Entenda como um sistema GED pode ajudar as atividades da sua empresa

Afinal, como um sistema GED pode contribuir para acelerar os processos do dia a dia do seu negócio? Preocupação constante para administradores que observam o acúmulo de papéis aumentar em seus negócios, a gestão eletrônica de documentos é o caminho mais seguro para preservar dados e dar rapidez aos processos de consulta, guarda e edição de arquivos. Neste post, você vai entender quais as atividades recebem impacto imediato com a introdução dessa tecnologia e de que forma ela beneficia a sua empresa. Boa leitura!

Revolucione o acesso à informação

Atualmente, com o avanço das tecnologias móveis, é inimaginável que informações importantes estejam disponíveis apenas entre os limites do escritório. Sobretudo para empresas que precisam que seus colaboradores estejam em constante deslocamento, disponibilizar os arquivos 24 horas é fundamental. Isso vale também para equipes formadas por membros em diferentes localidades. Dessa forma, o sistema GED, por derrubar as barreiras de localização e horários, não significa apenas um ganho de produtividade, mas também representa uma revolução na forma com que o negócio lida com a informação. A empresa ganha, dessa forma, agilidade significativa na tomada de decisão.

Organize o espaço físico

Esqueça as salas abarrotadas de prateleiras e caixas desorganizadas, cujo conteúdo os colaboradores não fazem ideia do que seja. O sistema GED acaba com a necessidade de a empresa ter de reservar grandes espaços para guarda de arquivos. Isso acontece porque a tecnologia elimina a quantidade de papel sem serventia e permite que a empresa utilize o espaço físico para outras finalidades. A organização do espaço traz benefícios também para a otimização de pessoal. Não é mais preciso que funcionários percam tempo no controle, na organização e na localização de documentos.

Reduza despesas

Os avanços trazidos pelo sistema de gestão eletrônica possibilitam a redução de despesas a partir de pelo menos duas perspectivas: diminuição de recursos aplicados para fazer cópias e impressões e no tempo despendido em retrabalho. Entenda!

Cópias e impressões

Todo sistema GED funciona a partir da digitalização de documentos. A base de informações digitais formada fica disponível para consulta e edição, sem a necessidade do manuseio de papel. Contudo, se mesmo assim for necessária uma cópia de determinado arquivo, é possível solicitar uma impressão facilmente.

Retrabalho

A gestão eletrônica de documentos permite controlar versões e armazenar o histórico de alterações. Dessa forma, as equipes que lidam com os mesmos arquivos não se perdem em diferentes versões do mesmo arquivo. Além disso, o retrabalho é evitado. Ao permitir apenas um acesso de cada vez ao arquivo, o sistema evita que dois colaboradores trabalhem nas mesmas modificações simultaneamente.

Dê mais segurança aos arquivos com o sistema GED

A segurança de documentos por meio do sistema GED acontece em pelo menos duas ocasiões. A primeira delas é a possibilidade de restringir os níveis de acesso a arquivos. Ou seja, você pode determinar quais colaboradores têm permissão para consultar e modificar determinados tipos de informação. Já o segundo fator de segurança é a conservação da papelada. Seja por extravio, seja por dano, documentos físicos podem ficar inutilizados pelas mais diversas situações. A digitalização dos materiais acaba com esse problema. O sistema GED é, portanto, uma ferramenta para organizar a documentação da empresa, a fim de aperfeiçoar processos e diminuir despesas. Além de simplificar tarefas rotineiras, a gestão eletrônica é uma proteção contra a perda de informações. A partir desses benefícios, organizar a empresa com essa tecnologia pode ser um diferencial competitivo importante na disputa pelo mercado, sobretudo para aquelas que observam o aumento do volume de papéis em circulação diariamente. As informações da sua empresa estão bem protegidas? Confira o post sobre segurança de dados que preparamos para você!