9 principais riscos de ter uma gestão de documentos ineficiente

Você sabia que uma gestão de documentos ineficiente pode trazer sérias consequências para a sua empresa? Desorganização, perdas constantes, dificuldade de comunicação, insegurança e até mesmo gastos desnecessários são alguns dos diversos fatores que podem interferir negativamente no seu negócio, a partir da forma como as informações são armazenadas.

Estratégias de gerenciamento de registros eficientes ajudam a manter as empresas mais produtivas e competitivas no mercado. Sem isso, a maioria delas enfrenta problemas que colocam em risco a organização como um todo, prejudicando, assim, o sucesso do negócio.

Quer saber mais sobre o assunto? Listamos os 9 principais riscos para uma empresa que não faz uma gestão de documentos eficiente. Confira!

1. Perda de documentações

Um dos principais motivos para investir em uma gestão eficiente de documentos diz respeito à segurança no armazenamento. Isso porque, ao investir em um modelo ineficiente, você corre o risco de perder documentos importantes. E isso pode significar um enorme problema para a sua empresa. Além disso, se algum acidente ou desastre acontecer, por exemplo, os documentos podem ser danificados.

Você não vai querer ter problemas com a fiscalização ou se surpreender com um gasto não contabilizado, não é mesmo? Por isso, ao gerir os documentos de forma eletrônica, você conta com a certeza de que nenhuma informação passará despercebida.

2. Burocracia

Quando a gestão de documentos é feita de forma inadequada, a burocracia acaba se tornando inevitável. Isso acontece porque, geralmente, os documentos ficam centralizados em apenas um setor da empresa e dificultam o acesso dos demais colaboradores. Essas lacunas de comunicação podem causar muitos problemas dentro de um empreendimento.

Dessa forma, ao investir em um modelo de armazenagem eficiente, você descentraliza a comunicação dentro do seu negócio. Qualquer funcionário autorizado terá acesso às informações sempre que for necessário, aumentando a eficiência e a produtividade de suas ações.

3. Desorganização

Basta alguns minutos em uma sala de arquivo para perceber que a possibilidade de desorganização é bem grande. Devido à grande quantidade de papel armazenado e ao manuseio constante por parte dos colaboradores, fica cada vez mais difícil manter a organização. E, diferentemente do que a maioria das pessoas acredita, isso pode representar um grande risco para a empresa. Documentos desorganizados podem se perder, serem guardados em lugares errados e gerar grande confusão e perda de tempo (e de dinheiro) para o seu negócio.

É importante ressaltar que, para sobreviverem atualmente no mundo dos negócios, as empresas devem inovar e melhorar quase constantemente para garantir vantagem competitiva. Portanto, quando a documentação está organizada e permite uma base firme dos procedimentos, a empresa se destaca.

4. Aumento de custos

Embora algumas pessoas acreditem que investir em um sistema automatizado de gestão de documentos seja caro, esse modelo gera custos bem menores quando comparado com um modelo ineficiente. Ao apostar em um sistema de armazenamento tradicional, o custo com impressões, pastas, manutenção do ambiente e gerenciamento dos funcionários é muito maior. Além disso, o modelo de gestão também afeta diretamente os gastos de tempo de busca e, automaticamente, a produtividade dos seus colaboradores.

5. Insegurança

Quando o assunto é a gestão de documentos, a segurança é um item fundamental. Isso porque, na maioria dos casos, pode haver informações confidenciais sobre a empresa e futuros negócios a serem desenvolvidos. Ao apostar em um modelo de armazenamento ineficiente, toda a sua documentação fica exposta a diversos riscos, como furtos, manipulação de informações ou até mesmo danos acidentais que podem acontecer durante o manuseio.

6. Vazamento de informações

A proteção de dados e de informações pessoais tem se tornado um assunto constante nas empresas, sobretudo após a criação da Lei Geral de Proteção de Dados (LGPD), que regula as atividades de tratamento de dados pessoais. Portanto, a gestão ineficiente dos documentos, muitas vezes, envolve o vazamento de informações pessoais e financeiras de clientes que são confidenciais.

Nesse caso, qualquer descuido com os ativos pode gerar penalidades legais, além de danos permanentes à imagem e à reputação da marca.

7. Perda de credibilidade

Se você não puder fornecer a documentação para os seus clientes e acionistas porque a perdeu ou não está a encontrando, certamente, perderá credibilidade e confiança. Contudo, quando seus documentos são armazenados com segurança em um sistema baseado em nuvem, por exemplo, você pode compartilhá-los facilmente com os interessados mediante solicitação. Isso faz com que a satisfação dos clientes aumente e sua credibilidade também.

8. Dificuldade em cumprir normais legais

A conformidade legal é um dos aspectos mais importantes do gerenciamento de documentos. Processos de gestão ineficientes e corrompidos podem levar uma empresa a sérios problemas, sobretudo financeiros, pois existem leis que regulamentam a manipulação correta e a preservação dos documentos. Logo, quando as políticas e os procedimentos de segurança não estão atualizados com os regulamentos de conformidade mais recentes, a empresa responde pelos atos.

Para garantir que você não seja pego em uma ação judicial, é importante definir processos e uniformizá-los em todos os departamentos. Lembre-se de que, mesmo que você não sofra com uma violação de segurança, deixar de seguir os regulamentos adequados pode colocá-lo em uma situação complicada.

9. Perda de produtividade

Quando uma empresa não tem fluxos de trabalho de documentos simplificados, os colaboradores perdem um tempo valioso diariamente devido à ineficiência do processo. Afinal, processos ruins criam erros, gargalos, bagunça e frustração. Tudo isso prejudica a produtividade do negócio, assim como afeta os resultados financeiros. 

A agilidade dos processos internos de uma empresa depende, em grande parte, da velocidade com a qual um registro pode ser recuperado e da habilidade dos colaboradores em manipular os dados. Por isso, já existem sistemas tecnológicos que conseguem automatizar o processo de gestão documental. Isso reduz significativamente o tempo que sua equipe gasta trabalhando, o que aumenta a produtividade.

Como você pôde ver, a gestão de documentos ineficiente pode gerar diversos riscos às empresas. Porém, embora o gerenciamento deficiente seja um problema permanente, os avanços da tecnologia e as novas práticas de gestão podem ajudá-lo a evitar falhas críticas. Logo, implementar esse tipo de solução ajuda a evitar riscos de segurança, de erros de documentos e de perdas de produtividade, por exemplo. 

E, para garantir resultados ainda mais eficientes na gestão dos documentos de seu negócio, lembre-se de sempre contar com uma empresa especializada, que vai fornecer todo o suporte e a assessoria necessária.

Agora que você já conhece os perigos da gestão de documentos ineficiente, que tal apostar em um modelo adequado para o seu negócio? Entre em contato agora mesmo com a gente e conheça as melhores soluções em gestão de documentos da eBox Digital. Esperamos por você!