Gestão de contratos: descubra o que é e sua importância

A gestão de contratos faz parte do dia a dia das empresas e é fator importante para que a organização alcance os resultados almejados. Isso porque passa por ela a performance financeira e operacional das corporações, visando reduzir riscos, analisar e identificar tendências ou mitigar problemas futuros envolvendo uma negociação.

Nesse cenário, as atividades que englobam a gestão de contratos são fundamentais para que a empresa tenha um correto controle dos documentos contratuais, a fim de garantir o funcionamento eficiente da operação, o que também envolve pessoas.

Para ajudar você a entender melhor o que é gestão de contratos e como é possível usar esse recurso para otimizar o dia a dia das corporações, preparamos este artigo. Acompanhe!

O que é gestão de contratos?

Podemos entender por gestão de contratos o conjunto de procedimentos, técnicas, medidas e controles que têm como objetivo proporcionar um eficaz fluxo de trabalho, que envolve diversas variáveis de uma contratação, desde o orçamento até a sua execução. 

Esse processo também abrange negociação entre as partes, redação e debate de cláusulas, cuidados na formalização do documento, até o acompanhamento da entrega do item contratado. Assim, as questões apresentadas na gestão do contrato a serem analisadas dizem respeito desde a fase pré-contratual, no decorrer da fase contratual e também no pós-contratual. 

Ainda, é preciso ficar atento ao sigilo de informações, a prestação de serviços de suporte previstos em contrato, entre outros. Nesse cenário, as obrigações contratuais ganham importância além do âmbito jurídico, já que é preciso preservar a reputação das empresas e dos profissionais envolvidos na negociação.

Nesse cenário, a gestão de contratos é um instrumento necessário para a consecução de dois objetivos, a saber:

• gerenciamento dos riscos envolvidos em todos os períodos do contrato, sendo esse o guia da gestão da empresa para as ações necessárias à prevenção de riscos, atrasos, transtornos e, em última instância, prejuízos;
• satisfação do contratante. Por satisfação podemos entender o resultado que ele espera do trabalho, tanto da parte física quanto da valorização e da conservação do relacionamento com as partes envolvidas na prestação do serviço, o que decorre do reconhecimento de suas habilidades técnicas e administrativas.

Qual a importância da gestão de contratos?

Dedicar-se à gestão de contratos é fundamental para que a sua companhia seja resguardada legalmente para lidar com clientes e fornecedores. Dessa forma, é possível que as atividades corporativas sejam amparadas por regras e normas previstas, o que norteia as tarefas rotineiras e estabelece o acordo entre as partes.

Contudo, a gestão de contratos vai muito além da assinatura de termos. É preciso implementar mecanismos para gerenciar esses contratos de forma adequada, uma vez que isso tornará possível que o documento seja cumprido e alinhado com todas as suas cláusulas.

Nesse sentido, a gestão de contratos tem como objetivo reduzir gastos e eliminar custos desnecessários, enquanto evita prejuízos, assim como trabalha para a melhoria dos lucros da companhia. Assim, uma das principais funções do gerenciamento de contratos é contribuir para melhorar a imagem da corporação diante de clientes e fornecedores.

Além disso, uma boa gestão de contratos traz uma série de vantagens ao negócio. Dentre eles, podemos destacar:

• acompanhamento da tramitação do contrato em suas fases, o que reduz o ciclo de contratação;
• diminuição de desperdícios por descobrir contratos ativos de serviços que não são mais necessários;
• redução de riscos de perda de prazos;
• garantia do exercício do direito pela possibilidade de analisar se o fornecedor cumpriu com as obrigações antes de realizar o pagamento;
• diminuição de riscos trabalhistas e previdenciários ligados aos contratos de terceirização; 
• maior agilidade devido à versão digital do contrato e eliminação do risco de extravios;
• padronização do processo de contratação, evitando etapas negligenciadas;
• melhores condições para a negociação, reajuste ou rescisão do contrato pelo recebimento de avisos com antecedência.

Como fazer uma gestão de contratos eficiente?

A gestão de contratos tem um fluxo contratual que deve ser gerenciado e atrelado à implementação de um conjunto de procedimentos, técnicas e dispositivos que precisam ser usados conforme as etapas que fazem parte do fluxo contratual.

Por esse motivo, é essencial compreender que existe um ciclo de vida contratual que precisa ser gerenciado com o intuito de garantir que as partes contratantes entendam e cumpram as suas responsabilidades. E, principalmente, que tenham ciência da etapa que se encontram essas obrigações. 

Para que você entenda como fazer uma gestão de contratos eficiente, separamos as principais etapas do processo abaixo. Acompanhe!

Solicitação ou pedido

A primeira etapa da gestão de contratos é a solicitação do processo de contratação. Ou seja, é quando o departamento jurídico ou de gestão de contratos recebe um pedido de outro setor, especificando os detalhes do material que está sendo solicitado. Nesta fase, basicamente, é feita a coleta de informações para planejar e redigir o documento do contrato. 

