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Tenha em mãos os principais documentos do setor de RH

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 20/12/2017
Tenha em mãos os principais documentos do setor de RH

Transformação Digital

Compete ao setor de Recursos Humanos reunir e administrar os documentos do departamento pessoal, ou seja, toda a documentação dos funcionários da empresa.A partir da entrada em vigor das mudanças na legislação trabalhista, a área ganhou ainda mais relevância, uma vez que a reforma deu liberdade para empregador e empregado acordarem diversas condições de serviço.Dessa maneira, fiscalizar e manter a ordem da documentação se tornou uma parte ainda mais importante da organização de uma empresa, para não gerar 

passivos trabalhistas

. Pensando nisso, neste post vamos falar sobre os cuidados que devem ser tomados com os principais documentos do setor de RH. Confira!

Por que é importante manter os documentos organizados e bem armazenados?

A organização e o correto armazenamento de documentos são determinantes para dar celeridade e confiabilidade aos processos da empresa. No setor de 

Recursos Humanos

, as rotinas exigem o acompanhamento das questões trabalhistas de cada funcionário.Assim, em um negócio que emprega 20 funcionários, por exemplo, já existe um número considerável de arquivos para serem manuseados. Cabe ao departamento de RH manter a documentação de cada um dos colaboradores, com dados sobre o valor devido em férias, o 13º salário e demais direitos trabalhistas.A não observância de uma dessas regras pode resultar em multas e na perda de ações trabalhistas, quando houver reclamatórias. Dessa forma, estabelecer e preservar um arquivo conforme a lei estabelece é a garantia para a empresa de que não haverá ilegalidades nos processos.

Como organizar os documentos do DP e RH?

Diante do exposto acima, apresentamos algumas dicas que podem te ajudar nesse trabalho. Confira abaixo!

Definição do local

Os documentos espalhados pelo setor, e de forma desorganizada, correm o risco de extravio, perda ou retrabalho.Dessa maneira, o primeiro passo desse processo é definir o local específico de acesso rápido dentro do escritório para realizar a guarda dos arquivos físicos. Com isso, a busca de um registro será mais rápida e ágil no dia a dia dos colaboradores.

Padronização dos documentos

Não adianta só guardar os documentos no mesmo local, é importante organizá-los de forma que fique de fácil acesso a todos. Então é necessário adotar normas de armazenamento, como a nomenclatura, a formatação e classificação dos arquivos, além das datas previstas para descarte. Engaje todos os colaboradores do setor nesse processo, pedindo dicas de qual é a melhor forma de organizar os documentos, afinal são eles que vão utilizar na rotina diária.

Controle do arquivo

Com os documentos organizados no local específico, é relevante adotar um controle para realizar auditorias constantes, a fim de manter a ordem dos arquivos e verificando se os novos registros estão sendo armazenados da forma definida, além de realizar o descarte conforme previsto na legislação.

Digitalização dos documentos

Constantemente, os colaboradores precisam consultar os documentos do departamento pessoal, como os dados de um funcionário, a folha de pagamento, controle do ponto, controle dos benefícios, dentre outros.Diante disso, a melhor maneira para facilitar essa busca é armazenando esses documentos em forma digital, ou seja, realizando a digitalização deles. Assim o colaborador conseguirá em poucos passos encontrar a informação, em vez de ficar horas procurando em caixas, gerando custos desnecessários.

Quais as vantagens de manter a guarda eletrônica de documentos?

