O que é e como fazer a preservação digital de documentos? Entenda!

Preservação digital é um conjunto de atividades executada no universo corporativo para garantir o acesso contínuo aos documentos digitais pelo tempo que for preciso. Os profissionais especializados realizam todas as ações necessárias para manter o acesso aos materiais e às informações preservadas além dos limites das falhas, mudanças organizacionais ou adoção de novas tecnologias.

Sem a preservação digital, que requer atenção frequente por parte dos gestores, os documentos podem ficar à mercê de diversos riscos, inclusive a perda de arquivos. Além disso, o avanço tecnológico pode tornar os conteúdos inutilizáveis, à medida que os softwares ou soluções que os interpretam se tornam obsoletos e afetam o armazenamento.

Gostaria de compreender melhor o conceito de preservação digital de documentos e de obter dicas de como fazer isso? Siga em frente! 

O que é preservação digital de documentos?

A preservação digital de documentos é um processo indispensável por meio do qual os dados são preservados em formatos que asseguram a sua durabilidade, usabilidade e integridade intelectual das informações. Trata-se de um esforço formal cuja finalidade é garantir que a informação de valor permaneça utilizável e acessível a todos os interessados.

O objetivo da preservação digital é a renderização objetiva e precisa dos conteúdos preservados ao longo do tempo. Os procedimentos envolvem alocação de recursos, planejamento, uso de métodos e tecnologias de preservação, bem como a combinação de estratégias, culturas, políticas e ações para superar os desafios que surgem com as mudanças tecnológicas.  

Para que serve a preservação digital de documentos?

O processo serve para manter uma grande quantidade de dados em segurança para a gestão das empresas e para evitar a deterioração física de documentos que pode causar perdas irreparáveis. Com os procedimentos, os arquivos são mantidos em um repositório para não serem alterados maliciosamente, perdidos ou danificados e para poderem ser fornecidos aos usuários. 

A preservação digital possibilita a compreensão e a interpretação das informações armazenadas pelos profissionais de várias áreas. Os registros do conteúdo podem mostrar onde os dados foram armazenados, quem é responsável por eles e qual é a sua utilidade. As ações permitem manter cópias múltiplas e verificar frequentemente a integridade dos documentos digitais. 

Qual é a importância da preservação digital de documentos?

Enormes quantidades de informações são produzidas durante as rotinas diárias dos colaboradores de uma empresa. Algumas delas têm um valor a longo prazo, enquanto outras são temporárias, mas todas exigem atenção para não serem perdidas e gerem custos para serem recuperadas. Os ativos digitais podem ser dados empresariais capazes de impulsionar a geração de receitas. 

Quais são os principais benefícios da preservação digital de documentos?

A preservação digital é uma necessidade que surge devido à vida útil dos documentos usados na gestão empresarial. Os discos rígidos podem se tornar inutilizáveis ​​no decorrer dos anos por vários motivos e as tecnologias obsoletas podem começar a perder dados. Veja a seguir algumas vantagens de aderir e utilizar esse processo no seu negócio! 

Segurança

O principal benefício da preservação digital é a segurança dos arquivos digitais, pois ela retém os dados estão completos e inalterados em todos os sentidos. As empresas podem recorrer a soluções atualizadas e projetadas para assegurar a integridade das informações e garantir que elas sejam registradas exatamente como o gestor pretende.

Recuperação garantida

Se for preciso fazer uma recuperação posterior, por exemplo, os profissionais especializados que atuam no ramo recuperam os arquivos e se responsabilizam para serem os mesmos de quando foram gravados. Consequentemente, não ocorrerão alterações intencionais ou acidentais, já que quem realiza o processo consegue agir adequadamente para evitar modificações no conteúdo.  

Evita perdas

Os esforços de preservação digital podem evitar perdas, reduzir prejuízos e solucionar uma série de questões que geram preocupações aos gestores. Eles contribuem para a longevidade da informação e, ao contrário das estratégias temporárias e tradicionais ou das soluções mais permanentes, o conceito abarca um processo contínuo e ativo.

A preservação digital se concentra na solução, na tecnologia e na construção de uma infraestrutura com uma abordagem flexível, com ênfase no desenvolvimento contínuo e na interoperabilidade. Os procedimentos incorporam atividades para facilitar a disponibilidade dos documentos digitais no futuro e o seu acesso por pessoas autorizadas pelas empresas para aprimorar as tomadas de decisões.  

Confiabilidade

As empresas que realizam a preservação digital esforçam-se por manter registros autênticos e do modo como foram recebidos. Sendo assim, é um processo que oferece confiabilidade, serviços de excelente qualidade e livres de adulteração. Isso significa que o conteúdo e os dados registrados permanecerão inalterados, tendo em vista que a autenticidade dos arquivos é preservada. 

Como fazer a preservação digital de documentos?

Para criar um registro de ativos digitais é necessário fazer avaliações para entender a natureza dos documentos que serão preservados. A análise servirá para avaliar a importância da documentação, planejar ações de preservação digital e identificar prioridades. É importante fazer um mapeamento detalhado, registrando os arquivos por assunto, função, origem e motivo da retenção. Confira outras dicas!

Identifique um profissional responsável

O primeiro passo é decidir quem assumirá a responsabilidade de fazer a preservação digital da sua empresa. Avalie as condições da sua organização e verifique se ela tem capacidade técnica para executar o processo. Caso perceba que falta infraestrutura e profissionais capacitados, você pode contratar uma empresa que preste esse tipo de serviços.

Considere as soluções tecnológicas 

As etapas da preservação digital requerem tecnologias para realizar o armazenamento ou arquivamento de documentos e garantir a segurança da informação. É preciso ter dispositivos capazes de proteger os dados dos arquivos digitais e ferramentas que facilitem o check-in ou a conferência dos arquivos sempre que forem recebidos. Isso ajudará a fornecer cópias e aumentará as chances de uma gestão bem-sucedida.

Crie uma lista de arquivos verificáveis

Ao longo do tempo, você terá que averiguar se os arquivos digitais estão sendo preservados. Por este motivo, é crucial registrar exatamente quais arquivos estão na sua posse e serão destinados à preservação digital. É, portanto, essencial criar uma lista verificável dos documentos que serão protegidos e resguardados. É possível registrar os nomes de arquivos, tamanhos, locais, entre outros. 

Entendeu o que é e como fazer a preservação digital de documentos? Ao fazer o processo da forma adequada, ficará mais fácil conferir se os arquivos estão sem danos e presentes quando forem solicitados. A eBox Digital é especializada na gestão e guarda documental, disponibiliza serviços e produtos para armazenar documentações físicas de forma organizada e acessível. 

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