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4 benefícios de uma empresa de guarda de documentos

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 11/03/2019
4 benefícios de uma empresa de guarda de documentos

Transformação Digital

Você já ouviu falar sobre a gestão de documentos? O que ela é e quais os benefícios que ela pode apresentar para seu negócio? Ainda tem dúvida se contrata uma empresa de guarda de documentos ou faz esse arquivo internamente? Então, continue a leitura do artigo, pois vamos explicar os benefícios e dar algumas dicas para ajudar na escolha dessa empresa.

O que é gestão de documentos?

Conforme a Lei n° 8.159, de 8 de janeiro de 1991, as empresas precisam guardar por um prazo mínimo os documentos de caráter estratégico para o seu negócio. Dessa forma, é necessário criar uma gestão eficiente do arquivamento desses papéis para facilitar o manuseio e, até mesmo, não deteriorarem. Muitos gestores ainda apostam na gestão interna, ou seja, separam uma sala de seu escritório para atender essas exigências. Porém, na maioria das vezes, os documentos ficam expostos de maneira desorganizada, não têm acompanhamento do prazo para descarte e acumulam muito papel. Dessa maneira, muitas organizações estão preferindo contratar uma empresa terceirizada para realizar esse trabalho. Ela faz uma gestão eficiente por meio da tecnologia, ou seja, com apenas uma busca rápida no computador, é possível acessar qualquer arquivo. Além disso, a terceirização da guarda de documentos aumenta a produtividade dos colaboradores e libera espaço físico da empresa.

Quais os benefícios de contratar uma empresa de guarda de documentos?

Se você já se interessou pelas soluções que a terceirização dessa função traz, confira abaixo os principais benefícios em contratar uma empresa de guarda de documentos.

1. Conservação e preservação dos documentos

Conforme dito, o maior benefício da terceirização desse serviço é a conservação dos documentos em local adequado, aproveitando as facilidades da tecnologia, visto que são inúmeros os motivos que causam a deterioração do papel, como umidade, manuseio, calor, risco de extravio, entre outros.

2. Organização e gestão profissional

Os documentos são organizados de forma padronizada em uma plataforma destinada a esse fim, e as ferramentas utilizadas para esse cadastro podem ser definidas através de procedimentos e normas administrativas, prevendo locais específicos, nomenclatura, datas previstas para descarte e reorganização da documentação.

3. Otimização do tempo

Os colaboradores geralmente perdem muito tempo procurando documentos nos arquivos e isso pode impactar na tomada de decisão rápida ou até mesmo levar à perda de um prazo.

4. Redução de custos

A gestão terceirizada reduz o custo operacional da empresa, devido à otimização do tempo dos colaboradores, à economia de espaço físico, e à redução da necessidade de equipamentos e mobiliários de arquivo, bem como de novas impressões.

Como escolher uma empresa de guarda de documentos?

Agora que você já entendeu o que é a gestão de documentos e os benefícios de contratar uma empresa terceirizada, vamos mostrar 3 dicas bônus para escolher a melhor empresa.

Preze pela qualidade no atendimento

O ponto principal que todos devem procurar em uma empresa é o atendimento de qualidade. Então, pesquise no mercado a reputação da empresa quanto a isso e faça alguns testes nos meios de comunicação que eles disponibilizam. Certifique-se de que a empresa fará de tudo para solucionar os seus problemas.

Procure por segurança

Essa empresa terceirizada vai lidar com os documentos mais importantes da sua companhia, por isso é necessário garantir a segurança oferecida. Procure saber se outros clientes tiveram algum problema e sempre se certifique de quem está tendo acesso aos seus arquivos.

Certifique-se da preservação e rastreabilidade dos arquivos

Um dos principais benefícios dessa terceirização é a preservação e a rastreabilidade dos arquivos. Então, verifique se a empresa oferece esse serviço e certifique-se de que estão cumprindo com o prometido. Como você pôde ver, é muito importante realizar a guarda dos arquivos nos prazos estabelecidos pela legislação, além de que a gestão deles é a peça fundamental para uma boa organização de seu negócio. Vale ressaltar que contratar uma empresa de guarda de documentos é um investimento que traz inúmeros benefícios e facilita o dia a dia da sua companhia. E como vai a gestão de documentos dentro da sua empresa? Está tendo problemas e gostaria de aumentar a produtividade do seu negócio? Então, entre em contato conosco, converse com um de nossos especialistas e conheça as nossas soluções!

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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Logística e Gestão de Processos Gerenciais. Vem liderando desafios há pelo menos 15 anos nas maiores empresas do ramo.

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