Gestão de documentos digitais: 5 práticas essenciais para empresas
Transformação Digital
Fazer uma boa gestão de documentos digitais é fundamental para o sucesso de uma empresa. Tal ação é mais do que necessária, pois independentemente do porte, todos os dias as companhias geram uma quantidade elevada de informações.
Por isso, apostar nas boas práticas de gestão de documentos e arquivos digitais é uma necessidade, pois a lei exige que determinados documentos fiquem armazenados por um período que está determinado na legislação e que varia de 3 meses a 50 anos.
Nos próximos parágrafos, vamos trazer as 5 melhores práticas de gestão de documentos digitais. Confira quais são elas!
1. Defina protocolos de armazenamento seguro
A primeira das 5 melhores práticas de gestão de documentos digitais consiste na definição de protocolos de armazenamento seguro. Isso é fundamental, porque possibilita que a manutenção dos papéis tenha uma tipologia de arquivos definida, fazendo com que toda a gestão ganhe eficiência.
A definição dos protocolos passa por:
Determinação de como as pastas e os arquivos serão nomeados;
De quanto em quanto tempo os backups serão feitos;
Onde os arquivos serão armazenados: nos dispositivos ou na nuvem.
Após a definição, as diretrizes deverão ser repassadas para as equipes, pois isso fará com que cada um seja capaz de administrar o arquivo que trabalha de forma correta.
Por que o armazenamento seguro é importante?
A gestão de documentos físicos e digitais exige que o armazenamento seja seguro, pois essa medida não só mantém todos os dados protegidos, como ainda evita multas e a perda de informações importantes que são fundamentais para que a empresa consiga se manter competitiva no cenário em que atua.
O armazenamento seguro garante que os dados não sejam corrompidos e que pessoas não autorizadas tenham acesso. Além disso, há maior transparência nas negociações, o que demonstra que a empresa é confiável.
Dicas para implementar
Após definir os protocolos e o local de armazenamento, é preciso fazer uso de nomes que sejam autoexplicativos, mas também curtos, porque isso vai fazer toda a diferença.
Lembre-se ainda de ter um lugar fixo para que todos os documentos fiquem armazenados e tenha uma definição clara de quem pode e quem não pode ter acesso. Sem contar a necessidade de atualização constante dos documentos.
É fundamental ainda que a equipe seja devidamente treinada, pois assim todos seguirão as mesmas regras, fazendo com que a gestão de documentos digitais sempre tenha:
Mesmo padrão;
Redução dos erros;
Rotina facilitada.
2. Adote hábitos de organização eficientes
A adoção de bons hábitos quando o assunto é a organização é fundamental quando falamos em documentos.
A ordem permanente é mais do que necessária, pois a produção de informações diariamente é tamanha, incluindo a gestão de pessoas, destinando documentos físicos e digitais e sem organização, os problemas aparecerão em todos os setores.
Como a organização impacta a produtividade?
A organização é fundamental para uma boa gestão de documentos digitais. Isso porque, quando está tudo organizado, sua empresa ganha em produtividade, porque:
A análise das informações fica mais prática;
A busca por registros, arquivos e documentos fica mais ágil;
Os documentos são compartilhados mais rapidamente tanto entre funcionários quanto com os clientes;
Ações que podem parecer simples, mas que possibilitam que todas as etapas de uma negociação sejam executadas com mais velocidade, mostrando que sua empresa está atenta e busca atender às demandas da melhor maneira possível.
Passos para organizar
O primeiro dos passos para organizar é a definição de um protocolo de armazenamento que explicamos no primeiro tópico. Depois, é fundamental estruturar as pastas, pois tal medida possibilitará que os arquivos sejam localizados mais facilmente.
Uma dica é: criar uma pasta mãe com todos os clientes, uma subpasta com o nome de um cliente e, ainda, outras pastas com todos os documentos que envolvem a negociação. Além das pastas, é importante ainda que os nomes dos arquivos sejam definidos sempre seguindo a ordem:
Ano;
Mês;
Data.
Essa medida simples vai ajudar, porque conforme os anos vão se passando, a quantidade de documentos vai aumentando fazendo com que fique mais difícil encontrar determinado arquivo.
3. Escolha a ferramenta certa para gestão de documentos
Em tempos em que a tecnologia passou a ser uma aliada, contar com a ferramenta certa para fazer a gestão de documentos físicos e digitais é fundamental. Abaixo, vamos trazer alguns itens que devem ser avaliados na hora de escolher a melhor opção.
O que considerar na escolha de uma ferramenta?
