Entenda porquê investir em uma consultoria em gestão de documentos

Em algum momento você já olhou para seu escritório e encontrou várias pilhas de documentos espalhados? Ou arquivos salvos no computador sem nenhuma organização? Não se preocupe! Várias empresas também estão nessa situação. O melhor é que existe solução por meio da consultoria em gestão de documentos. Afinal, organizar os arquivos é uma tarefa difícil, pois é necessário ter experiência e conhecimento para tornar a gestão dos documentos eficaz e simples. Por isso, contar com uma empresa especializada no assunto durante esse processo não é uma opção, mas sim uma necessidade. Uma organização mal executada pode causar muitos problemas, como o atraso na entrega de demandas, perda ou extravio de arquivos, até a diminuição da produtividade da equipe. Dessa forma, preparamos este post que vai ajudar você a entender a importância dessa contratação. Continue a leitura!

Quais os objetivos de contratar uma consultoria em gestão de documentos?

A gestão de documentos é uma ferramenta do planejamento estratégico da empresa que é constituído de boas práticas que avaliam, orientam e diagnosticam o cenário atual do negócio e apresentam as melhores soluções para a organização dos arquivos. Por exemplo, você pode acreditar que a digitalização dos documentos é a alternativa mais vantajosa, só que a análise da consultoria pode apresentar que a microfilmagem é uma opção mais eficaz. O armazenamento dos arquivos deve ser realizado de forma física e digital, pois existem documentos que ainda é obrigatório a comprovação por meio do original. Já o armazenamento digital pode ser feito pelo sistema de Gestão Eletrônica de Documentos (GED) ou na nuvem. Vale ressaltar que eles precisam ser organizados em pastas ou fichários para facilitar na busca.

Por que vale a pena investir nessa consultoria?

Agora que você entendeu a importância da consultoria em gestão de documentos, chegou a hora de conhecer as cinco principais vantagens e o porquê que investir nela é essencial para o desenvolvimento da sua empresa.

Visão externa

Contratar uma empresa especializada no assunto permite que você tenha um olhar externo aos problemas e às falhas no processo de gestão de documentos do seu negócio. Dessa forma, apresenta as melhores práticas para solucioná-los, garantindo que tenha resultados mais satisfatórios.

Organização da empresa

A organização e implantação da Gestão Eletrônica de Documentos (GED) permite que os arquivos podem ser acessados facilmente por meio de plataformas móveis. Você pode consultar de qualquer local que tenha acesso à internet. Essa ferramenta realiza backups programados dos dados da sua empresa e você pode gerenciar as permissões de uso de cada arquivo, ajudando na segurança das informações.

Implantação de processos

Outra vantagem da consultoria é a implantação de processos que definem a forma de organização, manutenção e descarte dos documentos, além de conseguir monitorar todos os passos do arquivo. Dessa forma, você consegue armazenar só os documentos com validade e evitar que ocorra perda ou extravio de informações.

Foco em resultados

Uma das vantagens que tornam a consultoria em gestão de documentos bastante atraente é que a ferramenta utilizada consegue identificar se os processos da empresa são eficazes e, também, os pontos que podem ser aperfeiçoados. Dessa forma, a finalidade da consultoria é reduzir o tempo gasto dos gestores nessas tarefas operacionais, sobrando, assim, horas para dedicar às atividades estratégicas do negócio.

Redução de custos

A implementação da ferramenta de gestão de documentos diminui o custo operacional da empresa, com a redução de tempo de colaboradores nas buscas dos arquivos, economia de espaço físico, equipamentos e mobiliários de arquivo, impressões desnecessárias, dentre outros. Da forma como mencionamos, a contratação de uma consultoria em gestão de documentos pode trazer vários benefícios para os processos do dia a dia da empresa, além de garantir segurança das informações armazenadas, organização e aumento da produtividade dos colaboradores. Quer entender mais sobre a consultoria em gestão de documentos? Então não perca o nosso artigo sobre Consultoria Especializada em Gestão de Documentos.