Escanear e digitalizar documentos: qual a diferença? Descubra aqui!

Relatórios, projetos, atas, notas e boletos. Milhares de documentos físicos são gerados pelas empresas todos os dias, fazendo com que seu escritório tenha que usar um espaço para o arquivamento dessas informações. Nos últimos tempos, esse é um problema muito comum que as organizações vivenciam.

A boa notícia é que o desenvolvimento de tecnologias avançadas permitiu que boa parte desse conteúdo físico migrasse para o formato virtual. Com isso, a prática de digitalizar documentos chegou para facilitar a vida das empresas. Você já deve ter ouvido sobre escanear e digitalizar documentos, certo?

Embora muitas pessoas acreditem que eles sejam sinônimos, existe uma diferença significativa quando o assunto é gestão de arquivos. A partir disso, algumas dúvidas podem surgir, como: o que é essa tecnologia? Quais são as vantagens dela? De que forma ela contribuirá para sua empresa? Pois bem, não se preocupe!

Neste post, explicaremos qual a distinção entre esses termos, por que eles são importantes, entre outras informações. Continue a leitura e saiba mais sobre o assunto!

O que é escanear documentos?

O processo de escanear consiste em originar uma imagem de um documento físico, ou seja, acontece a duplicação do arquivo de papel em um formato digital. A versão criada é útil para envio de documentos por meios virtuais, porém, ela é apenas uma imagem e tem limitações quando usada para fins administrativos.

Basicamente, escanear nada mais é que um backup das informações de sua empresa e não tem validade jurídica. Além disso, o arquivo escaneado não pode ser submetido ao processo de indexação, o qual facilita a localização de conteúdos por meio de pesquisa de palavras-chave. Vale ressaltar que essa é uma prática bastante usada nas empresas atualmente, uma vez que muitas não conhecem o processo e os benefícios de digitalizar documentos.

O que é digitalizar documentos?

A diferença entre escanear e digitalizar é que o segundo processo é mais complexo. Nesse caso, o objetivo é transformar o arquivo físico em um formato digital, possível de ser indexado por softwares especializados. Isso acontece porque o processo de digitalização faz a codificação binária das informações que constam no papel. Assim, é possível que um sistema de gerenciamento de documentos acesse os dados e os interprete. 

Quais as vantagens de digitalizar documentos?

A digitalização dos documentos é bastante relevante e confere diversas vantagens para a empresa. Confira, a seguir, algumas delas!

Mais produtividade

Por meio de um software de gerenciamento de documentos, também conhecido como sistema GED (Gestão Eletrônica de Documentos), os colaboradores da empresa conseguem localizar, de maneira rápida e simples, qualquer arquivo digitalizado. Não é mais necessário perder tempo localizando pastas ou manipulando papéis em meio a caixas e fichários.

Redução dos custos

Com o uso dessa metodologia, sua empresa consegue reduzir os custos relacionados a materiais de escritório e impressões. Digitalizar documentos gera economia, pois, conforme falado, reduz a necessidade de os funcionários procurarem um único arquivo entre uma infinidade de documentos escaneados ou físicos. Por outro lado, elimina despesas com manutenção de impressoras e equipamentos informatizados, além de dispensar a compra de papel e reposição de cartuchos.

Foco na sustentabilidade

Claro que não podíamos deixar de citar o benefício que digitalizar documentos traz para a sustentabilidade. Já parou para pensar na quantidade de papel e tinta que não vai mais ser descartado no meio ambiente? Além de ajudar a natureza, fazer a divulgação apropriada dessa essa prática de sustentabilidade pode transmitir uma boa imagem da empresa no mercado e atrair mais clientes.

Ganho de espaço

Papéis exigem locais específicos para seu armazenamento. Esse lugar pode ser importante para fazer outras atividades da empresa. A partir da digitalização, você consegue deslocar a papelada para um depósito terceirizado, totalmente apropriado para esse fim, liberando espaço para a atividade principal do seu negócio.

Segurança reforçada

A segurança da informação é um dos principais motivos que levam os gestores a investir em digitalização, reduzindo, desse modo, os riscos aos quais suas operações estão expostas. Afinal, um pequeno deslize pode impactar negativamente nas rotinas de trabalho e, em casos mais graves, trazer consequências maiores para a empresa.

Digitalizar documentos possibilita o aumento da segurança em, pelo menos, três perspectivas:

• riscos do ambiente, como incêndios, pragas e inundações;
• perdas e danos por mau uso;
• implementação de níveis de acesso, impedindo que pessoas sem autorização acessem informações sigilosas.

Além disso, backups são feitos de forma sistemática. Essa medida permite que os dados se mantenham atualizados e seguros de qualquer adversidade.

