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Quais são os benefícios da gestão documental para indústrias?

Roberto Gonçalves
Roberto Gonçalves 18/04/2022
Quais são os benefícios da gestão documental para indústrias?

Gestão

As indústrias utilizam uma enorme quantidade de documentos em suas rotinas diárias. Além disso, os procedimentos industriais ou de engenharia funcionam com a colaboração das equipes entre si. Por isso, a gestão documental é importante para garantir a produtividade dos times que realizam tarefas administrativas. Ela pode ser feita internamente ou com o auxílio de uma empresa especializada.

É importante ter um rígido controle sobre todos os documentos e informações sigilosas. O grupo de colaboradores internos ou terceirizados terá a tarefa específica de coletar, separar, armazenar e descaracterizar documentações. Mas eles terão que ser coordenados para evitar discrepâncias e eliminar os riscos de perda de informações relevantes. Um sistema de gestão poderá auxiliar os participantes.

Quer saber quais são os benefícios da gestão documental para indústrias? Continue a leitura!

O que é e para que serve a gestão documental? 

Gestão documental é uma ferramenta administrativa ou um conjunto de ações que possibilita a identificação, organizações e guarda dos documentos de uma indústria. Por meio desse procedimento é realizado o gerenciamento inteligente e seguro dos dados que facilita a sua rápida localização no sistema, bem como a sua destruição após a perda da validade jurídica. 

A gestão documental ajuda no gerenciamento correto das documentações da indústria. A atividade permite produzir, administrar, controlar e manter os acervos de modo eficiente e econômico, assim como facilita a elaboração dos documentos, o seu arquivamento e descarte. O gerenciamento gera economia de tempo e economia sustentável para os negócios.

Quais são os benefícios da gestão documental? 

O gerenciamento físico dos documentos é ineficiente e bastante lento no cenário industrial. Os papéis ocupam espaço e exigem a contratação de colaboradores para realizar a gestão que podem cometer falhas e descartar arquivos de forma equivocada. Com o auxílio da tecnologia ou o suporte de profissionais especializados, é possível obter vários benefícios!

Economia de espaços físicos destinados ao arquivamento

As indústrias situadas no território brasileiro contam com diversos processos que geram uma série de documentações distintas todos os meses. Para manter um arquivo físico seria necessário ter um espaço específico. O problema é que um espaço custa dinheiro e o uso da tecnologia pode trazer economia para esses empreendimentos.

Redução de custos operacionais

Outro benefício da gestão documental é a redução de custos operacionais. Os arquivos eletrônicos não precisam ser impressos, acomodados em pastas ou caixas físicas e tampouco transportados de um setor para o outro. Consequentemente, diminuem as despesas oriundas da reprodução das documentações. Os documentos são acessados por meio de sistemas informatizados conectados à Internet.

Segurança e confidencialidade das informações

Em decorrência da Lei Geral de Proteção de Dados Pessoais (LGPD), as indústrias precisam de um sistema de gestão documental seguro, que ofereça cópias de segurança. A tecnologia oferece proteção contra os ataques virtuais realizados por criminosos e assegura o sigilo das informações. Sendo assim, o gerenciamento dos documentos melhora a reputação das indústrias.

Otimização do tempo das atividades e dos processos

A possibilidade de acesso virtual aos documentos confere maior mobilidade aos profissionais da indústria. Os gestores conseguem acessar os arquivos de qualquer lugar e a qualquer momento sem ter que carregar documentações físicas de um setor para o outro. O acesso rápido otimiza o tempo e os procedimentos além de permitir atuações estratégicas. 

Esses são os principais benefícios da gestão documental para indústrias! A tecnologia é uma excelente aliada no gerenciamento dos documentos. Ela agiliza as rotinas e os processos produtivos, facilita o manuseio das documentações, elimina o arquivo morto, pastas e libera as salas para a realização de outras tarefas. 

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Roberto Gonçalves
Escrito por

Roberto Gonçalves

Conecta tudo e todos dentro da eBox. É especialista em Gestão de Processos Gerenciais e Segurança Cibernética. Vem liderando desafios há pelo menos 20 anos nas empresas mais relevantes do setor.

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