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Como tornar os processos ágeis com a assinatura eletrônica?

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 29/04/2024
Como tornar os processos ágeis com a assinatura eletrônica?

Transformação Digital

As assinaturas eletrônicas agilizam o fluxo de trabalho que normalmente inicia com a criação de um documento. Elas fornecem um método digital para as pessoas assinarem eletronicamente contratos, propostas, acordos, pedidos de compras ou formulários de consentimento. Consequentemente, dispensam o uso das assinaturas tradicionais reconhecidas em tabelionatos que dependem de caneta e papel.

Os softwares de assinatura eletrônica podem ser integrados ao sistema de gerenciamento das atividades usado pelas empresas. Essas plataformas facilitam o desenvolvimento, distribuição, armazenamento e autenticidade dos de documentos eletrônicos. Elas permitem a realização de upload dos arquivos, a inserção de senhas para dar validade jurídica às assinaturas e o envio para as partes envolvidas nas transações.

Quer descobrir como é possível tornar os processos mais ágeis por meio da incorporação da assinatura eletrônica no fluxo de trabalho? Confira! 

Como funciona a assinatura eletrônica no fluxo de trabalho?

Inicialmente, o arquivo que será assinado precisa ser carregado se não tiver sido criado diretamente na plataforma de assinatura eletrônica. Existem tecnologias que disponibilizam ferramentas para a criação de documentos. As partes envolvidas no processo são identificadas e autenticadas por meio de vários métodos, como verificação de e-mail, SMS, certificados digitais, autenticação biométrica ou login de usuário e senha.

Revisão dos termos

Uma vez autenticados, os signatários autorizados podem colocar suas assinaturas eletrônicas no documento utilizando os recursos digitais da plataforma escolhida. Os interessados revisam o conteúdo e as condições descritas no documento antes de assinar eletronicamente. Algumas tecnologias permitem colaboração e discussões em tempo real para que as partes envolvidas esclareçam dúvidas ou negociem termos antes de concluir o processo.

Inserção da assinatura

A assinatura pode ser adicionada desenhando, digitando, carregando uma imagem de assinatura digitalizada ou por meio de modelos predefinidos. Após a inserção das assinaturas, a plataforma responsável faz a validação para garantir autenticidade, integridade e impossibilitar o repúdio. Com o auxílio de soluções avançadas, as soluções aplicam técnicas criptográficas e certificações digitais para tornar o processo inviolável e juridicamente vinculativo.

Distribuição de documentos

Depois que todas as partes tiverem lido e assinado um documento, ele poderá ser distribuído eletronicamente para todos os participantes do processo. O arquivo é enviado para as pessoas que precisam ter acesso após a finalização do procedimento. A documentação é armazenada e arquivada com segurança na plataforma de assinatura eletrônica ou sistema integrado de gerenciamento de documentos. 

Como tornar os processos mais ágeis com a assinatura eletrônica?

A integração de assinaturas eletrônicas nos fluxos de trabalho das empresas pode aumentar significativamente a agilidade e simplificar procedimentos. Os recursos tecnológicos utilizados ajudarão a reduzir tarefas manuais, melhorar a colaboração entre os profissionais e acelerar os tempos de entrega de documentos. Veja a seguir como agilizar os processos com o auxílio de uma plataforma confiável! 

Escolha uma boa solução

Existem tecnologias que ficam acessíveis em dispositivos móveis, como smartphones e tablets. Essa acessibilidade permite que os signatários revisem, assinem e aprovem documentos em qualquer lugar e sem restrição de horários, independentemente da sua localização. Com isso, você ganha agilidade e capacidade de resposta nos processos de assinatura e reduz potenciais atrasos. 

Faça a integração com sistemas já existentes

Integre a plataforma de assinatura eletrônica com as soluções em nuvem, sistemas de gerenciamento de arquivos ou ferramentas de colaboração. A integração permite acesso direto a documentos, controle de versão, compartilhamento e armazenamento centralizado. Diante disso, você poderá fazer a gestão documental com agilidade e possibilitar a atuação em equipe. 

Padronize o documento

Utilize modelos padronizados de documentos na plataforma de assinatura eletrônica e reduza as entradas manuais para ganhar agilidade na realização das atividades. Os padrões simplificam tarefas repetitivas, garantem consistência e aceleram a criação de documentações, contratos ou formulários. As plataformas também podem automatizar a distribuição dos arquivos, enviar notificações e lembretes. 

Facilite o acesso remoto

Habilite recursos de colaboração em tempo real na plataforma de assinatura eletrônica e permita que as partes interessadas colaborem, comentem, editem ou revisem documentos digitais de forma colaborativa por meio do acesso remoto. Esses recursos podem facilitar a tomada de decisões mais rapidamente e a construção de consenso entre os usuários. 

Defina políticas claras

Aproveite os recursos de conformidade das plataformas de assinatura eletrônica, como trilhas de auditoria, criptografia, autenticação e assinaturas invioláveis. Elabore políticas claras e forneça treinamento aos colaboradores para o uso dos recursos de modo eficaz. Alguns profissionais precisam de suporte para a adoção de tecnologias que ajudam a aumentar a produtividade.  

Quais são os benefícios de utilizar a assinatura eletrônica?

As ferramentas utilizadas para realizar as assinaturas eletrônicas ajudam a fazer o monitoramento dos arquivos e eliminam gargalos nos processos de assinatura. As medidas de segurança executadas com o uso das plataformas garantem a integridade dos documentos, a validade jurídica e a mitigação de riscos potenciais como ameaças virtuais. Observe abaixo outras vantagens dessas soluções! 

Maior eficiência

As assinaturas eletrônicas dependem de plataformas que aplicam recursos avançados de segurança. As medidas protegem os documentos contra acesso não autorizado, adulteração, falsificação ou fraudes. O treinamento dos usuários aumenta a confiança, reduz as chances de erros e aumenta a eficiência dos times, contribuindo para processos mais ágeis e eficazes. 

Agilidade nos processos de assinatura

As plataformas de assinatura eletrônica permitem assinar remotamente a qualquer hora e em praticamente todas as regiões do mundo. Basta utilizar dispositivos ou equipamentos informatizados conectados à Internet. A acessibilidade global facilita a contratação de clientes e parceiros internacionais que terão uma opção interessante, rápida e segura para autenticar suas assinaturas.  

Economia de tempo

O uso das assinaturas eletrônicas reduz significativamente o tempo necessário para a aprovação de documentos. Em vez de esperar por assinaturas físicas reconhecidas em cartório e enviadas pelo correio ou de realizar reuniões presenciais, os gestores receberão os documentos instantaneamente. Essa experiência digital é excelente e aumenta a satisfação dos clientes.  

Redução de custos

A economia de dinheiro decorrente da adoção de assinaturas eletrônicas é outra vantagem significativa. As plataformas eliminam custos associados à impressão, postagem, compra de papel, tinta e armazenamento de documentos em arquivos físicos. As organizações diminuem despesas operacionais, eliminam desperdícios de recursos e ganham eficiência na gestão.

Entendeu como tornar os processos ágeis com a assinatura eletrônica? A eBox Digital oferece diversos produtos que agilizam a busca de arquivos e ajudam a economizar espaço nas empresas. Essa parceria disponibiliza as documentações em software GED conforme a necessidade do seu cliente. Os seus serviços de indexação, organização e digitalização de documentos físicos estão entre os melhores do mercado.  

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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