Conforme visto acima, uma prática que vem sendo adotada cada vez mais pelas companhias é a digitalização e o gerenciamento eletrônico dos documentos utilizados. Existem 

empresas especializadas

 na realização dessas tarefas.No setor de RH, essa medida é garantia para tornar os processos mais rápidos, acabar com o retrabalho, reduzir custos e manter a organização da área.O processo eletrônico também informa quando o prazo de armazenamento termina, o que permite fazer a eliminação do material de forma segura. A preservação dos arquivos traz outro benefício: como há diminuição do manuseio, os riscos de extravio e dano são reduzidos, significativamente.Essa organização é a garantia de que a empresa não terá problemas quando for fiscalizada ou quando passar por auditorias. Em casos de processos judiciais, a consulta à base documental do colaborador estará ao alcance de alguns cliques.Não podemos deixar de citar a segurança que a empresa vai ter após adotar essas medidas, pois vai evitar que os arquivos importantes sejam extraviados ou perdidos caso estejam guardados de forma irregular.Além disso, muitos documentos são sigilosos, necessitando do armazenamento em local adequado e com o controle dos colaboradores que podem ter acesso.

Quais os principais documentos do setor de RH — e por quanto tempo a empresa deve guardá-los?

A legislação brasileira determina que as empresas guardem diversos documentos por muitos anos e até por tempo indeterminado. Essa medida é uma garantia para a corporação evitar multas e se defender em processos trabalhistas.A seguir, confira uma lista dos principais documentos do setor de Recursos Humanos, de acordo com o prazo que eles devem ser armazenados.

Prazo de guarda: 2 anos

  • Termo de Rescisão do Contrato de Trabalho (TRCT);
  • aviso Prévio;
  • pedido de Demissão.

Prazo de guarda: 3 anos

  • Cadastro Geral de Empregados e Desempregados (CAGED), a contar da data do envio ao Ministério do Trabalho e Emprego (MTE).

Prazo de Guarda: 5 anos

  • Acordo de compensação de horas;
  • acordo de prorrogação de horas;
  • controle de ponto;
  • atestado médico;
  • Comunicação de Acidente de Trabalho (CAT);
  • Mapa Anual de Acidente de Trabalho;
  • processo eleitoral da Comissão Interna de Prevenção de Acidentes (CIPA);
  • Guia de Recolhimento de Contribuição Sindical Urbana (GRCSU);
  • autorização para descontos não previstos em Lei;
  • documentos relativos à retenção de impostos sobre o prestador de serviços;
  • comprovante de entrega da Guia da Previdência Social ao sindicato profissional;
  • Comunicação de Dispensa (CD) e Requerimento do Seguro Desemprego (SD);
  • recibos de pagamentos de salários, adiantamento, abono, 13º, férias;
  • documentos do vale-transporte e alimentação (pedido, recibo de entrega, dentre outros).

Prazo de Guarda: 10 anos

  • Comprovante de Cadastramento PIS/PASEP;
  • comprovante de Retenção do INSS;
  • folha de pagamento;
  • Relação Anual de Informações Sociais (RAIS);
  • afastamentos.

Prazo de Guarda: 20 anos

  • Exames Médicos (admissional, periódicos e demissional);
  • Programa de Controle Médico de Saúde Ocupacional (PCMSO);
  • Programa de Prevenção de Riscos Ambientais (PPRA);
  • comprovação de entrega do Perfil Profissiográfico Previdenciário (PPP).

Prazo de Guarda: 30 anos

  • Fundo de Garantia de Tempo de Serviço (FGTS);
  • Guia de Recolhimento do FGTS e Informações à Previdência Social (GFIP);
  • Guia de Recolhimento Rescisório do FGTS e da Contribuição Social (GRFC).

Prazo de Guarda: Indeterminado

  • Contrato de Trabalho;
  • livro ou ficha de registro de empregados;
  • livro de registro da CIPA.
Como você pôde ver, é imprescindível para a empresa ter organizados os principais documentos do departamento pessoal. Afinal, alguns dos arquivos precisam ficar guardados por até 30 anos e outros por tempo indeterminado! A correta manutenção da papelada é a garantia para que a empresa não seja autuada e obtenha êxito em disputas judiciais.Sua empresa sofre com a organização dos arquivos? Como a sua empresa lida com os documentos do departamento pessoal? Deixe um comentário no post com suas experiências!Clique aqui para baixar o infográfico deste artigo.

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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