4 motivos para terceirizar a guarda de documentos na sua empresa

Os funcionários da sua empresa perdem um tempo precioso procurando documentos importantes. Quando os encontram, é comum que os papéis estejam danificados, sujos ou amassados. Também é normal constatar que partes do arquivo foram perdidas. Como não há controle de acesso, é impossível encontrar o responsável pelo problema. Além desse cenário, já complicadíssimo, a sala de armazenagem começa a apresentar umidade e mofo. O que fazer? Se uma ou mais dessas situações já é realidade na sua empresa, chegou a hora de terceirizar a guarda de documentos. Saiba por que neste post. Confira!

1. Entenda o que é a guarda de documentos

Documentos físicos estão sujeitos a condições que podem danificá-los e, com o tempo, torná-los inutilizáveis. Poeira, mofo e umidade, por exemplo, podem comprometer arquivos importantes. O resultado é a perda de informações valiosas. Dessa forma, contratar o apoio de uma empresa especializada, com adoção da guarda eletrônica de documentos, permite a conservação de papéis em um bom estado para consulta e manuseio. Assim, seja para o cumprimento de regras trabalhistas e tributárias, seja para salvar dados relevantes para a tomada de decisão do seu negócio, optar pela guarda de documentos é uma medida preventiva que pode trazer excelentes benefícios para a empresa — como você verá a seguir.

2. Garanta a segurança dos arquivos

Documentos mal guardados ou sem controle de acesso podem ser perdidos ou utilizados sem autorização. Com o apoio de uma empresa especializada, é possível manter a integridade do material em um ambiente propício para esse fim, sem a ocorrência de umidade e poeira. Além disso, a digitalização do material e a utilização de um software para acessá-lo possibilita restringir o acesso por hierarquia. Dessa maneira, papéis mais importantes são acessados apenas pela alta gerência e não correm risco de cair em mãos erradas.

3. Reduza despesas

A terceirização da guarda de documentos contribui para reduzir despesas administrativas da empresa. A digitalização do material de consulta, por exemplo, possibilita a redução imediata de cópias e impressões. Despesas provenientes da perda de documentação também são extintas. Esse valor pode ser bem significativo, em casos de disputas judiciais. Diversos arquivos trabalhistas e fiscais precisam ser guardados durante determinado período, por obrigação legal. Caso o período não seja observado, a empresa pode arcar com pesadas multas.

4. Agilize os processos da empresa

Localizar os documentos com agilidade é um desafio para setores que lidam com muitos papéis, como o de Recursos Humanos. Esse problema pode ser resolvido com o sistema de localização fornecido pela empresa de gestão documental. Essa ferramenta reduz o tempo de procura e garante a rastreabilidade de tudo o que está armazenado. A gestão eletrônica possibilita que o tempo utilizado para a localização de arquivos seja empregado em benefício do negócio. O resultado é a redução das atividades burocráticas e, assim, o emprego da mão de obra em atividades-chave da empresa. Terceirizar a guarda de documentos é uma excelente alternativa para reduzir despesas, agilizar processos e evitar que a força de trabalho perca muito tempo em atividades burocráticas. Aliados à gestão eletrônica, os procedimentos ganham ainda mais segurança. Tal organização é fundamental para manter sua empresa funcionando normalmente e focada nas atividades que trazem valor para seu negócio. Precisa administrar uma quantidade muito grande de papel na sua empresa? Temos a solução para você. Entre em contato com a eBox Digital e conheça nossos produtos!