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Gestão de contratos: descubra o que é e sua importância

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 06/01/2021
Gestão de contratos: descubra o que é e sua importância

Gestão

A gestão de contratos faz parte do dia a dia das empresas e é fator importante para que a organização alcance os resultados almejados. Isso porque passa por ela a performance financeira e operacional das corporações, visando reduzir riscos, analisar e identificar tendências ou mitigar problemas futuros envolvendo uma negociação.

Nesse cenário, as atividades que englobam a gestão de contratos são fundamentais para que a empresa tenha um correto controle dos documentos contratuais, a fim de garantir o funcionamento eficiente da operação, o que também envolve pessoas.

Para ajudar você a entender melhor o que é gestão de contratos e como é possível usar esse recurso para otimizar o dia a dia das corporações, preparamos este artigo.

Acompanhe!

O que é gestão de contratos?

Podemos entender por gestão de contratos o conjunto de procedimentos, técnicas, medidas e controles que têm como objetivo proporcionar um eficaz fluxo de trabalho, que envolve diversas variáveis de uma contratação, desde o orçamento até a sua execução. Esse processo também abrange negociação entre as partes, redação e debate de cláusulas, cuidados na formalização do documento, até o acompanhamento da entrega do item contratado.

Assim, as questões apresentadas na gestão do contrato a serem analisadas dizem respeito desde a fase pré-contratual, no decorrer da fase contratual e também no pós-contratual. Ainda, é preciso ficar atento ao sigilo de informações, a prestação de serviços de suporte previstos em contrato, entre outros. Nesse cenário, as obrigações contratuais ganham importância além do âmbito jurídico, já que é preciso preservar a reputação das empresas e dos profissionais envolvidos na negociação.

Nesse cenário, a gestão de contratos é um instrumento necessário para a consecução de dois objetivos, a saber:

  • gerenciamento dos riscos envolvidos em todos os períodos do contrato, sendo esse o guia da gestão da empresa para as ações necessárias à prevenção de riscos, atrasos, transtornos e, em última instância, prejuízos;
  • satisfação do contratante. Por satisfação podemos entender o resultado que ele espera do trabalho, tanto da parte física quanto da valorização e da conservação do relacionamento com as partes envolvidas na prestação do serviço, o que decorre do reconhecimento de suas habilidades técnicas e administrativas.

Qual a importância da gestão de contratos?

Dedicar-se à gestão de contratos é fundamental para que a sua companhia seja resguardada legalmente para lidar com clientes e fornecedores. Dessa forma, é possível que as atividades corporativas sejam amparadas por regras e normas previstas, o que norteia as tarefas rotineiras e estabelece o acordo entre as partes.

Contudo, a gestão de contratos vai muito além da assinatura de termos. É preciso implementar mecanismos para gerenciar esses contratos de forma adequada, uma vez que isso tornará possível que o documento seja cumprido e alinhado com todas as suas cláusulas.

Nesse sentido, a gestão de contratos tem como objetivo reduzir gastos e eliminar custos desnecessários, enquanto evita prejuízos. Além disso, ainda trabalha para a melhoria dos lucros da companhia. Assim, uma das principais funções do gerenciamento de contratos é contribuir para melhorar a imagem da corporação diante de clientes e fornecedores.

Como fazer uma gestão de contratos eficiente?

A gestão de contratos tem um fluxo contratual que deve ser gerenciado e atrelado à implementação de um conjunto de procedimentos, técnicas e dispositivos que precisam ser usados conforme as etapas que fazem parte fluxo contratual.

Para que você entenda como fazer uma gestão de contratos eficiente, separamos o passo a passo abaixo. Acompanhe!

Planejamento do contrato

O planejamento é o primeiro passo para que o contrato seja redigido de forma eficiente e deve ter total atenção, a fim de se evitar questões ao longo de todo o fluxo de tramitação desse documento. É no planejamento que serão estabelecidas todas as cláusulas, condições, objetivos, sanções, riscos e obrigações das partes, bem como os prazos. Logo, é preciso ter clareza total quanto aos objetivos da celebração do contrato, contribuindo assim para a redução drástica de erros.

Redação prévia do contrato

Nessa etapa é interessante contar com o setor jurídico da empresa para proceder à escrita e a revisão do instrumento contratual. Ele precisa ser rigoroso para afastar ambiguidades e termos vagos. Isso porque essas características podem comprometer o conteúdo do contrato, possibilitando diversas interpretações.

Negociação do documento

A negociação é a fase mais importante do fluxo de contratos, pois é nesse momento que o texto pode ser modificado pelos celebrantes. Aqui serão discutidos, por exemplo, o cronograma de execução das atividades propostas pelas partes, objetivando que o contrato esteja alinhado com as expectativas de todos os envolvidos.

Caso a fase de negociação não seja conduzida de maneira adequada, isso pode causar transtornos para a elaboração definitiva da tramitação do contrato. Logo, é dever da empresa criar um canal de comunicação eficiente entre clientes e fornecedores, a fim de que o documento possa ser analisado e passar pelas correções de maneira rápida pelos envolvidos.

Aprovação do contrato pelas partes

De comum acordo com o teor do contrato, chegou a hora de efetuar a sua aprovação. É nessa fase que as partes envolvidas na celebração do instrumento contratual assinam o documento, afirmando que concordam com as condições estipuladas nele.

Efetivação contratual

Nessa etapa a empresa providencia todos os procedimentos, materiais e serviços que são necessários para fazer valer as cláusulas do instrumento celebrado. Podemos entender essa fase como a mais extensa do fluxo de contratos, já que o objetivo é assegurar que o acordado seja cumprido de forma integral entre as partes.

Implantação e revisão dos aditivos

Como o mercado é bastante dinâmico, dificilmente um contrato celebrado será estático. Mudanças serão necessárias, mesmo que a fase de planejamento e negociação tenha sido feita com eficiência. É nesse cenário que revisões contratuais são necessárias para fazer as adequações às demandas das partes envolvidas, sendo uma solução para isso o acréscimo de aditivos contratuais. Para tanto, é preciso que essas atividades sejam redigidas e anexadas ao documento original.

Como vimos ao longo desta leitura, a gestão de contratos é essencial para garantir a relação da empresa com seus clientes, fornecedores e demais públicos. Estar atento ao fluxo de contratos e ter profissionais capacitados para gerir essas celebrações — além de contar com ferramentas tecnológicas, a exemplo dos sistemas de gestão — é fundamental para manter a empresa organizada, produtiva e alcançando os resultados traçados.

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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