Voltar para o blog

Aprenda como fazer a proteção de documentos físicos

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 14/06/2019
Aprenda como fazer a proteção de documentos físicos

Tendências

Estamos vivendo o auge da era da informação. E, como consequência, a geração de diversos arquivos físicos e digitais. Nesse cenário, é importante dar atenção à proteção de documentos, para que estejam armazenados sempre da forma correta e que possam ser acessados quando necessário. Neste artigo, você poderá conferir algumas dicas de como fazer essa proteção de documentos físicos e digitais!

Por que devemos proteger documentos?

Há uma série de questões corporativas que estão documentadas em arquivos físicos e digitais. Dados sobre transações, comprovantes de pagamento de impostos e tarifas, registros de pedidos de orçamento, atestados de capacidade técnica etc. Muitos desses dados precisam ser arquivados para evitar problemas futuros. Por exemplo, quando falamos de tributos, as guias devem ser guardadas por períodos previstos em lei. Hoje, com os avanços na legislação, é possível investir na digitalização de documentos. Dessa forma, alguns registros passam a ter a mesma validade legal que os originais. Além disso, há empresas que oferecem serviços de guarda de documentos. É fundamental se atentar a isso, pois os documentos estão sujeitos a diversas situações que podem ser prejudiciais. As cópias físicas podem ser afetadas por mudanças climáticas, desastres ambientais, pragas, incêndios e inundações. Além disso, podem sofrer com a simples ação do tempo, na qual haverá perda de qualidade da tinta, fazendo com que se tornem até inelegíveis. Já os documentos digitais precisam ser protegidos de erros e alterações indevidas, além de ataques de hackers ou de outros casos em que há má-intenção. Há também a possibilidade de problemas com os computadores ou servidores em que estão armazenados. Sendo assim, listamos agora algumas dicas que podem te ajudar a proteger seus documentos.

Utilize a criptografia

Criptografia é a maneira mais conhecida de proteger documentos digitais. É uma forma de “esconder” o que está escrito, tornando indecifrável para quem não está habilitado a acessar, por meio de uma senha. É um método bastante simples e que protege da ação da maioria das pessoas, que normalmente não está capacitada para reverter os códigos criptografados. É útil até na defesa contra ataques mais simples de hackers. Esse recurso está disponível até mesmo no pacote Office, não sendo necessários grandes investimentos para ser utilizado.

Salve documentos em PDF

O PDF é um tipo de extensão de arquivos que impede a alteração. Sendo assim, ao criar um documento em Word ou outro tipo de editor de texto, você pode salvá-lo também em PDF e utilizar essas cópias para enviar a quem você queira que tenha apenas acesso ao conteúdo. É importante saber que, embora seja uma medida simples e recomendada, já existem alguns programas que conseguem alterar o tipo do arquivo, permitindo a edição. Ainda assim, é algo que você deve fazer, pois são poucas as pessoas que dominam essas ferramentas.

Faça o backup na nuvem

A prática de criar backups é fundamental. Ela é útil tanto quando você digitaliza um arquivo físico quanto com documentos que são originalmente digitais. Hoje existem opções de armazenamento na nuvem que te dão uma grande capacidade de espaço e que oferecem, inclusive, mais segurança do que se você deixá-los em servidores ou HDs externos. Crie uma rotina de salvamento dessas informações na nuvem, substituindo as versões mais antigas por aquelas mais recentes com uma certa frequência. Em caso de necessidade, sua empresa não ficará totalmente descoberta.

Invista na infraestrutura

Falando nos arquivos físicos, você precisa criar espaços dedicados ao armazenamento. Aqueles velhos modelos de armários ultrapassados em salas no porão dos prédios não funcionam bem. O índice de perda pode ser muito grande e, dependendo da natureza do documento, você poderá ter um grande prejuízo. Por isso é interessante contar com armários modernos, em ambientes climatizados, a prova de fogo e água. Também é preciso dar atenção à correta classificação para que não se perca tempo ao procurar. Uma opção para não ter que fazer o investimento é terceirizar essa gestão para uma empresa especializada. A proteção de documentos, tanto físicos quanto digitais, é um tema bastante relevante e que as empresas precisam dar maior atenção. Quando a gestão é otimizada, há ganhos de produtividade e é possível evitar problemas. Este artigo foi útil? Então o compartilhe com seus amigos em suas redes sociais!

Gostou? Inscreva-se e receba novidades!

Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

Confira outros artigos

Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa

Gestão

Aprenda como realizar a gestão de documentos na sua empresa
Leia mais
Sustentabilidade em tempos digitais: como exercitar?

Tendências

Sustentabilidade em tempos digitais: como exercitar?
Leia mais