O melhor e mais atualizado conteúdo de gestão documental do mercado.
Sabia que o ambiente em que os funcionários estão inseridos interfere diretamente em suas produtividades? O espaço de trabalho interfere no bem-estar de cada profissional, por isso, a importância de não subestimar esse fator.
O RDC-Arq (Repositório Arquivístico Digital Confiável) é um sistema de gestão de documentos digitais que promove a conservação dos documentos, que funciona conforme o que a Tabela de Temporalidade e Destinação de Documentos estabelece.
Toda empresa precisa de ações determinantes para manter-se em atividade plena, e a guarda externa de documentos é uma delas. Falando resumidamente, a guarda externa de documentos é o ato de transferir os serviços de gestão e guarda dos registros do empreendimento para uma empresa terceirizada experiente nesse assunto.
No decorrer da vida de uma organização, várias situações acontecem e precisam ser registradas para que seus dados permaneçam presentes por algum tempo. A teoria das três idades foi criada por Jan Baetens na década de 1970.
A Temporalidade documental é um instrumento que determina destinação, prazo de transferência, mudança de suporte, eliminação e recolhimento dos documentos de uma determinada empresa.
Os documentos de uma organização empresarial devem ser guardados por determinado tempo, mas depois podem ser eliminados por não terem mais utilidade. O tempo de vida útil de cada documentação é definido em lei e dependerá do grau de importância desses arquivos inativos para a fiscalização e para o funcionamento dos negócios.
São inúmeros os documentos que precisam ser armazenados de forma que permaneçam seguros e facilmente acessíveis, tais como os livros contábeis, os recibos, os boletos, as duplicadas e outros que compõem a escrituração. A desorganização dos documentos contábeis pode causar dificuldades para os colaboradores e para os líderes empresariais.
As indústrias utilizam uma enorme quantidade de documentos em suas rotinas diárias. Além disso, os procedimentos industriais ou de engenharia funcionam com a colaboração das equipes entre si. Por isso, a gestão documental é importante para garantir a produtividade dos times que realizam tarefas administrativas.
Embora os arquivos digitais estejam cada vez mais presentes nos negócios, os documentos físicos ainda são necessários em diversas instituições. No entanto, muitas vezes, os colaboradores gastam um tempo precioso dentro da empresa à procura de documentos e arquivos, simplesmente pela falta de organização desses arquivos.
Uma consultoria documental hábil requer alguns procedimentos que precisam ser feitos de forma técnica e metodológica. Dentre eles, fazer uma pesquisa intensiva na organização para detectar como está o desempenho dos grupos referente ao manuseio documental.
A peça fundamental para aplicar o conceito de compliance de documentos na empresa é ter um bom código de conduta. O seu negócio poderá expressar ao público interno e externo um conjunto de valores e princípios que fundamentam a organização.
A organização de arquivos é muito importante para manter a ordem dos documentos de forma segura.Aproveite as dicas e coloque agora seus documentos em ordem!
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