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Saiba como evitar fraudes em documentos digitalizando com certificação digital.

Rodrigo Giosa
Rodrigo Giosa 27/07/2018
Saiba como evitar fraudes em documentos digitalizando com certificação digital.

Segurança

Digitalizar documentos está se tornando uma prática cada vez mais procurada pelas empresas, principalmente por causa das vantagens que esse processo traz. Uma delas é a redução da possibilidade de fraudes em documentos, algo que, sem dúvidas, é um problema que precisa ser evitado. Veja em nosso artigo como a digitalização ajuda nesse sentido, garantindo a integridade dos documentos originais e facilitando o acesso às informações de um modo mais protegido.

Mantenha os dados seguros

Quantas vezes você já não procurou por um documento impresso e não o encontrou? Ou mesmo até conseguiu acessá-lo, mas ele estava danificado pela ação do tempo, ou mesmo por manuseio indevido? Isso é bastante comum, inclusive na vida pessoal. Nas empresas, essa situação pode ser algo ainda mais crítico. É, inclusive, inviável manter arquivos gigantescos, que são totalmente disfuncionais e atrapalham a rotina das atividades. Além disso, há uma possibilidade muito grande de que a utilização contínua dos documentos impressos acarrete em perdas de dados ou até extravios, o que favorece a ocorrência de fraudes. Desse modo, uma vez que o documento original for digitalizado, a capacidade de ter controle sobre ele passa a ser bem maior. Esse processo também diminui a quantidade de erros, mantém as informações nítidas, minimiza a possibilidade de prejuízos financeiros e reduz o custo com papéis, impressões e armazenagem. Atualmente, é possível, inclusive, digitalizar documentos com certificação digital, o que garante a autenticidade das informações e aumenta, ainda mais, a segurança. Por meio da utilização do blockchain, por exemplo, é possível descentralizar a informação, garantindo a autenticidade e a privacidade. Essa tecnologia funciona como uma estrutura de dados, contabilizando toda e qualquer movimentação dos documentos e registrando cada uma das ações, por meio de assinaturas digitais asseguradas, sem possibilidade de adulteração. Os dados são distribuídos em uma rede de servidores localizados em diversas partes, porém com uma única entrada e registro de todas as cópias. Para que o estado de uma transação seja alterado, é necessário que haja consenso entre todas as partes que contêm os dados relativos a determinado documento. Isso torna ainda mais difícil a possibilidade de fraudes e de exclusão dos itens, já que as informações passam a ser múltiplas e redundantes, com cópias atualizadas constantemente em diversos computadores ao redor do mundo.

Controle quem acessa os documentos

Por meio de um sistema de gerenciamento eletrônico de documentos, é possível monitorar quais foram os colaboradores que o acessaram e em que momento. Isso é importante, pois caso uma fraude eventualmente venha a ser identificada, a empresa pode encontrar os prováveis responsáveis e aplicar as punições que estiverem previstas em seus códigos de conduta, ou mesmo acioná-los judicialmente. Quando um sistema desse tipo é implantado, ocorre, inclusive, uma maior conscientização por parte dos funcionários que passam a evitar qualquer tipo de deslize, visto que sabem que estarão sujeitos a essa exposição.

Preserve os originais inalterados

A prática de digitalização de documentos possibilita a utilização de cópias digitais, preservando o documento original sempre íntegro e armazenado de forma correta, em local seguro. Isso gera um benefício duplo. Além de ser bem mais difícil adulterar um documento digital, caso aconteça, a empresa poderá checar as informações verdadeiras nas certidões originais. Com certeza, o desenvolvimento das atividades que dependem das informações contidas nesses documentos se torna bem mais simples e dinâmico. A digitalização tem se tornado uma realidade cada vez mais próxima das empresas, principalmente pelo excelente custo-benefício observado. Além de facilitar o acesso às informações, essa prática aumenta a segurança e evita que ocorram fraudes em documentos, algo que pode fazer toda a diferença no bom andamento de seu negócio. Quer saber mais a respeito do controle eletrônico de documentos? Assine nossa newsletter e fique sempre pode dentro das novidades!

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Rodrigo Giosa
Escrito por

Rodrigo Giosa

Lidera o time de tecnologia e inovação da eBox. Mais de 20 anos de experiência, sempre "codando" e liderando times de tecnologia. É obcecado por segurança e sistemas de alta performance.

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