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Afinal, o que é guarda externa de documentos? Entenda!

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 27/11/2023
Afinal, o que é guarda externa de documentos? Entenda!

Organização

Toda empresa precisa de ações determinantes para manter-se em atividade plena, e a guarda externa de documentos é uma delas. Falando resumidamente, a guarda externa de documentos é o ato de transferir os serviços de gestão e guarda dos registros do empreendimento para uma empresa terceirizada experiente nesse assunto.

Acontece assim: a instituição contrata os serviços de uma terceirizada e se compromete a pagar determinado valor pela prestação do serviço. A empresa fica incumbida de tratar e armazenar os documentos para a empresa proprietária ter acesso aos documentos em formato digital. Empresas renomadas costumam guardar os documentos na nuvem, por ser um dos métodos mais seguros de guarda documental. 

Neste artigo, você descobrirá o que a guarda externa de documentos pode fazer pela sua empresa. Acompanhe!

Favorece a segurança da informação

O desenvolvimento das tecnologias também trouxeram o crescimento dos problemas voltados ao compartilhamento indevido de documentos, isso é fato. Por isso mesmo, a sua empresa precisa estar amparada por meio de um sistema que ofereça ferramentas de proteção de alto padrão e preparada para qualquer nível de ameaça. 

Um sistema GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos), por exemplo, atende a Lei Geral de Proteção de Dados, que foi criada para proteger os direitos fundamentais de liberdade e privacidade.

Ajuda a rastrear documentos

Independente do tamanho da empresa, ela costuma criar diariamente um fluxo de documentos que precisa ser bem armazenado para serem acessados futuramente. Algumas empresas têm uma dificuldade enorme para rastrear seus documentos, sobretudo quando ainda fazem uso de arquivos físicos.

As empresas de guarda externa de documentos estão presentes no mercado justamente para amenizar esse conflito de gerenciamento dos registros nos negócios. Um sistema GED moderno tem a competência de rastrear “quem fez”, “o que fez”, “onde fez” e “quando fez”, ou seja, o acesso aos documentos é administrado com a máxima eficiência para garantir que os documentos estejam em verdadeira segurança.

A boa gestão começa por o usuário precisar se autenticar para ter acesso ao sistema. A partir de então, tudo que ele realizar será autenticado. Isso significa que qualquer documento que ele não seja autorizado a visualizar será demonstrado.

Dá acesso e recuperação rápida aos documentos

Ter um sistema convencional de arquivamento dos documentos é praticamente perder tempo no atendimento ao cliente e a realizar os pontos de trabalho diários na empresa. Hoje em dia, como diz ao nos referirmos ao mercado: “tempo é dinheiro”.

Optar pela guarda externa de documentos é decidir pela busca otimizada dos documentos por meio de um sistema GED. A guarda dos documentos na nuvem, permite que as pessoas autorizadas acessem e recuperem os documentos de forma hábil para atender às demandas do negócio. Isso porque, a guarda eletrônica proporciona a organização minuciosa dos documentos.

Eleva a produtividade do trabalho

Guardar os documentos da empresa em uma ferramenta externa é uma forma de investir na laboração diária dos seus colaboradores. Poder acessar os registros com rapidez e tê-los por meio de um simples click, torna os processos ágeis e ajuda os clientes a terem uma experiência ímpar no que se refere a oferta de um serviço admirável e satisfatório. 

Sendo assim, a guarda digital de documentos pode elevar a produtividade da sua equipe e deixar a marca do seu negócio gravada na memória dos seus clientes, o que ajuda no crescimento da empresa no mercado.

Favorece o cumprimento de prazos

Passar por auditorias e fiscalização é uma prática muito comum que as empresas passam para ajudar em seu desenvolvimento. Ter os documentos bem armazenados e visualizá-los com agilidade é fundamental para cumprir prazos. É também, o começo da demonstração de que a empresa é organizada e se preocupa com as suas atividades de rotina, pois cumprir prazos é uma ação que coloca a empresa em patamares elevados.

Empresas que buscam ganhar credibilidade no mercado, por exemplo, costumam conquistar a certificação ISO 9001. Esse tipo de ISO informa que a empresa está em conformidade com algumas exigências, como documentos identificáveis, legíveis e recuperáveis. 

Porém, antes de conseguir a certificação ISO 9001, a empresa precisa cumprir prazos quando passa pelo processo de inspeção para comprovar a sua conformidade. Ter um sistema GED, é ter um grande suporte para atender a todas as exigências requeridas durante o trâmite de confirmar que sua gestão de documentos atende aos requisitos que liberam a certificação ISO 9001.

Auxilia na gestão de crises

Passar por conflitos e crises é uma realidade comum a muitas empresas, não é mesmo? Elas são muito comuns quando a instituição passa por acontecimentos que podem desestabilizá-la ou desestruturá-la. Porém, quando ela tem um sistema inovador e bem estruturado, como o caso de um sistema GED, a empresa passa por algumas crises de maneira mais amena e as supera com maestria. 

Algumas crises possíveis de acontecer são o hackeamento de documentos, necessidade de serviço remoto a alguns profissionais, extravio de documentos, alto gasto com materiais físicos arquivísticos e tantos outros. Poder fazer uma gestão de crise aprimorada, pode dar um outro sentido à empresa.

Cria documentos digitalizados com validade jurídica

Daqui a alguns tempo é possível que a maioria dos documentos sejam assinados eletronicamente, por empresa que adere a um sistema GED. Quando a digitalização é feita por meio de certificação digital, que é feita pelo ICP-Brasil, as empresas públicas e privadas podem assinar seus documentos de forma eletrônica. 

As assinaturas eletrônicas são amparadas pelo Decreto 10.278/2020, que determina em seu artigo 6, que as assinaturas eletrônicas têm validade jurídica. Essas assinaturas têm força e amparo legal. Ter um sistema GED na empresa ajuda a organização atender algumas exigências de digitalização para realizar assinatura eletrônica na instituição, que são:

  • padrões técnicos;
  • auditabilidade;
  • rastreabilidade;
  • manutenção;
  • preservação;
  • assinatura eletrônica.

A guarda externa de documentos é uma estratégia que depende de serviços de alto padrão para auxiliar nas atividades de rotina em diversos âmbitos. As soluções GED (Gerenciamento Eletrônico de Documentos) da Ebox Digital têm uma infraestrutura arrojada para atender a todos os requisitos de guarda documental.

A eBox Digital faz uso da plataforma Azure da Microsoft, que é líder em armazenamento em nuvem. O Azure atende a diversas normas de conformidade internacionais e específicas da indústria, como HIPAA, SOC 1 e SOC 2, ISO 27001 e FedRAMP. 

Percebeu como a eBox Digital está bem preparada para guardar os documentos da sua empresa? Faça contato conosco agora mesmo e vamos conversar.

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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