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Como tornar o fluxo de documentos mais inteligente em sua empresa?

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 04/07/2019
Como tornar o fluxo de documentos mais inteligente em sua empresa?

Segurança

Grande parte dos processos dentro de uma empresa gera algum tipo de documentação, que deve ser utilizada nas próximas etapas. Por exemplo, ao receber um produto de um fornecedor, é lançada uma nota fiscal de entrada, que precisa ser encaminhada para a logística e, depois, para a contabilidade. Por fim, o documento deve ser armazenado dentro dos prazos previstos em lei — que duram, em média, 5 anos. Portanto, é imprescindível que sua empresa tenha um fluxo de documentos mais inteligente, para que a documentação chegue ao seu destino e não seja desviada. Afinal, a perda dela pode ter consequências tanto operacionais quanto legais, principalmente no caso de documentos fiscais. Quer saber como tornar esse processo mais eficaz? Confira o nosso post!

Como a gestão de fluxo de documentos funciona?

A gestão de fluxo de documentos refere-se a todos processos e ferramentas utilizados para facilitar o acesso e o armazenamento de informações. O primeiro passo para ter sucesso nessa estratégia é realizar um mapeamento de toda movimentação de registros dentro da sua empresa. Com isso, assim que receber um documento, o funcionário já saberá qual é o destino dele rapidamente. Depois, é hora de definir uma política de armazenamento, detalhando os locais, as categorias de organização, as permissões de acesso, os procedimentos de descarte etc. No entanto, apesar de essenciais, essas etapas não são capazes de otimizar o fluxo sozinhas.

Como a tecnologia pode ajudar na gestão do fluxo de documentos?

Na verdade, o grande diferencial é a utilização da tecnologia de Gestão Eletrônica de Documentos (GED), um sistema especializado na área. Com ela, você pode digitalizar os documentos, facilitando a transmissão de dados. Em vez de uma pessoa tirar cópias e entregar os documentos de mão em mão, será preciso apenas digitalizá-los uma vez e disponibilizar a todos os interessados. Além disso, um bom GED também tem ferramentas para a gestão de documentos físicos, que devem ser guardados conforme a regulamentação governamental. Assim, você poderá armazenar, organizar e indexar tanto os digitais quanto os físicos em uma mesma plataforma.

Quais as vantagens de um GED?

O principal benefício de um GED é a redução do risco de extravios ou perdas de papéis importantes, pois tudo é digitalizado e hospedado na nuvem. Entretanto, as vantagens não param por aí, a sua empresa ganha muito mais agilidade, visto que as buscas pelos documentos duram menos de um minuto. Com isso, um fluxo que demoraria algumas horas poderá ser concluído em segundos. Também há uma melhora na organização do escritório, reduzindo a papelada que fica espalhada nas mesas dos funcionários, por vezes, comprometendo a produtividade deles. Assim, você não terá nenhuma pessoa deixando de fazer uma tarefa por ainda estar esperando a entrega de um papel importante. Atualmente, há empresas especializadas em ferramentas para a gestão do fluxo de documentos. Elas oferecem serviços muito completos, que vão desde a digitalização até a destruição eletrônica da documentação. Essas ferramentas são versáteis e podem ser inseridas em todos os departamentos, além de serem intuitivas e práticas — o que facilita a aceitação por seus funcionários. Quer saber mais sobre as melhores ferramentas de gestão de documentos do mercado? Então, não deixe de entrar em contato com nossa empresa!

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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