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Como funciona inteligência documental no RH?

Rodrigo Giosa
Rodrigo Giosa 03/05/2022
Como funciona inteligência documental no RH?

Gestão

O setor de recursos humanos é parte fundamental de toda empresa. Além de cuidar dos colaboradores, da comunicação interna da companhia e do processo de recrutamento e seleção, ele manipula centenas de documentos todos os dias.

Geralmente, organizar e gerir esses documentos pode ser uma tarefa difícil. Por isso, com o avanço das tecnologias, diversas empresas têm apostado em novas estratégias para melhorar as operações.

Nesse caso, a inteligência documental no RH é uma alternativa que pode ajudar a agilizar todos os processos que envolvem documentação no setor, por meio do armazenamento de documentos e arquivos na nuvem, com facilidade de acesso e toda segurança para que não haja perdas.

Neste artigo, explicaremos como funciona a inteligência documental no RH, destacando suas principais vantagens. Acompanhe a leitura e fique por dentro do assunto!

O que é e como funciona a inteligência documental no RH?

De maneira simplificada, a inteligência documental consiste na capacidade de os sistemas computacionais reconhecerem, analisarem e extraírem informações relevantes dos documentos de maneira automática, auxiliando seus usuários na tomada de decisão mais rápida e eficiente.

Trata-se de uma nova forma de organização e armazenamento de documentos que facilita a vida dos colaboradores, sobretudo do setor de RH, já que tem por objetivo facilitar a entrada e o manuseio dos documentos digitalmente, evitando trabalhos operacionais repetitivos e possibilitando que a equipe tenha mais tempo para suas atividades estratégicas.

Para isso, utiliza-se o Sistema de Gerenciamento Eletrônico de Documentos (GED), um software específico para a gestão de documentos em formato digital, que facilita o controle, o armazenamento, o compartilhamento e a recuperação das informações existentes de determinada empresa. Ele possibilita aos usuários acessarem os documentos de maneira ágil e segura, geralmente a partir de um navegador web, podendo visualizá-los em diversas localidades. Isso facilita o trabalho da equipe de RH, por exemplo, já que não precisarão sair de seu local de trabalho para acessá-los.

É importante destacar que, atualmente, a necessidade de investir em inteligência documental no RH se tornou indispensável devido à implantação do eSocial — uma plataforma online do governo que unifica a entrega das obrigações trabalhistas para empresas.

Ou seja, o sistema obriga os empregadores a comunicar ao Governo, de maneira unificada, as informações fiscais, previdenciárias e trabalhistas relacionadas aos funcionários das empresas, como vínculos, aviso prévio, folha de pagamento, informações sobre FGTS, entre outros. Dessa forma, para atender a essa nova obrigação, as instituições devem compreender a importância de manter todos documentos no formato digital. 

Qual o seu papel para garantir a segurança contra perdas de documentos?

Tendo em vista que a segurança das informações é de grande importância para qualquer negócio, é evidente que a inteligência documental se torna uma grande aliada. Afinal, com a possibilidade de armazenar os documentos em um sistema, eles ficam salvos da perda e da deterioração pelo tempo.

Em geral, isso acontece porque os arquivos ficam protegidos nos servidores a partir de técnicas de criptografia e certificado digital, além de contar com o armazenamento em nuvem, evitando que as informações sejam alteradas por terceiros, dificultando, assim, fraudes e prejuízos para a empresa. Soma-se a isso outra vantagem indispensável: a garantia de que todos as ações da empresa estão em conformidade com a Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD) e outras Políticas de Privacidade.

Nesse contexto, o acesso aos documentos é controlado e pode ser alterado para cada área da empresa, o que significa que somente pessoas autorizadas do RH terão permissão para acessar arquivos e documentos do sistema. Isso evita que dados confidenciais caiam nas mãos erradas e reduz significativamente o risco de violações de dados.

Vale lembrar que, quando as informações são perdidas ou extraviadas, isso não só prejudica gravemente a reputação da empresa envolvida, como também reduz a confiança em sua capacidade de conduzir os negócios e pode gerar consequências legais pela perda de informações privilegiadas.

Quais as vantagens de investir na inteligência documental no RH?

Investir na inteligência documento no RH, sem dúvida, garante diversos benefícios, já que a automatização simplifica as tarefas e reduz o esforço na gestão dos documentos, tirando dos profissionais o peso de operações repetitivas e manuais, tornando-os mais eficazes e produtivos.

A seguir, listamos as principais vantagens da inteligência documental no RH!

Facilita o acesso a grande volume de informações

Encontrar informações em uma pilha de documentos pode ser frustrante e levar algum tempo. Por isso, para que não aconteçam situações como essa, a inteligência documental é imprescindível, pois, com o apoio da tecnologia, é possível garantir o acesso de forma ágil e segura. Assim, o tempo que seria gasto buscando documentos pode ser investido na produção de outras demandas do departamento. 

Aumenta a produtividade

A partir do momento que os arquivos se tornam digitais, as informações ficam devidamente estruturadas e organizadas e, como tal, podem ser acessadas em segundos pelos profissionais. Logo, o setor de recursos humanos se torna bem mais produtivo, além de ficarem muito mais libertos para tarefas de maior impacto para a empresa. 

Reduz as chances de perder os arquivos com o passar do tempo

Quando há um volume considerável de documentos no setor e as informações se encontram desestruturadas e desorganizadas, as chances de perda ou extravio são maiores. Dado o elevado volume de documentos no setor de RH, é fundamental ter o arquivo devidamente catalogado e organizado para que esse tipo de situação não ocorra.

Mas, com o sistema de gestão, todos os documentos ficam armazenados na nuvem e podem ser acessados apenas por pessoas autorizadas, a partir de login e senha, o que reduz significativamente as chances de perda e vazamento de informações.   

Economia de tempo e custos

Outra vantagem importante da inteligência documental é a redução de tempo perdido buscando papeis e, consequentemente, de custos operacionais. Afinal, sem a burocracia da gestão manual, o departamento de RH pode se dedicar a atividades mais estratégicas, como atrair e reter bons talentos no mercado. Tudo isso traz muitos efeitos na rotina de trabalho e na produtividade da equipe, além de gerar impactos financeiros. 

Como vimos, a rotina dos profissionais da área de recursos humanos inclui o manejo de diversos documentos, e utilizá-los de forma digital pode, além de facilitar as tarefas do dia a dia, melhorar a produtividade da empresa. Por esse motivo, a inteligência documental no RH pode ser uma excelente ferramenta para tornar os processos da empresa mais eficientes.

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Rodrigo Giosa
Escrito por

Rodrigo Giosa

Lidera o time de tecnologia e inovação da eBox. Mais de 20 anos de experiência, sempre "codando" e liderando times de tecnologia. É obcecado por segurança e sistemas de alta performance.

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