Segurança
Documentos sigilosos consistem naqueles que apresentam dados pessoais e funcionais a respeito da vida privada, honra, imagem, diagnóstico médico, ação judicial e intimidade de algum indivíduo. Sendo assim, saber guardar esses documentos é essencial para evitar maiores contratempos, uma vez que eles jamais podem ser divulgados de forma pública.
Nesse sentido, é necessário ressaltar que uma empresa que trabalha com documentos de clientes, colaboradores e fornecedores precisa ter boas estratégias de armazenamento. Esses documentos apresentam informações críticas, e o armazenamento deles precisa ser prioridade em uma organização.
Continue a leitura e saiba mais sobre como armazenar esses documentos com mais segurança!
Como os documentos se classificam?
Os documentos sigilosos apresentam diferentes classificações. Saber quais são elas é fundamental para conseguir deixá-los em segurança. Confira!
Informações dos clientes
As empresas precisam saber armazenar os dados dos clientes, visto que eles são considerados documentos sigilosos. Isso envolve endereços residenciais, nomes, CPF, número de cartão de pagamento, e-mail, entre outros. Essas informações são alvos de ataques virtuais, por essa razão, é preciso que elas estejam seguras.
Dados bancários
Caso alguém consiga ter acesso às suas informações financeiras, poderá roubar sua identidade e criar contas e cartões de crédito com seu nome. Existem criminosos especializados em obter número de cartão de crédito, código de segurança de cartões e senhas bancárias. Logo, esses dados são considerados sigilosos e precisam ser armazenados de forma correta.
Declarações fiscais
Se você gerencia sua própria empresa ou contrata algum colaborador, ter os registros fiscais é uma obrigação legal. Dessa forma, ter todos os documentos e recibos devidamente organizados pode fazer toda a diferença durante a prestação de contas do negócio.
Nesse sentido, é importante ressaltar que é exigido por lei armazenar todos os documentos fiscais e comprovantes por pelo menos cinco anos. Portanto, é preciso contar com um meio eficiente de deixá-los seguros.
Contratos comerciais
Os contratos são informações confidenciais da organização e dos clientes. Afinal, eles apresentam diversas informações pessoais , como nome do contratante, valor dos serviços prestados e o que foi recebido.
Informações do colaborador
As informações relacionadas aos funcionários precisam ficar em um local seguro, uma vez que apresentam nomes, números de seguridade social, endereços e informações bancárias.
Qual a melhor opção para armazenar documentos sigilosos?
Existem algumas formas de armazenar documentos, como guardá-los ou digitalizá-los. A digitalização de documentos sigilosos é uma das soluções mais eficientes para mantê-los seguros e longe de falhas humanas.
Além disso, com esse método de armazenamento, o empreendedor consegue economizar um valor significativo com espaço, tempo e mão de obra. Saiba que não será mais necessário destinar colaboradores para cuidar dos arquivos e será muito rápido e prático encontrá-los. As salas utilizadas para guardá-los poderão ser destinadas a outras importantes atividades dentro do negócio.
Até os funcionários mais experientes em arquivar os documentos podem gastar muito tempo em sua busca, especialmente quando são dados antigos. Saiba que essa demora pode ocasionar diversos contratempos para a instituição, já que os processos ficam parados.
Essa etapa pode ser otimizada se o funcionário realizar as buscas em um software. Ao fazer uma transferência dos dados para a nuvem, é possível organizá-los de várias maneiras e, assim, deixar a procura mais fácil.
Um dos maiores benefícios em realizar a digitalização é a segurança proporcionada. Diversas situações ruins podem acontecer caso os papéis fiquem guardados, como incêndios. Ao armazenar os documentos sigilosos na nuvem, o único perigo que existe é o acesso não autorizado aos arquivos. Mas as plataformas estão cada dia mais seguras e protegidas por senhas. Ainda, é válido ressaltar que os sistemas disponibilizam a realização de backup para conseguir recuperar quaisquer dados perdidos ou roubados.
Atualmente , as empresas precisam apresentar um diferencial para conseguir se destacar no mercado e, dessa forma, potencializar suas vendas. Logo, uma maneira de fazer isso é a digitalização de documentos, uma vez que garante menos contratempos ao acessar os cadastros dos consumidores, o que proporciona maior agilidade durante o atendimento.
Saiba que o administrador que tem o controle do software de gestão é informado sobre o momento em que as informações foram acessadas. Ao guardar os documentos em uma sala, essa tarefa só seria possível se um funcionário fosse pago para realizar o monitoramento do local.
Ao deixar os documentos guardados durante muito tempo, é normal que eles comecem a perder a nitidez. O papel é frágil e pode ser rasgado com facilidade. Quando eles são digitalizados por ferramentas especializadas, esse processo não ocorre, e as imagens ficam nítidas.
Sendo assim, deixar os documentos sigilosos em uma sala não é nada satisfatório para quem deseja garantir um atendimento de qualidade e um armazenamento de dados seguro. Quando as informações são guardadas nesse tipo de local, as chances de perda são grandes, o que pode afetar o desempenho da companhia na área de atuação.
Quais as ações necessárias para armazenar os documentos com segurança?
Para conseguir armazenar os documentos sigilosos com segurança, é preciso seguir algumas ações para que o processo seja eficiente e tenha bons resultados. Veja o que deve ser feito!
Cuidar de dispositivos eletrônicos
Ao digitalizar os documentos, eles ficam armazenados nos dispositivos eletrônicos de sua empresa. Para que o acesso ocorra de forma rápida e prática, é necessário cuidar desses dispositivos eletrônicos, uma vez que neles ficam salvas as senhas.
Utilizar as configurações de segurança do G Suite
Para garantir a segurança dos documentos, é preciso utilizar as configurações do G Suite. Com elas, é possível deixar as informações da empresa mais protegidas contra possíveis hackers.
Como vimos, buscar meios de garantir a segurança dos documentos sigilosos é essencial. Isso porque não é nada satisfatório perder informações importantes a respeito do negócio, dos colaboradores e dos funcionários.
Essa situação pode proporcionar diversos problemas para a instituição. Por isso, é primordial ter cuidado e zelo pelos documentos sigilosos. Para isso, é válido contar com as diversas ferramentas de armazenamento disponíveis no mercado. Elas ajudam a deixar esses dados mais protegidos contra ações de criminosos.
Gostou do nosso post? Então, aproveite para descobrir as diretrizes da Lei da Digitalização de Documentos!
