Quais os mapeamentos de processos mais utilizados hoje em dia?

O mapeamento de processos é uma etapa da Gestão de Processos de Negócios, fundamental para conferir mais dinamismo às atividades de uma empresa, pois segue um projeto com propósitos bem definidos. Ainda, tem escopo e recursos determinados para alcançar um objetivo específico, como a criação de um produto, serviço ou o alcance de um resultado esperado.

Assim, o mapeamento de processos ajuda a conduzir atividades que são sequenciais e não têm fim (como o recebimento de mercadorias, estoque, despacho para a produção, processos de manufatura, entre outros), a fim de torná-los mais rápidos, ao mesmo tempo em que os recursos são melhor aproveitados.

Quer saber mais sobre mapeamento de processos e quais são os mais usados atualmente? Então, siga a leitura!

Por que mapear os processos?

Empresas que desejam se tornar competitivas no mercado devem estar atentas ao mapeamento dos processos. Afinal, é por meio dessa estratégia que é possível descobrir onde ocorrem divergências entre o que deveria ser feito e o que, de fato, é realizado na empresa.

Contudo, os benefícios não param por aí. Ao mapear os processos, fica muito evidente a visão do funcionamento sobre todos os processos de uma companhia e, dessa forma, é possível corrigir as estratégias e métodos operacionais.

De modo geral, o mapeamento de processos é essencial para as organizações que desejam melhorar os resultados e garantir a otimização nos fluxos de trabalho. Entre as principais causas para realizar o mapeamento estão:

• padronização dos modelos de trabalho;
• determinação de índices para medir o desempenho do processo;
• identificação de gargalos;
• mais assertividade ao delimitar funções e papeis;
• previsão de recursos e estimativa de custos mais eficientes;
• maior controle sobre os processos;
• otimização dos fluxos de trabalho.

Como o mapeamento de processos ajuda a melhorar o planejamento estratégico da empresa?

À medida que a empresa se desenvolve e ganha mercado, é natural que os processos se tornem mais complexos, o que pode gerar gargalos para as diversas áreas da organização. Nesse cenário, o mapeamento de processos ajuda o gestor a enxergar melhor todas as partes das atividades na empresa e, com isso, pode propor soluções, a fim de aproveitar melhor tanto os recursos humanos quanto materiais de uma corporação.

Dessa forma, a companhia passa a otimizar e a agilizar seus processos, reduzindo custos e elevando a sua produtividade. Por isso, o mapeamento de processos deve ser uma ferramenta usada em sinergia com o planejamento estratégico da organização, a fim de se alcançar os melhores resultados, o que ajuda a garantir a competitividade da companhia no mercado.

Em resumo, os diversos tipos de mapeamento de processo facilitam o controle de cada etapa do funcionamento da empresa e viabilizam a melhoria das atividades existentes ou estabelecem novas estratégias direcionadas para processos. O objetivo, portanto, é otimizar a eficiência de organizações.

Quais são os tipos de mapeamentos de processos?

Agora que você já conhece a importância dessa estratégia, separamos, a seguir, alguns tipos de mapeamentos de processos para você usar na sua empresa. Acompanhe!

Fluxograma

Utilizando formas e símbolos gráficos padronizados, o modelo de mapeamento de processos fluxograma permite sequenciar as atividades, fazendo com que formem um desenho do fluxo de um processo. A intenção é tornar a compreensão das etapas produtivas mais simples e, para isso, usa informações visuais, o que facilita a análise de melhorias e otimização. Assim, esse modelo se caracteriza pela forte presença de símbolos para representar as atividades e as etapas do processo, buscando oportunidades de melhoria.

Diagrama sistemático UML (Unified Modeling Language)

Esse modelo é utilizado para especificar, visualizar, construir e registrar projetos de sistemas. O diagrama sistemático UML — que pode ser entendido como Linguagem de Modelagem Unificada — segue os avanços tecnológicos, sendo utilizado para que profissionais consigam desenvolver mais soluções em menos tempo.

