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Existe um momento certo para guardar documentos e arquivos? Veja aqui!

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 26/02/2019
Existe um momento certo para guardar documentos e arquivos? Veja aqui!

Transformação Digital

Você sabe a forma mais adequada e segura de guardar arquivos e documentos do seu negócio? Embora possa parecer apenas um detalhe, esse processo de armazenagem é essencial para garantir a integridade das informações, manter os dados sempre organizados e evitar futuros problemas judiciais. Quer saber mais sobre o assunto? Continue a leitura e descubra de uma vez por todas quando os documentos e arquivos devem ser guardados. Além disso, veja como fazer a classificação das informações e armazená-las corretamente. Confira!

Qual é o momento certo para guardar arquivos e documentos?

No meio físico ou digital, o armazenamento de alguns arquivos e documentos da sua empresa deve seguir os padrões adequados. Por isso, é importante saber quando, onde e por quanto tempo cada informação deve ser mantida guardada. Documentos como comprovantes de pagamento de impostos, exame admissional, notas fiscais, registros de funcionários, rescisão de contratos, autenticados em cartório ou contratos físicos devem ser especialmente armazenados, seguindo o prazo estipulado por lei. O período de guarda pode variar de 2 a 30 anos, mas é importante que essas informações sejam preservadas a partir do momento em que o documento é criado. Enquanto uma empresa que não tem sua documentação corretamente armazenada assume o risco de ser autuada por órgãos fiscalizadores, a gestão adequada dos dados garante a comprovação de pagamentos e acordos, além da veracidade de informações durante um processo fiscal ou trabalhista.

Até quando os documentos devem ser guardados?

Você sabia que existe uma regulamentação sobre o período de guarda dos seus documentos? Embora a legislação sobre esse prazo possa variar de acordo com o tipo de arquivo, é possível manter o arquivamento pelo tempo certo conhecendo suas principais variações. Confira abaixo:
  • documentos tributários: 5 anos;
  • contribuições previdenciárias: 10 anos;
  • documentos trabalhistas: 5 anos;
  • FGTS: 30 anos.

Como deve ser feito o armazenamento?

O primeiro passo para guardar arquivos corretamente é classificar as informações que serão armazenadas por termos e usos. Você pode segmentar os dados a partir de documentos correntes, de uso intermediário ou morto. É muito importante escolher um local apropriado e seguro para a acomodação das pastas. Nos últimos anos, a tecnologia se transformou em uma importante aliada da gestão de documentos. Use isso a seu favor e garanta ainda mais segurança e facilidade de acesso às informações por meio da digitalização dos documentos e do armazenamento de arquivos na nuvem. O ideal é desenvolver um sistema de gestão que mescle o armazenamento físico e digital de acordo com a demanda e as necessidades de uso do seu negócio. Para isso, uma boa dica é contratar uma empresa especializada para facilitar esse processo.

Quais cuidados devem ser tomados na armazenagem dos documentos e arquivos?

Guardar os documentos da melhor maneira possível não significa somente poder ter acesso a eles quando necessário, mas sim estar com todos os assuntos da empresa organizados. Veja abaixo quais os principais cuidados a serem tomados no momento de armazenar os arquivos, sejam eles físicos ou digitais!

Buscar soluções modernas

Após verificar todos os pontos necessários para o bom armazenamento de arquivos e documentos de seu empreendimento, está na hora de procurar a solução que mais se adapta à realidade de seu negócio. Diversos tipos de softwares e soluções já estão disponíveis, por isso, é importante ser criterioso no momento da escolha. Opte por ferramentas que sejam seguras e que acompanhem o avanço tecnológico.

Utilizar a nuvem

Nos casos de armazenamentos digitais, as soluções em nuvens são as melhores opções. Tal ferramenta conta com uma imensa capacidade de armazenar uma grande quantidade de arquivos e torna possível o acesso aos dados em qualquer horário do dia, basta apenas acessar a internet.

Fazer backups

A grande maioria dos empresários e gestores já está fazendo backups diários dos dados gerados no cotidiano das empresas. Aderir a essa prática é importante pelo fato de que, caso aconteça algum problema no sistema, uma cópia das informações estará guardada.

Quais são os erros mais comuns que devem ser evitados?

Mesmo com tanta tecnologia à disposição, ainda acontecem erros que são cometidos ao armazenar os documentos. Veja abaixo os mais comuns:
  • trabalhar apenas com documentos de papel: ainda que esta seja a era da modernização, muitos gestores têm preferência em trabalhar com a documentação impressa, o que acaba dificultando os trabalhos diários;
  • desorganização: deixar os documentos jogados em um arquivo físico ou de forma desorganizada na nuvem é um problema comum. Essa atitude pode fazer com que se percam papéis importantes e informações relevantes;
  • não limitar o acesso às informações: quando o assunto é a gestão de documentos, a segurança torna-se primordial. Assim, na gestão de documentos virtuais, é interessante criar senhas para os usuários que tiverem permissão de acessar os dados. Já para os documentos impressos, é possível criar trancas ou usar cadeados;
  • não ter um local próprio para a armazenagem: para aqueles que ainda não aderiram aos trabalhos com recursos eletrônicos, é importante ter um local separado para guardar os documentos;
  • não ter cópias: quando os documentos são impressos, deve-se sempre ter uma cópia ou mais em locais diferenciados. Para os arquivos digitais que estiverem sendo salvos no computador, é preciso ter uma cópia salva em outro PC.
Agora que você já sabe quais são os principais erros ao armazenar documentos, que tal descobrir quais são os métodos de organização que se encaixam em sua empresa? Continue a leitura.

Qual método de organização pode ser usado?

Alguns métodos de organização podem ser adotados por empresas de pequeno, médio e grande porte. São eles:
  • designar uma ou mais pessoas que serão as responsáveis por checar se os documentos estão no lugar certo;
  • realizar a manutenção dos arquivos, sejam eles digitais ou de papel, a fim de fazer o expurgo de documentos que já tenham passado do prazo de arquivamento;
  • estabelecer um dia e horário para que o responsável guarde os documentos ou os lance no sistema ou na nuvem.
Esses são apenas alguns métodos. Utilize-os e mantenha sua empresa bem organizada.

Quais são os benefícios de contratar um serviço especializado?

Ainda falando sobre as empresas especializadas na guarda de documentos, a contratação desse tipo de serviço pode trazer inúmeros benefícios para o seu negócio, garantindo mais segurança para as informações armazenadas e facilidade de acesso nos processos do dia a dia. Não importa se os documentos são físicos ou digitais, uma empresa especializada saberá oferecer as melhores opções para o seu negócio, realizando uma captura fácil e ágil dos arquivos, organizando os dados corretamente e aplicando todas as técnicas necessárias para conservar a integridade e a veracidade das informações. Além disso, você vai otimizar o tempo da sua equipe. Afinal, a terceirização da gestão dos documentos contribui diretamente para a produtividade dos seus funcionários, que podem ficar totalmente imersos em atividades internas relevantes. Muito bacana, não é mesmo? Como você pôde perceber, guardar arquivos e documentos de maneira otimizada em sua empresa pode trazer inúmeras vantagens para os processos cotidianos, além de garantir mais segurança para as informações armazenadas. Então, gostou do nosso post sobre guardar arquivos e documentos? Acesse nosso site e veja outros artigos relacionados a esse assunto!

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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Logística e Gestão de Processos Gerenciais. Vem liderando desafios há pelo menos 15 anos nas maiores empresas do ramo.

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