Quanto custa localizar um documento perdido?

Multas, retrabalhos, tempo perdido, colaboradores em atividades burocráticas: esses são alguns dos problemas que um documento perdido causa para uma empresa. E o custo dessas dificuldades pode variar — a perda de arquivos fiscais ou trabalhistas, por exemplo, pode gerar pendências com o Estado e com a Justiça. Já a demora em localizar informações internas, necessárias para o bom andamento da rotina de trabalho, aumenta o custo com a remuneração dos colaboradores envolvidos. Assim, um ponto é certo: em todos os casos, as despesas que a localização de um documento perdido ocasionam poderiam ser facilmente eliminadas com as políticas e os processos corretos de armazenamento. Mas como fazer isso? A leitura deste post vai esclarecer. Confira!

O que faz uma empresa perder um documento?

Uma pesquisa recente da ABGD (Associação Brasileira das Empresas de Gerenciamento de Documentos) aponta o dado alarmante de que, a cada 12 segundos, ao menos um documento é perdido nas empresas brasileiras. Veja abaixo os principais motivos pelos quais os documentos são extraviados!

Ausência de política de controle de arquivo

Caso não exista uma política clara que regre o trato com essa imensidão de informações produzidas diariamente em uma empresa, é natural que, com o passar do tempo, o acúmulo de papelada comece a causar transtornos — como a perda de arquivos importantes. Pilhas de documentos em locais inadequados, acesso a arquivos por pessoal não autorizado e extravio são alguns dos principais problemas que a falta de regramento ocasiona.

Espaço físico inadequado para a guarda de documentos

Muitas vezes, é necessário que a empresa reserve andares inteiros para o armazenamento de documentos. Em outros casos, é preciso contratar um depósito para a realocação da papelada. Assim, se não há o amparo especializado para a guarda, é comum que os arquivos sejam mantidos em locais inadequados, de difícil acesso e sujeitos à ação de pragas e da umidade, o que pode resultar na perda do papel.

Ausência de segurança

A segurança dos arquivos deve ocorrer em pelo menos duas perspectivas: controle de acesso e backup. Muitas vezes, documentos são perdidos porque pessoas sem autorização acabam por manipulá-los incorretamente. Em outros casos, não existe uma cópia digital do arquivo; assim, se algum dano ocorre ao papel, não é possível recuperá-lo.

Como a empresa deve proceder no caso de extravio ou perda dos documentos fiscais?

As maiores preocupações dos empresários são referentes à perda dos livros e documentos fiscais. Essa situação os deixa muito aflitos e, pensando nisso, o SESCON/SC providenciou a divulgação de alguns procedimentos que os contadores poderão realizar para evitar futuros transtornos. Confira abaixo!

Extravio de livros e documentos

O Regulamento do IR (Imposto de Renda) deixa claro que o contribuinte deve conservar em ordem, enquanto não forem utilizadas as informações, os livros, os documentos e os papéis relativos à atividade realizada, ou que se refiram a modificações na sua condição patrimonial. Mas, ocorrendo o extravio, a deterioração ou destruição de tais documentos, o contribuinte deverá publicar o ocorrido em um jornal de grande circulação que esteja localizado no território do seu estabelecimento. As informações também devem ser disponibilizadas dentro de 48 horas para o órgão competente do Registro do Comércio da sua região. Vale lembrar que o responsável ainda deverá remeter a cópia da comunicação à Secretaria da Receita Federal do Brasil (RFB) de sua jurisdição. É importante lembrar que, após comunicar o extravio, a pessoa jurídica deverá providenciar a reconstituição dos documentos, evitando assim a aplicação de penalidades.

Perda, furto ou roubo

Caso os livros fiscais sejam perdidos, roubados ou furtados, o fato deve ser comunicado à Gerência Regional da Receita da jurisdição, juntamente com o Laudo Pericial da Polícia Civil, Corpo de Bombeiros ou do órgão da Defesa Civil, no prazo de 2 dias. Já se o documento fiscal for oriundo da Internet, o prazo é de 3 dias para colocar a informação na página oficial da Secretaria de Estado da Fazenda.

Como a Gestão Eletrônica de Documentos pode evitar que você venha a ter o seu documento perdido?

Com o crescimento das empresas, realizar a Gestão Eletrônica de Documentos (GED) tem se tornado essencial para o bom andamento dos negócios. Confira abaixo algumas características!

Acervo virtual

A gestão eletrônica de arquivos disponibiliza em ambiente virtual a cópia digitalizada de todos os documentos da empresa. Assim, em caso de dano ou extravio, existe uma réplica armazenada no banco de dados da organização. O ambiente virtual também permite o acesso remoto ao material. Dessa forma, a consulta pode ocorrer a partir de qualquer local, evitando o manuseio e o transporte físico de informações.

Organização do espaço físico

Ao disponibilizar os arquivos para consulta virtual, o manejo de papéis fica relegado ao segundo plano. Assim, é possível manter a organização do espaço físico da empresa com mais facilidade. Isso garante a proteção dos arquivos contra o mau uso, além de prevenir perdas.

Controle de acesso

Quando a documentação está mal guardada ou não tem controle de acesso, fica sujeita à ação de qualquer pessoa. Esse descontrole, por sua vez, faz com que ninguém seja responsabilizado em casos de uso indevido ou de extravio de informações. A gestão eletrônica acaba com esse problema, pois hierarquiza acessos e identifica quem teve acesso a determinado material.

Quais são as vantagens de optar pela digitalização e gestão de documentos na nuvem?

A digitalização de documentos e o armazenamento em nuvem têm se tornado uma ótima opção, pois dessa maneira as empresas podem guardar e proteger os seus documentos, minimizando o risco de perda. Veja abaixo algumas vantagens!

Maior segurança

Todos os arquivos digitalizados e salvos na nuvem são armazenados em servidores seguros, com alto nível de criptografia. E isso sem contar que backups diários também são realizados, o que elimina a possibilidade de perda de documentos.

Redução de custos

A redução de custos é uma das grandes vantagens da computação em nuvem. Utilizando essa alternativa, não é mais necessário pagar por servidores ou programas pesados de gestão. Os usuários apenas pagam pelo uso conforme a demanda.

Maior acessibilidade aos documentos

Outro benefício é a facilidade para acessar os documentos, sejam eles contábeis, fiscais, tributários ou trabalhistas. Com apenas alguns cliques, todas as informações estarão ao alcance de gestores ou funcionários que contem com permissão de acesso para realizar os procedimentos. Um documento perdido pode causar prejuízos consideráveis para uma empresa. De multas fiscais a indenizações trabalhistas, os custos passam ainda pela má alocação da mão de obra e pelo retrabalho. Felizmente, a introdução da Gestão Eletrônica de Documentos é a alternativa perfeita para as empresas que desejam regrar o trato com arquivos e desenvolver mecanismos de segurança para o acesso e a guarda de documentos. Saiba que já existem empresas especializadas na guarda e gestão documental! Contar com o auxílio da eBox Digital é uma excelente oportunidade para resolver a questão da armazenagem dos documentos de sua empresa. Evite ter o seu documento perdido, aumente a segurança do seu negócio, diminua os custos e acesse os seus arquivos a qualquer momento e de qualquer lugar do mundo! Agora que você sabe mais sobre os custos gerados pela perda de documentos, entre em contato conosco e veja as opções de serviços que ofertamos na área de gestão documental!