Porque é tão essencial otimizar o controle de documentos?

Normalmente, a rotina corporativa é muito corrida, o que faz com que alguns processos e protocolos acabem sendo deixados de lado para que se possa focar em atividades que precisam de um pouco mais de velocidade.Em meio a prazos curtos, responsabilidades que não podem ser negligenciadas e emergências, a organização pode ficar para depois. Isso faz com que atividades, como, por exemplo, o controle de documentos, possam ser penalizadas.Embora seja de grande importância, poucas pessoas geralmente se atentam para este tipo de assunto. Para entender melhor por que é necessário dar atenção ao controle de documentos, vale a pena conferir alguns dos tipos de prejuízos que a falta desse controle pode causar.

Diminuição da produtividade

Um documento que não é encontrado na hora correta, por mais simples que seja, gera diminuição de produtividade. Algo que poderia ter sido feito em um ou dois minutos, pode levar muito mais tempo. Lembre-se que tempo é um recurso extremamente caro para as empresas.Seja em arquivo físico ou digital, tudo que é guardado tem um motivo para não ter sido descartado. Muitas vezes, a falta do arquivo no momento adequado pode exigir que mais pessoas precisem ajudar na busca. Os minutos (ou até horas) gastos por todos para que se localize o item implicam em uso de tempo e de pessoal que, por sua vez, poderia cuidar de outras atividades.

Risco à segurança das informações

Outro problema sério que se pode ter quando há um descuido com o controle de documentos é o comprometimento da segurança das informações.Neste aspecto, há dois tipos de preocupações. A primeira delas é com a disseminação de dados sigilosos. O acesso controlado à informação precisa ser bem gerenciado para que vantagens competitivas e estratégias não sejam repassadas de forma a gerar danos ao negócio.O outro ponto de atenção é com relação à perda dos dados. Por extravio de documentos, má conservação ou desorganização, os documentos podem ficar indisponíveis e a falta da informação neles contida pode gerar grandes dores de cabeça, como o atraso de processos, a perda de garantias, entre outros.

Aumento de custo

Quando afirmamos que a falta de um documento acaba gerando a diminuição da produtividade, é preciso perceber também que, de uma forma ou de outra, há o aumento de custo da operação da companhia.O tempo perdido na procura por uma informação implica diretamente em recurso gasto indevidamente. Além disso, há também, em alguns casos, a necessidade de refazer procedimentos. Esse retrabalho drena horas de serviço que deveriam ser aplicadas em outras tarefas.Tudo isso sem mencionarmos a perda de oportunidades comerciais pela simples falta de certidões, alvarás, autorizações, protocolos, comprovantes, procurações e afins.Para otimizar o controle de documentos, evitar desperdícios de tempo e recursos e garantir um bom funcionamento da empresa, o ideal é adotar metodologias que garantam a organização e a rotina diárias.Existem soluções já pensadas e muito bem estruturadas para que a sua empresa tenha tranquilidade e que seja garantida a agilidade do dia a dia. Com segurança e eficiência, contar com a ajuda de quem é profissional no assunto vai fazer com que sua equipe consiga focar melhor no seu core business.Para compreender melhor como o controle de documentos pode ajudar a sua companhia a ter mais resultados, conheça agora três motivos para guardar seus documentos com a eBox.