Voltar para o blog

Admissão digital: entenda como funciona o processo

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 18/09/2023
Admissão digital: entenda como funciona o processo

Transformação Digital

A admissão digital é uma tecnologia que está revolucionando a forma como as empresas admitem novos talentos. Desde o processo de digitalização de documentos até canais de comunicação exclusivos, essa abordagem moderna está trazendo agilidade, eficiência e experiência aprimorada para os colaboradores e as empresas.

Neste artigo, explicaremos como funciona e o que deve ser considerado na hora de contratar uma plataforma de admissão digital. Vamos lá?

O que é e como funciona o processo de admissão digital?

O processo de admissão digital refere-se à forma de incorporar um novo funcionário a uma empresa utilizando meios digitais, em oposição aos métodos tradicionais em papel. 

Esse processo otimiza a eficiência e reduz a burocracia, pois permite que todos os documentos e informações sejam gerenciados eletronicamente

Após a decisão de contratar um novo funcionário, a empresa pode enviar, por meios digitais, os documentos necessários para a admissão. Isso pode incluir o contrato de trabalho, termos de confidencialidade, políticas da empresa, formulários fiscais e de benefícios, entre outros.

Por outro lado, o novo funcionário pode fornecer informações pessoais e documentos de identificação, como RG, CPF, comprovante de endereço, entre outros, enviando-os eletronicamente.

Nesse momento, as informações do funcionário são inseridas nos sistemas de recursos humanos da empresa, incluindo informações de contato, informações bancárias para pagamento de salário, registro de horas de trabalho, informações de benefícios etc.

Qual é a sua importância?

Contar com a admissão digital na sua empresa é muito importante, pois além de economizar tempo e dinheiro, é possível:

  • ter mais agilidade: os novos colaboradores podem enviar suas informações instantaneamente, eliminando a espera pelo envio de documentos físicos;
  • cumprimento da legislação: as informações dos colaboradores são armazenadas e gerenciadas de acordo com as regulamentações vigentes, garantindo a segurança e a privacidade dos dados pessoais;
  • modernização da gestão de documentos: ao adotar a admissão digital, as empresas conseguem eliminar a necessidade de gerenciar e armazenar documentos físicos, como formulários de admissão. Isso reduz a quantidade de papelada, minimiza a chance de perda de documentos importantes e facilita o acesso rápido às informações necessárias;
  • segurança: as plataformas de admissão digital oferecem recursos avançados de segurança para proteger as informações dos funcionários. Isso inclui criptografia de dados, acesso restrito aos arquivos e medidas para prevenir o acesso não autorizado. A segurança dos dados é uma preocupação crítica em um mundo cada vez mais digital, e as plataformas de admissão digital são projetadas para lidar com essa questão;
  • redução da burocracia: a admissão digital elimina muitos dos processos burocráticos associados à contratação. Os formulários são preenchidos eletronicamente, os documentos são assinados digitalmente e os processos são simplificados.

Quais as etapas de um processo de admissão digital?

Um processo de admissão digital pode variar dependendo da empresa e das práticas específicas adotadas. No entanto, algumas etapas são consideradas comuns e indispensáveis nesse processo. Veja quais são as principais delas:

  • solicitação de documentos: os documentos são solicitados de maneira online ao novo colaborador;
  • recebimento do documento: o funcionário envia os documentos digitalizados para o RH da empresa (não precisa entregar xerox), por meio de uma plataforma. Vale destacar que, nesse momento, o novo talento já está qualificado com eSocial e dos documentos serão integrados com a folha de pagamento;
  • conclusão da contratação: após o recebimento dos documentos, o RH fará a conferência e, depois de verificar que tudo está correto, poderá concluir o processo de contratação.

O que considerar ao escolher uma plataforma de admissão digital?

Muitos fatores precisam ser considerados nesse momento, uma vez que estamos falando de uma das etapas mais importantes do setor de Recursos Humanos: a contratação de novos talentos para a empresa. Entenda o que deve ser avaliado na hora de tomar a sua decisão.

Funcionalidades

Avalie as funcionalidades oferecidas pela plataforma. Verifique se ela disponibiliza recursos essenciais para atender às suas necessidades, como qualificação no eSocial, possibilidade do novo colaborador enviar os documentos digitalizados, canais de comunicação eficientes, possibilidade de metrificar o processo de contratação, entre outros. 

Certifique-se de que ela oferece as ferramentas necessárias para realizar um processo de admissão digital completo e eficiente.

Interface e usabilidade

A plataforma deve ter uma interface intuitiva e fácil de usar, tanto para o time de RH quanto para os colaboradores. Sendo assim, verifique se a navegação é simples, se os formulários são claros e se os funcionários podem facilmente enviar suas informações. 

Uma boa experiência do usuário é essencial para garantir a participação e o engajamento de todos os envolvidos.

Segurança de dados

Analise se a plataforma adota medidas adequadas de segurança, como criptografia de dados, controle de acesso, backup e recuperação de dados, conformidade com as regulamentações de privacidade e proteção de dados, entre outras. 

Além disso, verifique se ela conta com certificações e protocolos de segurança reconhecidos.

Integração com sistemas existentes

Se a empresa já utiliza outros sistemas, como sistemas de gestão de talentos (ATS) ou sistemas de RH, verifique se a plataforma de admissão digital pode se integrar facilmente a eles.

A integração permite uma transferência eficiente de dados e uma experiência mais consistente em todo o processo de recrutamento e seleção.

Suporte e treinamento

Observe se a plataforma oferece suporte adequado, seja por meio de documentação, tutoriais, suporte técnico ou atendimento ao cliente. 

Além disso, verifique se ela disponibiliza treinamento para os usuários, garantindo que eles possam utilizar todas as funcionalidades da plataforma de forma eficaz.

Reputação e avaliações

Pesquisar sobre o que outros clientes têm a dizer é indispensável. Procure por avaliações e feedbacks de outros usuários para ter uma ideia da experiência que eles tiveram com a plataforma.

Isso ajudará você a identificar se ela atende às expectativas e necessidades das empresas.

Custo-benefício

Faça uma análise minuciosa do preço e, ao mesmo tempo, considere as funcionalidades oferecidas, a escalabilidade da plataforma e o retorno sobre o investimento esperado. 

Compare diferentes opções no mercado e escolha a que melhor se adapta ao orçamento e às necessidades da empresa.

O processo de admissão digital visa otimizar o processo de contratação de novos talentos, aproveitando a tecnologia e a praticidade oferecidas pelas plataformas digitais. Quer saber quem tem a solução perfeita para você? A eBox Digital! 

Veja como a nossa solução de admissão digital pode ajudar você!

Gostou? Inscreva-se e receba novidades!

Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

Confira outros artigos

RH estratégico e gestão de documentos: confira 7 boas práticas!

Gestão

RH estratégico e gestão de documentos: confira 7 boas práticas!
Leia mais
Qual a importância do acesso seguro a documentos nas empresas?

Segurança

Qual a importância do acesso seguro a documentos nas empresas?
Leia mais