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O que é hand off e como utilizá-lo para otimizar os processos da empresa?

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 29/05/2020
O que é hand off e como utilizá-lo para otimizar os processos da empresa?

Gestão

Handoff é a transferência de responsabilidades, função ou informação pelos participantes das equipes de trabalho em um ambiente corporativo. A tradução do termo significa passagem de caso, mas o objetivo principal é garantir que informações seguras e completas sejam repassadas, evitando falhas na comunicação que podem comprometer o futuro da empresa.

Neste post, vamos apresentar as principais informações sobre as estratégias de handoff em procedimentos internos, bem como a sua importância para a otimização da gestão de processos empresariais. Aqui, você vai encontrar ainda as melhores estratégias de handoff que são extremamente efetivas na melhoria de desempenho e na geração de ótimos resultados. Ficou curioso? Siga em frente!

Qual é a importância das estratégias de handoff?

Os processos de um negócio em determinados momentos necessitam de transferência de controle de dados. Se a informação não for transmitida de forma adequada de um sistema para o outro ou entre os colaboradores, existe uma enorme probabilidade de impactos negativos na execução das atividades. Além disso, podem surgir discussões entre as equipes devido à ocorrência de falhas que podem se agravar a cada erro cometido.

Como a estratégia de handoff funciona?

As estratégias de handoff são muito relevantes para eliminar riscos de prejuízos e manter a empresa ativa no mercado. Uma ideia interessante é realizar um acordo de transferência das informações ou das atribuições entre os envolvidos, estabelecendo o conteúdo indispensável ao prosseguimento do processo em questão. Algumas ações simples podem evitar o desperdício de tempo e promover a harmonia entre os grupos.

Como utilizar as estratégias de handoff?

Prepare um checklist para que os colaboradores sigam um padrão na hora de conferir a execução das tarefas. É uma estratégia simples e eficiente que padroniza as informações sem a necessidade da interação entre sistemas. Com ela, as equipes conseguem certificar a transferência correta de dados e dar andamento aos trabalhos.

Como diminuir erros de handoff?

Para reduzir erros de handoff, a empresa pode automatizar as tarefas repetitivas e deixar mais tempo à disposição dos colaboradores para a realização das atividades mais importantes. Existem programações que possibilitam a troca de informações por meio de aplicativos que não exigem o contato humano. Os sistemas integrados são mais seguros e mais rápidos.

Quais são as melhores estratégias de handoff?

Quando as tarefas estão aos cuidados de várias pessoas, passando de um agente para o outro, as estratégias de handoff devem ser eficazes. Se elas não estiverem definidas adequadamente, dados imprecisos ou inconsistentes podem ser registrados. Se você quiser evitar esse tipo de acontecimento, utilize as estratégias mencionadas a seguir.

Automatização dos processos

A automatização dos processos dos negócios garante a correta transmissão de formulários e dos dados sem qualquer chance de lacunas ou incorreções. Com a modelagem dos processos, torna-se mais fácil averiguar onde estão os handoffs e definir que o envio das informações seja automatizado para economizar o tempo dos colaboradores.

Handoff agreement

O handoff agreement é um acordo realizado entre as equipes de trabalho que vão ficar responsáveis pela transferência das informações. É como se fosse um contrato para que cada parte cumpra o seu papel, no qual se define o que um grupo vai fazer antes de repassar as tarefas para a outra equipe. O documento pode ser uma simples lista contendo as informações que os colaboradores devem compartilhar entre si, portanto, não precisa da interferência do departamento jurídico. 

Enfim, agora você já sabe o que é handoff e como utilizá-lo para otimizar os processos da empresa. Aproveite as ferramentas disponíveis para facilitar o cumprimento do acordo e use todas as estratégias indicadas neste artigo. Dessa forma, os resultados desejados vão ser alcançados rapidamente, sendo eliminadas inúmeras interações dispensáveis e que causam conflitos desnecessários.

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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