Planejamento do contrato

O planejamento é o próximo passo para que o contrato seja redigido de forma eficiente e deve ter total atenção, a fim de se evitar questões ao longo de todo o fluxo de tramitação deste documento. É no planejamento que serão estabelecidas todas as cláusulas, condições, objetivos, sanções, riscos e obrigações das partes, bem como os prazos. 

Logo, é preciso ter clareza total quanto aos objetivos da celebração do contrato, contribuindo assim para a redução drástica de erros. Isso porque as informações são compartilhadas de maneira transparente, a fim de facilitar a compreensão sobre as responsabilidades antes mesmo do documento ser formalizado.

Redação prévia do contrato

Nessa etapa é interessante contar com o setor jurídico da empresa para proceder à escrita e a revisão do instrumento contratual. Ele precisa ser rigoroso para afastar ambiguidades e termos vagos. Isso porque essas características podem comprometer o conteúdo do contrato, possibilitando diversas interpretações.

Negociação do documento

A negociação é a fase mais importante do fluxo de contratos, pois é nesse momento que o texto pode ser modificado pelos celebrantes. Aqui serão discutidos, por exemplo, o cronograma de execução das atividades propostas pelas partes, objetivando que o contrato esteja alinhado com as expectativas de todos os envolvidos.

Caso a fase de negociação não seja conduzida de maneira adequada, isso pode causar transtornos para a elaboração definitiva da tramitação do contrato. Logo, é dever da empresa criar um canal de comunicação eficiente entre clientes e fornecedores, a fim de que o documento possa ser analisado e passar pelas correções de maneira rápida pelos envolvidos.

Aprovação do contrato pelas partes

De comum acordo com o teor do contrato, chegou a hora de efetuar a sua aprovação. É nessa fase que as partes envolvidas na celebração do instrumento contratual assinam o documento, afirmando que concordam com as condições estipuladas nele.

Efetivação contratual

Nessa etapa a empresa providencia todos os procedimentos, materiais e serviços que são necessários para fazer valer as cláusulas do instrumento celebrado. Podemos entender essa fase como a mais extensa do fluxo de contratos, já que o objetivo é assegurar que o acordado seja cumprido de forma integral entre as partes.

Vale lembrar que os contratos apresentam validade jurídica e fiscal, portanto devem ser armazenados em segurança para consultas futuras depois da assinatura. No caso de documentos com validade longa, é ainda mais importante ter fácil acesso ao contrato para revisão das cláusulas a qualquer momento.

Implantação e revisão dos aditivos

Como o mercado é bastante dinâmico, dificilmente um contrato celebrado será estático. Mudanças serão necessárias, mesmo que a fase de planejamento e negociação tenha sido feita com eficiência. É nesse cenário que revisões contratuais são necessárias para fazer as adequações às demandas das partes envolvidas, sendo uma solução para isso o acréscimo de aditivos contratuais. Para tanto, é preciso que essas atividades sejam redigidas e anexadas ao documento original.

Análise de desempenho

Após finalizar a contratação, é necessário analisar o desempenho dos documentos, isto é, se os serviços estão sendo elaborados de maneira eficiente. A intenção é entender quais pontos devem ser aperfeiçoados e se há falhas no processo de elaboração, execução e encerramento. Esta etapa faz parte da inteligência de negócios e possibilita melhorar constantemente o ciclo de vida dos contratos, buscando a máxima eficiência e produtividade.

Qual a importância da GED na gestão de contratos?

Agora que você viu que a gestão de contratos não é só uma atividade burocrática de monitoramento de prazos e cumprimento de operações, já sabe que ela é uma atividade indispensável nos departamentos jurídicos das empresas.

Realizar uma gestão de contratos eficaz implica, além do monitoramento das etapas apresentadas, em redigir documentos padronizados e coerentes e cláusulas que assegurem o cumprimento das obrigações. E, claro, que o auxílio de um Sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) pode facilitar muito esse trabalho.

Por meio dessa tecnologia, os responsáveis pelo departamento jurídico podem automatizar as etapas, com o objetivo de tornar a gestão de contratos mais célere, sem burocracias e impedimentos. Afinal, o sistema facilita o trabalho do setor, sistematizando processos, ajudando no acompanhamento de prazos, organizando arquivos e ampliando a visualização da gestão de contratos como um todo.

Como vimos ao longo desta leitura, a gestão de contratos é essencial para garantir a relação da empresa com seus clientes, fornecedores e demais públicos. Estar atento ao fluxo de contratos e ter profissionais capacitados para gerir essas celebrações — além de contar com ferramentas tecnológicas, a exemplo dos sistemas de gestão — é fundamental para manter a empresa organizada, produtiva e alcançando os resultados traçados.

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