Gestão de contratos: descubra o que é e sua importância

A gestão de contratos é uma prática indinspensável para o alcance dos objetivos organizacionais. Essa função impacta diretamente a performance financeira e operacional, focando na redução de riscos, na análise e identificação de tendências, e na mitigação de possíveis problemas futuros nas negociações.

Dentro desse contexto, as atividades relacionadas à gestão de contratos são vitais para garantir o controle adequado dos documentos contratuais, assegurando uma operação eficiente, que também envolve a coordenação de pessoas.

Para auxiliar você na compreensão sobre o que é a gestão de contratos e como essa prática pode otimizar o cotidiano na sua empresa, preparamos este artigo. Acompanhe a leitura!

O que é gestão de contratos?

Gestão de contratos é o conjunto de procedimentos, técnicas, medidas e controles que têm como objetivo proporcionar um eficiente fluxo de trabalho, que envolve diversas variáveis de uma contratação, desde o orçamento até a sua execução. Esse processo também abrange:

• negociação entre as partes;
• redação e debate de cláusulas;
• cuidados na formalização do documento;
• até o acompanhamento da entrega do item contratado.

Assim, as questões apresentadas na gestão do contrato a serem analisadas dizem respeito desde a fase pré-contratual, no decorrer da fase contratual e também no pós-contratual. Ainda, é preciso ficar atento ao sigilo de informações, a prestação de serviços de suporte previstos em contrato, entre outros.

Nesse cenário, as obrigações contratuais ganham importância além do âmbito jurídico, já que é preciso preservar a reputação das empresas e dos profissionais envolvidos na negociação.

O gerenciamento de contratos é um instrumento necessário para a consecução de dois objetivos, a saber:

• gerenciamento dos riscos envolvidos em todos os períodos do contrato, sendo esse o guia da gestão da empresa para as ações necessárias à prevenção de riscos, atrasos, transtornos e, em última instância, prejuízos;
• satisfação do contratante. Por satisfação podemos entender o resultado que ele espera do trabalho, tanto da parte física quanto da valorização e da conservação do relacionamento com as partes envolvidas na prestação do serviço, o que decorre do reconhecimento de suas habilidades técnicas e administrativas.

Qual a importância da gestão de contratos?

A dedicação à gestão de contratos é essencial para que sua empresa esteja legalmente protegida ao lidar com clientes e fornecedores. Isso garante que as atividades corporativas sejam sustentadas por regras e normas estabelecidas, orientando as tarefas diárias e formalizando os acordos entre as partes.

No entanto, a gestão de contratos abrange muito mais do que apenas a assinatura dos termos. É necessário implementar mecanismos eficazes para gerenciar esses contratos adequadamente, assegurando que todas as cláusulas sejam cumpridas e alinhadas conforme previsto no documento.

Nesse contexto, a gestão de contratos visa minimizar despesas e eliminar custos supérfluos, ao mesmo tempo em que previne perdas e contribui para o aumento dos lucros da empresa.

Assim, uma das principais funções do gerenciamento de contratos é contribuir para melhorar a imagem da corporação diante de clientes e fornecedores. Além disso, uma boa gestão de contratos traz uma série de vantagens ao negócio. Dentre eles, podemos destacar:

• acompanhamento da tramitação do contrato em suas fases, o que reduz o ciclo de contratação;
• diminuição de desperdícios por descobrir contratos ativos de serviços que não são mais necessários;
• redução de riscos de perda de prazos;
• garantia do exercício do direito pela possibilidade de analisar se o fornecedor cumpriu com as obrigações antes de realizar o pagamento;
• diminuição de riscos trabalhistas e previdenciários ligados aos contratos de terceirização; 
• maior agilidade devido à versão digital do contrato e eliminação do risco de extravios;
• padronização do processo de contratação, evitando etapas negligenciadas;
• melhores condições para a negociação, reajuste ou rescisão do contrato pelo recebimento de avisos com antecedência.

Quando fazer a gestão de contratos?

A gestão de contratos deve ser feita em todas as fases do ciclo de vida de um contrato. Desde a sua concepção e negociação inicial, onde é imprescindível estabelecer claramente os termos e condições para todas as partes envolvidas, até a execução e implementação, onde é importante garantir a conformidade e o cumprimento das obrigações contratualmente acordadas.