Uma empresa que busca uma ferramenta para fazer a gestão de documentos digitais deve levar em consideração fatores como:
A atividade desenvolvida;
Os riscos a que a companhia está exposta;
Volume de dados que são criados todos os dias.
É importante ainda que, antes de escolher, o gestor considere pontos como:
Segurança;
Funcionalidades;
Se a ferramenta é de fácil implementação;
Credibilidade do fornecedor escolhido.
Benefícios de uma ferramenta adequada
Com a ferramenta certa, sua equipe poderá ter fluxos de trabalho personalizados e os documentos também terão um gerenciamento centralizado. Além disso, será possível contar com notificações automáticas, o que faz com que ajustes sejam feitos de forma imediata, pois o colaborador está vendo o que precisa ser realizado.
A ferramenta certa ainda pode ser integrada a outros sistemas usados pela empresa e possuir filtros de busca avançada, garantindo assim acesso a informações fundamentais para o cotidiano.
4. Classifique e categorize os documentos
Agora, na quarta prática, vamos trazer informações sobre não só classificar, mas também como organizar arquivos.
A classificação de documentos nada mais é do que o processo em que é definida a tipologia de arquivos para que eles sejam agrupados, levando em consideração peculiaridades e diferenças. Esse processo é considerado como fundamental na gestão dos documentos digitais, porque é aqui que os arquivos são:
Ordenados;
Controlados;
Tem o fluxo racionalizado;
Documentos são armazenados.
Por que a classificação é importante?
A classificação é importante, porque ela é capaz de trazer diversos benefícios, como:
Espaço físico e digital é otimizado: com a classificação, documentos iguais e os que já tiveram o seu período de guarda vencido podem ser eliminados.
Consulta e acesso facilitados: a classificação vai fazer com que as informações sejam encontradas com precisão e rapidez, evitando perda de tempo.
Cumprimento de leis e normas: a partir da classificação, sua empresa poderá atender a leis como a LGPD, por exemplo, e ficar livre de processos, multas e outras penalidades.
Confidencialidade e segurança garantidas: a partir do momento em que a classificação separa o que é sigiloso do não sigiloso, é possível fazer a definição de quem pode e quem não pode ter acesso a cada um dos documentos, isso faz com que o vazamento seja evitado, bem como a alteração ou perda de informações.
Como classificar de forma eficiente
A classificação de forma eficiente passa por uma análise não só do contexto, como também do perfil que a empresa tem, considerando seus processos, produtos e/ou serviços. Além disso, é importante ainda, não só identificar, mas agrupar os documentos levando em consideração a finalidade e a característica.
Para que a classificação seja eficiente, é fundamental ainda fazer a definição de métodos e critérios de classificação, montar uma tabela de temporalidade com o tempo em que cada documento precisa ficar armazenado e os destinos avaliando:
Natureza;
Função;
Relevância.
5. Mantenha os documentos atualizados
Para encerrar a lista que traz as cinco boas práticas da gestão de documentos digitais, vamos falar sobre a manutenção dos documentos atualizados e isso também passa pela necessidade de saber como manter a organização de acervo, porque os documentos físicos ainda são usados, mesmo o digital ocupando cada vez mais espaço.
A importância da atualização constante
A atualização constante dos documentos é fundamental, porque cabe a ela liberar espaço, eliminando documentos que já tiveram seu prazo de validade concluído. Essa medida, que é simples, vai fazer com que haja tanto organização como relevância entre os arquivos armazenados.
Práticas para manter documentos atualizados
Entre as práticas para manter documentos atualizados aparece a realização do backup, pois cabe a ele, criar uma cópia do arquivo, garantindo assim que ele fique duplicado e guardado em um local seguro. Assim, os documentos ficam protegidos e as indesejadas perdas são evitadas.
O descarte também é muito importante na manutenção dos documentos atualizados, porque quando eles não são mais necessários, precisam ser descartados a fim de evitar sobrecarga do sistema e impacto na gestão. Por isso, é fundamental eliminar documentos duplicados ou versões que são muito antigas.
Aumente a segurança e diminua custos com a gestão de documentos digitais
Ao fazer a gestão de documentos digitais e físicos, a sua empresa terá não só a garantia da segurança, mas também poderá acessar tudo o que quiser quando precisar com a certeza de que está tudo devidamente protegido contra danos ou perdas.
Além disso, a guarda de documentos ainda mantém informações sensíveis e confidenciais liberadas somente para quem a empresa desejar e, ainda, livre de infortúnios como roubo, incêndio e outros riscos.
A guarda de documentos é fundamental não só para manter tudo em segurança, mas também para atender às leis e garantir que sua empresa conte com uma operação cada vez mais eficiente. Entre em contato para saber mais!
