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Gerenciador eletrônico de documentos: quais são as vantagens de utilizá-lo?

Rodrigo Giosa
Rodrigo Giosa 01/10/2020
Gerenciador eletrônico de documentos: quais são as vantagens de utilizá-lo?

Tendências

Em pleno mundo tecnológico, é quase impossível uma empresa viver sem um Gerenciador Eletrônico de Documentos (GED).

O GED é uma ferramenta que transforma volumes elevados de arquivos de documentos em texto, voz ou imagem para o formato digital. O gerenciamento desse processo é realizado por meio de softwares ou hardwares, que fazem a localização, a captação e o armazenamento dos dados.

Implantar um gerenciador eletrônico de documentos é essencial para a sua empresa, e é sobre isso que vamos falar no decorrer deste artigo. Continue lendo!

Melhora a qualidade dos processos

O gerenciador eletrônico de documentos proporciona melhorias significativas na empresa, o que resulta em qualidade para todos os âmbitos da organização. Qualificar os processos da instituição significa, até mesmo, oferecer qualidade de vida aos colaboradores.

Um processo de qualidade e ágil evita estresse, atraso nas entregas, erros laborais, desentendimento entre funcionários e tantos outros pontos negativos que podem trazer perda de produtividade para o clima organizacional e para os valores orçamentários da organização.

O GED motiva os colaboradores a manterem o foco nos serviços, sem que eles precisem levantar para ir ao arquivo físico em busca de documentos. Com um software instalado no computador, o acesso a esses documentos é resolvido em pouco tempo, para que o trabalho tenha o resultado esperado.

O cliente é a “peça” fundamental para que o negócio se desenvolva e tenha bons resultados. O GED melhora a qualidade no atendimento do cliente por realizar as ações de forma rápida e precisa.

Oferece agilidade para os processos de comunicação e informação

Praticidade e agilidade são dois quesitos indispensáveis para que os giros de comunicações e informações aconteçam na empresa de forma dinâmica e acelerada. Uma comunicação interna eficaz contribui para que os trabalhos dos setores e os feedbacks sejam mais rápidos. Assim, as conclusões das atividades diárias acontecem de forma ágil e, como consequência, a empresa também cresce com celeridade.

Cria um sistema que oferece segurança e eficiência

A guarda de documentos da empresa é um assunto sério e que precisa ser muito bem tratado. O gerenciador eletrônico cria um sistema que disponibiliza auditoria e acesso monitorado aos documentos. Por isso, traz mais segurança a todos os arquivos da organização. A eficiência do GED é notória quando o processo é realizado por uma instituição que trabalha com seriedade no que se refere ao sigilo documental. 

Gera maior produtividade para o negócio

Agilidade no serviço é sinônimo de produtividade. Esse é um dos objetivos do GED. É motivador para o colaborador ter um sistema que oferece agilidade para o seu dia a dia e que facilita a procura por um documento urgente. O gerenciamento eletrônico contribui para que todos os documentos sejam encontrados e visualizados com um breve clique.

Como percebemos, o gerenciador eletrônico de documentos é uma ferramenta que pode potencializar o ritmo de trabalho do seu negócio e elevar a produtividade. No entanto, é fundamental escolher uma empresa renomada no assunto e que ofereça recursos tecnológicos inovadores, como a eBox Digital.

Entendeu como o GED pode fazer toda a diferença na sua empresa. Então, faça contato conosco e transforme a sua organização!



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Rodrigo Giosa
Escrito por

Rodrigo Giosa

Lidera o time de tecnologia e inovação da eBox. Mais de 20 anos de experiência, sempre "codando" e liderando times de tecnologia. É obcecado por segurança e sistemas de alta performance.

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