Validade jurídica

De acordo com a Lei nº 12.682/2012, há validade jurídica para os documentos digitais, cuja veracidade é garantida mediante a inserção de assinaturas eletrônicas. O certificado digital é um documento eletrônico que serve como assinatura online e contém um conjunto de informações referentes a uma empresa ou pessoa física, garantindo a validade e a autenticidade dos dados.

Política de preservação digital

Não é porque você digitalizou toda a documentação da sua empresa que poderá esquecer de organizar e preservar alguns documentos importantes. Sendo assim, construa uma cultura para a preservação digital e crie uma política específica para essa área. Defina como ela será implantada e quem será responsável pelo gerenciamento dos dados.

Possibilidade de edição online

A última vantagem, mas não menos importante, é que você e sua equipe poderão alterar a documentação após digitalizadas. Dessa maneira, não é mais necessário refazer documentos, enviar para impressão e inserir assinaturas. Maravilha, não é mesmo? Considere que a digitalização agiliza a maioria das tarefas.

Quais os impactos do uso da tecnologia?

As pessoas que trabalham em negócios ou escritórios, ou em qualquer serviço que exija função administrativa, sabem exatamente por que é importante investir na gestão de documentos. A documentação de uma empresa é indispensável para o andamento e a entrega dos produtos ou serviços. Além de todas as vantagens citadas, o processo de gerenciamento de documentos proporciona ganhos estratégicos com o uso da tecnologia, principalmente no que diz respeito ao diferencial competitivo da empresa.

Vale ressaltar que, atualmente, um negócio que deseja sobreviver ao dinamismo e às exigências do cenário atual precisa colocar a transformação digital em prática. Isso garante melhores resultados à empresa, além de boas condições de trabalho aos colaboradores, com base em dados sólidos.

Como abordado, a certificação digital é uma das ferramentas que demonstra os benefícios do uso da tecnologia. Por meio dela, é possível validar a autenticidade de documentos que, antes, precisavam ser assinados à caneta, carimbos, reconhecimento em cartório e outros meios. 

Qual a importância de guardar documentos conforme as definições legais?

Sem dúvidas, o processo de digitalização contribui positivamente para a proteção e a segurança dos documentos. Contudo, tendo em vista os incidentes resultantes de acidentes naturais ou criminais, que provocam a destruição de diversos arquivos, o Conselho Nacional de Justiça, por meio da Recomendação N.º 9, estabelece que os cartórios e tabeliães mantenham cópias de segurança em microfilme ou arquivo digital.

A modernização dos cartórios, por meio da digitalização de documentos e do armazenamento em nuvem, por exemplo, é essencial para que os serviços sejam prestados com máxima eficiência e qualidade, deixando os clientes satisfeitos. Afinal, a administração correta e a agilidade de acesso otimiza os resultados da empresa. 

Em meio eletrônico, os documentos podem ser armazenados com o mesmo valor probatório do original, para fins de comprovação em procedimentos de fiscalização. Haja vista que a maioria deles precisa ser arquivada durante um período específico.

Vale a pena implantar na sua empresa?

Mesmo diante do exposto acima, pode acontecer de você ainda questionar se vale a pena digitalizar documentos da sua companhia ou se perguntar se isso se aplica a empresas pequenas. Nesse caso, você deve analisar de forma estratégica e prevendo o futuro. Afinal, qual empresa não quer crescer?

Nesse processo, pode ser que você tenha que lidar com rejeição ou crítica de colaboradores em relação a essa mudança. Entretanto, qual evolução não traz pontos positivos e negativos? Então, foque nos positivos! Faça um planejamento de implantação, definindo as estratégias de comunicação com a equipe, se esse trabalho será feito internamente ou com uma empresa especializada e como será feita a manutenção desses arquivos após esse processo. 

Como estruturar um setor para digitalização de documentos?

Em geral, o processo de digitalização envolve três etapas: preparação, digitalização e organização dos arquivos. Na preparação, os documentos são higienizados e restaurados, quando necessário. Posteriormente, são escaneados, tratados e indexados por lote de documentos para facilitar a localização. Esse procedimento garante resultados a longo prazo, organizando as informações em todos os estágios de desenvolvimento da empresa.

De acordo com o tamanho do arquivo físico do documento, é preciso determinar uma equipe responsável pela separação dos que serão digitalizados e reuni-los por assunto. Desse modo, podem ser criadas categorias que facilitem a busca depois que eles estiverem armazenados digitalmente.

Destaca-se a importância de contratar uma empresa com expertise para esse processo. Tal ajuda agiliza o processo, evita que a realização do serviço gaste o tempo precioso dos colaboradores e prejudique a rotina da empresa.