O objetivo é tornar possível que se faça um acompanhamento do mapeamento ao longo do tempo. Esse tipo de modelo de mapeamento de sistemas é muito utilizado na programação e gestão de negócios, trabalhando com questões indispensáveis para a estrutura do sistema, as interações e os comportamentos dos usuários.

Mapofluxograma

O mapofluxograma é muito usado nas indústrias e é representado por meio de um esquema que ilustra a linha de produção, evidenciando o trajeto de uma mercadoria, formulário, material ou profissional em uma linha produtiva. Assemelha-se ao fluxograma que vimos anteriormente, unindo as características de um plano de linha de produção em questão. Ou seja, consiste na junção do fluxograma de processos com o layout de uma linha de produção, representando-o visualmente de maneira sobreposta à planta do local onde acontecem os processos.

Fluxograma Horizontal

Devido às diversas deficiências dos fluxogramas tradicionais, que normalmente não apresentam com eficácia todas as particularidades de um processo, foi desenvolvido o fluxograma horizontal, que acrescenta mais detalhes nas fases do processo e funciona como uma matriz.

Nesse caso, o fluxo de tarefas é apresentado por meio de uma matriz que aponta, no eixo horizontal, quais os processos que estão em andamento e, no vertical, quais as pessoas e/ou departamentos responsáveis por executar as tarefas apresentadas. O desenvolvimento está justamente em pegar o primeiro conceito e expandir, demonstrando também quem são os autores e o momento exato em que são acionados.

BPMN (Business Process Model and Notation)

O BPMN foi desenvolvido para padronizar o modelo de processos de uma empresa. Trata-se de uma notação gráfica padrão que permite que as empresas unifiquem a modelagem de seus processos e seja compreensível por todos os membros do negócio.

Assim como nos fluxogramas, o BPMN também utiliza uma simbologia padrão para seu diagrama, que pode ser dividida em quatro grupos:

1. Raias: são elementos utilizados para unir atividades de um processo que são desempenhadas por um responsável;
2. Artefatos: são usados para oferecer informações de texto inseridos sobre o processo;
3. Componentes de fluxo: são os símbolos das tarefas, eventos, entradas e saídas;
4. Componentes de conexão: são as linhas que unem as atividades e os itens do fluxo.

Sua principal vantagem é que o mapeamento apresenta o processo de uma maneira bastante clara e intuitiva, algo que era muito difícil de realizar antes de sua criação.

SIPOC

O SIPOC é uma ferramenta da metodologia Lean Six Sigma usada para mapear todos os processos associados ao fluxo de insumos e produtos. Na sigla, cada letra representa o que é levado em consideração no mapeamento:

• Suppliers: são os fornecedores do processo, como pessoas e departamentos que administram a demanda;
• Inputs: são as entradas ou insumos para a realização do processo;
• Process: é o fluxo de atividades em si;
• Outputs: são as saídas ou os resultados e entregas após a evolução do processo;
• Customers: são os clientes que recebem as saídas.

Desse modo, o SIPOC permite mapear todos os processos do negócio, criando uma estrutura organizacional que começa nos fornecedores e termina nos clientes. Isso possibilita realizar uma análise aprofundada de cada etapa, o que facilita a identificação de falhas e a aplicação de atualizações nos processos.

Por fim, para colocar o mapeamento em prática, é fundamental analisar a essência dos processos que estão sendo empregados na empresa e definir se os modelos selecionados realmente trarão benefícios. Lembre-se que, independentemente do tipo de mapeamento escolhido pela sua empresa, é necessário que haja uma gestão estratégica para que sua organização consiga desenvolver processos bem estruturados, sistematizados e em perfeito funcionamento.

Assim, o mapeamento de processos é essencial para se ter uma visão geral a respeito dos processos da empresa, tornando a gestão mais ágil e eficiente, ao mesmo tempo que economiza recursos. Para escolher o melhor modelo, considere as rotinas da sua empresa.

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