Voltar para o blog

O que é tabela de temporalidade de documentos e como criar uma?

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 22/01/2020
O que é tabela de temporalidade de documentos e como criar uma?

Segurança

Independentemente do segmento de atuação de um negócio, é comum, com o passar dos anos, a acumulação de documentos por conta de processos e demandas do cotidiano corporativo, que causam problemas e afetam a gestão. O fato é que diversos empreendedores têm dúvidas sobre o armazenamento desses documentos, sobretudo com relação ao prazo de guarda dos arquivos e à maneira de fazer isso de forma segura e prática. Diante disso, foram criados métodos para otimizar o processo de arquivamento de toda documentação de um negócio, baseados no ciclo de vida dos documentos, de modo que os gestores consigam organizá-la com mais facilidade e por tempo determinado. Um deles é conhecido como tabela de temporalidade — um instrumento de gestão que define o prazo de existência de um documento e o destino dele após o término do prazo. Quer conhecer as principais informações a respeito da tabela de temporalidade de documentos? Acompanhe nosso artigo e saiba mais sobre o assunto!

O que é a tabela de temporalidade?

A maioria dos documentos dos órgãos públicos tem um período de validade predeterminado, conhecido como temporalidade do documento. Por esse motivo, os órgãos administrativos estabeleceram a existência de um instrumento para definição dos prazos de duração e dos procedimentos realizados. Desse modo, a tabela de temporalidade constitui uma importante ferramenta da gestão de documentos, em que são determinados períodos para a eliminação de forma racional dos arquivos da empresa.

Para que ela serve e quais áreas devem utilizá-la?

O principal objetivo de uma tabela de temporalidade é controlar o volume de emissão de documentos de forma eficiente e segura, por meio da limitação do período de armazenamento dos arquivos. Com o propósito de evitar a acumulação de arquivos desnecessários e a dificuldade de acesso a eles, é estabelecido um tempo de arquivamento que não deve ultrapassar cinco anos. Nesse caso, documentos com tempo de valor probatório extenso poderão ser enviados à divisão de Documentação Intermediária do Arquivo Público do Estado. A previsão é que o recolhimento desses arquivos seja realizado por órgãos públicos que tenham informações acerca do funcionamento de sua ocupação na sociedade.

Qual é a sua importância para uma boa gestão de documentos?

Com a tabela de temporalidade, é possível prever e evitar possíveis danos e falhas no processo de guarda dos documentos, já que a ferramenta permite analisar critérios e acompanhar as fases de armazenamento, de maneira prática, segura e organizada. Além disso, diversos benefícios são garantidos com o recurso, como diminuição da ocupação do espaço físico, definição de fluxos, agilidade na recuperação de informações, redução de custos operacionais, eficácia no processo de gestão de documentos, entre outros.

Como criar uma tabela de temporalidade?

Agora que você já conheceu as principais informações acerca da tabela de temporalidade, apresentaremos três etapas básicas para a sua criação. Confira!

Separar os assuntos por hierarquia de atividades e funções

Trata-se da primeira coluna do documento em questão, em que deve ser especificado o tipo de documento, como: contratos de prestação de serviços, atestados de saúde, folha de ponto, entre outros. Além disso, é importante conhecer a frequência de uso do documento no decorrer da rotina.

Definir o período em que o documento deve permanecer arquivado

Primeiramente, é determinado o ciclo de vida do documento e, posteriormente, define-se o período obrigatório do seu armazenamento, que pode ser em meses, anos ou permanente. Lembrando que é importante consultar a tabela de temporalidade conforme a legislação em vigor.

 Estabelecer a destinação final e adicionar as observações necessárias

Por fim, essa etapa determina para onde o documento será conduzido ao concluir o ciclo de vida. Entre as opções de destino, estão: eliminação, arquivo morto, digitalização e arquivamento em mídias. Além disso, é importante inserir um espaço para observações, dados adicionais e justificativas associadas ao documento, para auxiliar e facilitar o destino. Gostou do nosso artigo sobre tabela de temporalidade de documentos? Agora, que tal saber como tornar o fluxo de documentos mais inteligente em sua empresa?

Gostou? Inscreva-se e receba novidades!

Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

Confira outros artigos

Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa

Gestão

Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa
Leia mais
Sustentabilidade em tempos digitais: como exercitar?

Tendências

Sustentabilidade em tempos digitais: como exercitar?
Leia mais