Durante a vigência do contrato, a gestão envolve:

• monitorar prazos;
• avaliar o desempenho das partes;
• resolver qualquer disputa ou problema que possa surgir. 

Além disso, é importante realizar uma avaliação cuidadosa no momento da renovação ou término do contrato, assegurando que todos os processos sejam concluídos de maneira organizada e documentada para evitar futuras complicações legais ou operacionais. 

Como fazer uma gestão de contratos eficiente?

Para fazer a gestão de contratos, é fundamental compreender que existe um ciclo de vida contratual que precisa ser gerenciado com o intuito de garantir que as partes contratantes entendam e cumpram as suas responsabilidades. E, principalmente, que tenham ciência da etapa que se encontram essas obrigações. 

Para que você entenda como fazer uma gestão de contratos eficiente, separamos as principais etapas do processo abaixo. Acompanhe!

Solicitação ou pedido

A primeira etapa da gestão de contratos é a solicitação do processo de contratação. Ou seja, é quando o departamento jurídico ou de gestão de contratos recebe um pedido de outro setor, especificando os detalhes do material que está sendo solicitado. Nesta fase, é feita a coleta de informações para planejar e redigir o documento do contrato. 

Planejamento do contrato

O planejamento é o próximo passo para que o contrato seja redigido eficientemente e deve ter total atenção, a fim de se evitar questões ao longo de todo o fluxo de tramitação deste documento. É no planejamento que serão estabelecidas todas as cláusulas, condições, objetivos, sanções, riscos e obrigações das partes, bem como os prazos. 

Logo, é preciso ter clareza total quanto aos objetivos da celebração do contrato, contribuindo assim para a redução drástica de erros. Isso porque as informações são compartilhadas de maneira transparente, a fim de facilitar a compreensão sobre as responsabilidades antes mesmo do documento ser formalizado.

Redação prévia do contrato

Nessa etapa é interessante contar com o setor jurídico da empresa para proceder à escrita e a revisão do instrumento contratual. Ele precisa ser rigoroso para afastar ambiguidades e termos vagos. Isso porque essas características podem comprometer o conteúdo do contrato, possibilitando diversas interpretações.

Negociação do documento

A negociação é a fase mais importante do fluxo de contratos, pois é nesse momento que o texto pode ser modificado pelos celebrantes. Aqui serão discutidos, por exemplo, o cronograma de execução das atividades propostas pelas partes, objetivando que o contrato esteja alinhado com as expectativas de todos os envolvidos.

Caso a fase de negociação não seja conduzida de maneira adequada, isso pode causar transtornos para a elaboração definitiva da tramitação do contrato. Logo, é dever da empresa criar um canal de comunicação eficiente entre clientes e fornecedores, a fim de que o documento possa ser analisado e passar pelas correções de maneira rápida pelos envolvidos.

Aprovação do contrato pelas partes

De comum acordo com o teor do contrato, chegou a hora de efetuar a sua aprovação. É nessa fase que as partes envolvidas na celebração do instrumento contratual assinam o documento, afirmando que concordam com as condições estipuladas nele.

Efetivação contratual

Nessa etapa a empresa providencia todos os procedimentos, materiais e serviços necessários para fazer valer as cláusulas do instrumento celebrado. Podemos entender essa fase como a mais extensa do fluxo de contratos, já que o objetivo é assegurar que o acordado seja cumprido integralmente entre as partes.

Vale lembrar que os contratos apresentam validade jurídica e fiscal, portanto devem ser armazenados em segurança para consultas futuras depois da assinatura. No caso de documentos com validade longa, é ainda mais importante ter fácil acesso ao contrato para revisão das cláusulas a qualquer momento.

Implantação e revisão dos aditivos

Como o mercado é bastante dinâmico, dificilmente um contrato celebrado será estático. Mudanças serão necessárias, mesmo que a fase de planejamento e negociação tenha sido feita com eficiência. 

É nesse cenário que revisões contratuais são necessárias para fazer as adequações às demandas das partes envolvidas, sendo uma solução para isso o acréscimo de aditivos contratuais. Para tanto, é preciso que essas atividades sejam redigidas e anexadas ao documento original.

Análise de desempenho

Após finalizar a contratação, é necessário analisar o desempenho dos documentos, isto é, se os serviços estão sendo elaborados de maneira eficiente. A intenção é entender quais pontos devem ser aperfeiçoados e se há falhas no processo de elaboração, execução e encerramento. Esta etapa faz parte da inteligência de negócios e possibilita melhorar constantemente o ciclo de vida dos contratos, buscando a máxima eficiência e produtividade.