A implantação de um sistema GED e a indexação de todos os arquivos digitalizados permite revolucionar o modo como os colaboradores buscam e lidam diariamente com informações. Além disso, a otimização de processos e o aumento da segurança está entre as vantagens obtidas pelo negócio com a implementação dessa ferramenta. Portanto, não deixe sua empresa de fora!

Por que algumas pessoas confundem digitalização e escaneamento de documentos?

Muitas pessoas acabam por confundir a digitalização dos documentos com o processo de escaneamento porque aparentemente os termos são correspondentes. No entanto, escanear significa fotografar algo com o auxílio de um escâner, enquanto digitalizar quer dizer codificar dados de maneira que eles possam ser processados pelo computador e armazenados em arquivos.

Escanear é converter o papel em uma fotografia ou simples cópia e armazená-lo em um pendrive ou um ambiente virtual. Digitalizar é transformar as informações dos documentos em códigos binários e transformá-los em documentos eletrônicos. É fácil confundir os dois procedimentos, pois ambos necessitam de um dispositivo para enviar os documentos para equipamentos informatizados.

Qual é a importância de compreender as diferenças entre os dois processos?

É importante compreender as diferenças entre escaneamento e digitalização, não importa qual seja o porte da sua empresa. Para escanear, você pode comprar uma impressora ou um escâner e fazer as suas próprias fotos dos papéis. No entanto, se você escolher a opção de digitalizar os documentos, eles poderão ser usados em softwares por gestores, sócios e diretores.

Por esse motivo, a digitalização melhora a produtividade e reduz trabalhos operacionais, já que os dados relevantes serão processados pelas soluções tecnológicas atualizadas. Em virtude disso, a gestão será facilitada, pois os sistemas atuais capturam os dados e fazem análises, além de gerar relatórios relevantes para a obtenção de insights valiosos.

A contratar uma empresa especializada para digitalizar, os seus colaboradores ficarão livres para fazer outras tarefas de rotina. As solicitações de clientes serão atendidas com mais agilidade e precisão, porque as informações estarão acessíveis aos colaboradores. A digitalização também evita a impressão de cópias físicas dos documentos, já que disponibiliza os arquivos no formato digital.

Quais as diferenças entre digitalização e escaneamento de documentos?

A digitalização dos documentos oferece segurança aos usuários, já que os dados são salvos na nuvem com o uso de uma tecnologia muito segura, que os protege contra terceiros mal-intencionados. Como você pode ver, há uma distinção significativa entre digitalização e escaneamento. No entanto, existem outras diferenças relevantes que precisam ser analisadas, veja a seguir quais são elas!

Cópia do documento

O escaneamento produz uma foto do documento. Já a digitalização gera uma cópia digital, cujas informações são rastreadas por outras soluções para gerar respostas ágeis aos usuários. Ela facilita o acesso aos dados cadastrais dos clientes e fornece resultados de buscas específicas de modo que o tempo dos colaboradores é otimizado.

Indexação

A indexação é a última fase da digitalização dos documentos, que ajuda a organizar os arquivos de acordo com o projeto da empresa. Os arquivos digitalizados são enviados para o software de gestão e ficam disponíveis somente para as pessoas autorizadas. A solução possibilita a realização de assinaturas digitais e modificação de conteúdos e isso é impossível em papéis escaneados.

Conversão dos dados

Na digitalização feita por empresas especializadas há uma conversão dos dados para favorecer o uso de inovações tecnológicas. Entretanto, quando você usa um escâner, esse processo não acontece e os arquivos servem apenas para consulta visual. Toda a configuração é feita de acordo com a necessidade dos clientes.

Processamento e classificação

Os funcionários de uma empresa contratada para fazer a digitalização ficam responsáveis pelo processamento e classificação dos arquivos. Devido a esse trabalho especializado, os gestores conseguem saber quando os usuários acessaram os dados, já que fica tudo registrado no sistema de gestão. Além disso, documentos digitalizados ficam mais nítidos que os escaneados.

Distribuição

O processo de digitalização possibilita a distribuição dos arquivos certos para as pessoas, as quais poderão acessá-los de qualquer lugar e no momento que precisarem. Já o escaneamento permite que você coloque os arquivos no seu HD e eles ficarão vulneráveis mediante o acesso de pessoas não autorizadas ou ataques cibernéticos.

Você pôde entender neste post a diferença entre escanear e digitalizar documentos. Ainda, saiba que é muito importante contar com a ajuda de uma empresa especializada em guarda e gestão documental nesse momento que vivemos. A eBox Digital é a parceira certa para prestar esse serviço, já que ela oferece soluções específicas e flexíveis para as necessidades das empresas.

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