Quais são os métodos de segurança de documentos digitais?

Os avanços tecnológicos vêm revolucionando o mundo dos negócios, inclusive facilitando o acesso às informações de usuários e empresas, disponíveis na rede ao alcance de todos. Devido à importância dessas informações, muitas vezes convertida na forma de documentos digitais, é normal que as organizações busquem métodos de segurança eficientes para protegê-las de ataques cibernéticos. Quer conhecer os principais tipos de métodos de segurança de documentos? Acompanhe nosso artigo e saiba mais como proteger os documentos digitais da sua empresa.

Quais são as consequências de uma empresa deixar vazar documentos?

A informação é um dos recursos mais valiosos das empresas. E, em tempos de tecnologia, os dados se tornaram praticamente 100% digitais, o que facilita a gestão de processos dentro das corporações. Esses documentos digitais podem se apresentar de formas variadas, como textos, gráficos, planilhas, fotos, vídeos e aúdios, qualquer formato que transmita um registro físico. Uma das grandes preocupações em torno desses documentos diz respeito à validade jurídica. Os riscos do mundo digital são de certa forma semelhantes aos do mundo real. Diante disso, ao deixar vazar documentos internos ou de clientes, a organização fica vulnerável, exposta a incidentes. Além disso, os riscos são prejudiciais tanto financeiramente quanto à resistência e credibilidade da empresa. As principais consequências do evento são:

• roubo e sequestro de informações confidenciais;
• uso indevido de dados pessoais de clientes e fornecedores;
• vazamento de informações privilegiadas;
• roubo de propriedade intelectual;
• fraude.

Quais os principais métodos de proteção?

Separamos alguns métodos de proteção que garantem mais segurança aos documentos digitais. Confira!

Proteção por senha

A utilização de senha para proteção de documentos é um dos principais métodos e mais utilizados. É importante lembrar que, para ser altamente segura, ela deve ser complexa, por meio de combinações de letras (maiúscula e minúscula), números e símbolos, de preferência sem nenhum significado evidente. Se a senha for bem elaborada, menores serão os riscos.

Tecnologia de chave pública

A tecnologia de chave pública é usada para encriptar/codificar informações, em que as mensagens codificadas só podem ser decodificadas com a chave privada correspondente. O certificado digital, por exemplo, utiliza a aplicação de algoritmos de criptografia de chave pública, que autentica os documentos por meio do uso de assinaturas digitais.

Tokens

O token é um dispositivo eletrônico gerador de senhas, que armazena arquivos com certificação digital, de maneira segura e inviolável. Trata-se de um dispositivo USB que os usuários podem levar a qualquer lugar, além de permitir a autenticação forte de usuário e diversas soluções de segurança flexível.

Criptografia

A criptografia é uma das maneiras tradicionais de proteger documentos. Pode ser traduzida basicamente como “escrita escondida” e seu objetivo é proteger o conteúdo por meio da técnica de embaralhamento da escrita, tornando a mensagem indecifrável, sendo o acesso permitido somente ao autor e destinatário, por meio da utilização de uma senha específica. O recurso se encontra disponível no Pacote Office, da Microsoft, e para usá-lo em seu documento é necessário localizar o menu e ir na aba de “Informações” e “Proteger documento”. Além disso, é possível, também, adquirir a criptografia por meio de programas específicos de empresas do ramo.

Qual é melhor opção para proteger documentos digitais?

Depois de conhecer várias possibilidades de métodos de segurança, você deve estar se perguntando qual a melhor opção. Busque um fornecedor que ofereça ampla proteção aos sistemas multifunção, com diferentes soluções sob medida para sua empresa, além de disponibilizar apoio especializado em segurança de TI. Além da implantação de sistemas para a proteção dos dados, é importante que as empresas adotem métodos básicos de segurança da informação, como treinar os usuários em relação às regras de segurança da informação, monitorar os direitos de acesso, limitar o acesso a todos e realizar análise de conteúdo disponível. A combinação correta desses métodos pode aumentar significativamente a segurança dos documentos digitais e impedir a possibilidade de vazamento de dados ou divulgação deliberada de informações confidenciais. Agora que você já conhece os métodos de segurança de documentos digitais, que tal saber como a gestão eletrônica de documentos gera mais segurança e economia para as empresas? Baixe agora mesmo o nosso e-book e fique por dentro do assunto. Vamos lá!