Quais os principais erros ao fazer a gestão de contratos?

Ao gerenciar contratos, alguns erros comuns podem comprometer o sucesso do processo e resultar em problemas significativos. Aqui estão os principais erros a serem evitados:

• Falta de clareza nos termos do contrato: contratos vagos ou ambíguos podem levar a mal-entendidos e disputas. Garanta que todos os termos sejam claros e detalhados.
• Negligência na revisão jurídica: deixar de revisar o contrato com profissionais jurídicos pode resultar em cláusulas que não estão em conformidade com a legislação ou que são desfavoráveis para uma das partes.
• Mau gerenciamento de prazo e renovações: perder prazos importantes, como datas de renovação ou término de contrato, pode causar interrupções nos serviços ou a perda de benefícios contratuais.
• Comunicação ineficiente: falta de comunicação clara e contínua entre as partes pode levar a mal-entendidos e não conformidade com os termos do contrato.
• Falta de monitoramento de desempenho: não monitorar o desempenho das partes pode resultar no não cumprimento dos termos contratuais, impactando a qualidade e os resultados esperados.
• Inadequada alocação de recursos: deixar de garantir que os recursos necessários estejam disponíveis para cumprir as obrigações contratuais pode levar a falhas na entrega de produtos ou serviços.
• Armazenamento inadequado de contratos: não armazenar contratos de maneira organizada e segura pode resultar em perda de documentos importantes e dificuldade de acesso quando necessário.
• Falta de gestão de riscos: ignorar a identificação e a mitigação de riscos associados ao contrato pode resultar em consequências financeiras e operacionais significativas.
• Negligência na documentação de alterações: deixar de documentar alterações ou adendos ao contrato pode causar confusão e disputas sobre as responsabilidades e expectativas.
• Subestimação da importância da conformidade: na gestão de contratos, não garantir a conformidade com regulamentações e políticas internas pode resultar em penalidades legais e danos à reputação da organização.
• Gestão ineficiente de disputas: negligenciar um processo claro para resolver disputas pode prolongar conflitos e aumentar custos legais.
• Falta de avaliação pós-conclusão: deixar de realizar uma análise de lições aprendidas após o encerramento do contrato pode resultar em repetição de erros em contratos futuros.

Para evitar esses erros, é importante implementar práticas robustas de gestão de contratos, investir em treinamento para a equipe, utilizar ferramentas de gerenciamento de contratos e garantir uma comunicação eficaz entre todas as partes envolvidas.

Qual a importância da GED na gestão de contratos?

Agora que você viu que a gestão de contratos não é só uma atividade burocrática de monitoramento de prazos e cumprimento de operações, já sabe que ela é uma atividade indispensável nos departamentos jurídicos das empresas.

Realizar uma gestão de contratos eficaz implica, além do monitoramento das etapas apresentadas, em redigir documentos padronizados e coerentes e cláusulas que assegurem o cumprimento das obrigações. E, claro, que o auxílio de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode facilitar muito esse trabalho.

Por meio dessa tecnologia, como as soluções da eBox, os responsáveis pelo departamento jurídico podem automatizar as etapas, com o objetivo de tornar a gestão de contratos mais célere, sem burocracias e impedimentos. Afinal, o sistema:

• facilita o trabalho do setor;
• sistematiza processos;
• ajuda no acompanhamento de prazos;
• organiza arquivos;
• amplia a visualização da gestão de contratos como um todo.

Com a plataforma da eBox, você prioriza a rápida localização dos seus documentos. Oferecemos a plataforma de gestão de documentos mais inovadora do mercado, que inclui:

• utilização de inteligência artificial para extrair informações;
• buscas instantâneas em milissegundos
• download das suas informações disponível a qualquer momento;
• gerenciamento centralizado de documentos e caixas em uma única plataforma.

Como vimos ao longo desta leitura, a gestão de contratos é importante para garantir a relação da empresa com seus clientes, fornecedores e demais públicos. Estar atento ao fluxo de contratos e ter profissionais capacitados para gerir essas celebrações — além de contar com ferramentas tecnológicas, a exemplo dos sistemas de gestão — é fundamental para manter a empresa organizada, produtiva e alcançando os resultados traçados.

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