresa como um todo, uma vez que o armazenamento virtual facilita a consulta e a gestão de arquivos. Além dos benefícios citados, também é possível destacar:

• facilidade de catalogação;
• redução de custos e de desperdício com impressão;
• aumento da produtividade da equipe;
• maior agilidade na localização e no acesso de documentos digitais, sem pilhas de papel para encontrar um arquivo entre tantos outros, 
• maior segurança no acesso ao documento, pois o sistema pode definir quem está autorizado ou não para acessá-lo;
• aumento da proteção dos documentos contra perdas, roubos e acidentes, como incêndios e enchentes, por exemplo;
• melhoria do estado de conservação dos documentos;
• garantia de um processo mais sustentável. 

Assim, com toda a informação reunida em um sistema, é possível organizar, compartilhar e gerir os documentos de forma automatizada e eficiente, garantindo bons resultados para o negócio. No próximo tópico você entenderá que a boa gestão documental pode fazer toda diferença!

Por que contar com uma boa gestão documental?

Existem diversas maneiras de você armazenar seus documentos digitalizados. Entretanto, para assegurar os fatores recomendados pela Lei da Digitalização de Documentos, a melhor alternativa é investir em uma boa gestão documental. Afinal, graças à tecnologia, tornou-se mais fácil gerenciar, acessar, visualizar e preservar os documentos — práticas que só poderiam ser aproveitadas com um dispositivo legal que legitimasse seu uso.

De um modo geral, as empresas estão focadas em outras áreas do negócio e acabam deixando a gestão documental de lado. Contudo, com o passar do tempo, isso pode custar caro e trazer várias consequências aos negócios, incluindo queda na produtividade, aumento dos gastos, insatisfação de clientes e perda de informações.

Em razão disso, esse procedimento é fundamental para garantir que todas as informações importantes do seu negócio sejam acessadas rapidamente. É com ele também que a empresa será capaz de desenvolver processos para controlar toda a documentação de forma adequada. 

Além disso, a gestão documental facilita o dia a dia dos profissionais, pois organiza o acesso da documentação e a organização do acervo. Por isso, é necessário entender a fundo quais as diretrizes devem ser seguidas para o correto gerenciamento documental. E, nesse caso, nada melhor do que contar com a ajuda de uma empresa especializada, assim você pode centralizar o armazenamento dos seus documentos em formato digital e torná-los acessíveis para que as pessoas autorizadas possam utilizá-los no dia a dia de trabalho.

Portanto, uma boa gestão documental envolve um planejamento adequado para colocar em prática as normas e assegurar a validade jurídica dos processos. Desse modo, é possível automatizar o controle dos documentos e a segurança das suas informações — tudo isso unindo a conformidade legal com a produtividade do seu negócio.

Como você pôde ver, a Lei da Digitalização de Documentos representa um importante passo para o reconhecimento dos arquivos digitais, especialmente pela definição de novas diretrizes que guiam o processo de digitalização de documentos. Além disso, seguindo adequadamente o padrão técnico, é possível assegurar a qualidade dos arquivos e da gestão documental.

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