Guarda de documentos: como funciona e por que escolher esse serviço?

A guarda de documentos é um processo muito importante dentro da empresa. Isso porque todos os documentos contêm informações importantes e até mesmo sigilosas sobre a empresa e seus clientes, o que faz com que a sua proteção seja mais do que necessária para evitar problemas.

É nesse momento que é preciso estar atento à forma que esses documentos são armazenados, pois a empresa, muitas vezes, não têm espaço suficiente e nem mesmo colaboradores especializados nesse quesito — e é aqui que entra a importância de um serviço de guarda de documentos.

Quer saber mais sobre isso? Continue a leitura do artigo até o final e entenda por que ele é tão importante.

O que é e como funciona o serviço de guarda de documentos?

O serviço de guarda de documentos refere-se a uma solução oferecida por empresas especializadas para armazenar e proteger documentos físicos ou digitais em nome de seus clientes. Esses documentos podem incluir arquivos importantes, registros legais, contratos, comprovantes fiscais, entre outros.

O funcionamento do serviço de guarda de documentos geralmente envolve os seguintes passos. Acompanhe.

Coleta

Os documentos são coletados no local designado pelo cliente. Isso pode ser feito por meio de um serviço de transporte especializado ou por agendamento de entrega pelos próprios clientes.

Indexação

Após a coleta, os documentos são cuidadosamente indexados. Isso envolve atribuir identificadores únicos a cada item, como números de referência ou códigos de barras. Esse processo facilita a recuperação dos documentos, quando necessário.

Armazenamento seguro

Os documentos são armazenados em locais seguros, projetados para proteger contra roubos, incêndios, inundações e outros danos físicos. Dependendo do serviço contratado, os documentos são mantidos em instalações altamente protegidas, como cofres, salas climatizadas ou servidores seguros.

Acesso e recuperação

Quando os clientes precisam acessar ou recuperar seus documentos, eles podem fazer uma solicitação à empresa de guarda de documentos. Normalmente, existem opções para solicitar a entrega física dos documentos ou obter acesso digital a versões escaneadas e digitalizadas.

Destruição segura

Se os clientes desejarem descartar documentos após um determinado período, ele pode ter acesso à destruição segura. Isso pode incluir a eliminação adequada de documentos físicos ou a eliminação segura de arquivos digitais, garantindo a privacidade e a conformidade com as leis de proteção de dados.

Por quanto tempo é necessário guardar documentos?

A guarda de documentos pode variar dependendo das regulamentações legais e dos requisitos específicos de cada empresa ou setor. 

Não há uma resposta única para a duração exata que uma empresa deve guardar seus documentos, pois isso pode depender de vários fatores, incluindo a natureza do negócio, as leis e regulamentos aplicáveis e as políticas internas da empresa.

No entanto, selecionamos aqui estão algumas diretrizes gerais sobre o tempo de retenção de documentos comuns:

• documentos fiscais: normalmente, os registros fiscais, como recibos, faturas, comprovantes de pagamento de impostos e registros contábeis, devem ser mantidos por 5 a 7 anos, geralmente. Isso é importante para garantir a conformidade com as obrigações fiscais e para qualquer eventual auditoria;
• documentos legais: contratos, acordos legais e outros documentos legais importantes devem ser mantidos por um período mais longo. Em geral, é aconselhável conservar esses documentos por pelo menos 10 anos ou mesmo permanentemente, dependendo das leis e regulamentos do país;
• documentos trabalhistas: registros relacionados a funcionários, como contratos de trabalho, folhas de pagamento, registros de horas trabalhadas e benefícios, devem ser mantidos por um determinado período após o desligamento do colaborador;
• documentos corporativos: documentos internos da empresa, como relatórios financeiros, registros de reuniões, políticas e procedimentos, podem ter prazos de retenção diferentes, dependendo das necessidades e políticas internas da organização

É importante ressaltar que essas são apenas diretrizes gerais e é essencial consultar especialistas jurídicos e contábeis para garantir a conformidade com as regulamentações específicas do país e setor em que a empresa opera.

Por que contratar um serviço de guarda de documentos?

Quantas vezes você teve problemas com a falta de espaço para guardar os documentos da sua empresa? Ou pior: quantas vezes teve problemas com o extravio de documentos importantes ou simplesmente teve muita dificuldade para encontrá-lo?

Pois bem, essa é a realidade de muitas empresas que ainda não contam com um serviço eficiente de guarda de documentos. Veja o que você tem a ganhar ao investir nesse serviço!

Otimização de espaço

Os documentos físicos ocupam um espaço valioso nas instalações da empresa. Ao transferir os documentos para uma empresa de guarda especializada, é possível liberar espaço físico, reduzindo a necessidade de armários, estantes e salas dedicadas ao armazenamento de documentos.

Isso permite que a empresa utilize o espaço de forma mais eficiente para atividades operacionais ou para acomodar um crescimento adicional.

Segurança

Os documentos armazenados por uma empresa especializada em guarda são protegidos por medidas de segurança robustas. Essas instalações geralmente contam com sistemas de segurança avançados, como câmeras de vigilância, controle de acesso restrito, alarmes contra incêndio e sistemas de monitoramento 24 horas. 

Isso ajuda a proteger os documentos contra roubos, danos físicos e outros eventos imprevistos que possam ocorrer nas instalações da empresa.

Redução de riscos

A guarda adequada de documentos ajuda a reduzir os riscos associados à perda, roubo ou danos aos registros importantes da empresa. Ao confiar a responsabilidade de armazenamento e proteção dos documentos a uma empresa especializada, é possível minimizar os riscos de perda ou acesso não autorizado. 

Além disso, ao manter um registro organizado e acessível dos documentos, a empresa pode reduzir os riscos relacionados a problemas com auditorias, disputas legais ou requisitos de conformidade.

Acesso eficiente e recuperação rápida

Uma empresa de guarda de documentos geralmente oferece serviços de indexação e recuperação eficientes. Isso significa que os documentos podem ser facilmente localizados e acessados quando necessário. 

Os clientes podem fazer solicitações para entrega física dos documentos ou obter acesso digital a versões escaneadas, permitindo uma recuperação rápida e eficiente dos registros.

Conformidade com regulamentações

Muitos setores contam com regulamentações específicas sobre a retenção e proteção de documentos. Ao contratar um serviço de guarda de documentos, as empresas podem garantir a conformidade com essas exigências. 

Isso ajuda a evitar multas e penalidades associadas ao não cumprimento dos requisitos legais e regulatórios.

A eBox Digital oferece um serviço de guarda de documentos eficiente, seguro e conveniente para empresas que precisam armazenar e proteger seus registros importantes. Ele auxilia na otimização do espaço, proporciona segurança adequada aos documentos e reduz riscos associados à perda ou danos, ao mesmo tempo em que oferece acesso rápido e conformidade com as regulamentações aplicáveis.

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