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O que é a microfilmagem de documentos e quais são seus benefícios?

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 02/03/2020
O que é a microfilmagem de documentos e quais são seus benefícios?

Tendências

A microfilmagem de documentos trata-se de uma metodologia usada para preservar a informação e a imagem documental. Tal sistema ainda permite converter o microfilme em imagem digital, garantindo rapidez no acesso a partir do gerenciamento eletrônico de arquivos, ou seja, a consulta feita diretamente no computador. Esse é um método muito indicado para as empresas que buscam preservar documentos originais por um longo tempo e que querem diminuir o espaço físico que esses arquivos ocupam na empresa. E aí, ficou curioso e quer saber mais sobre a microfilmagem para entender como funciona e quais são seus benefícios? Então acompanhe os próximos tópicos e confira! Boa leitura!

O que é a microfilmagem de documentos e como ela funciona?

A microfilmagem de documento é um processo fotográfico que faz o registro de acervos documentais em filme. Devido ao fato de contar com uma lei específica que atribui valor jurídico probatório ao documento microfilmado, o microfilme pode substituir o documento original, permitindo, dessa forma, o descarte e a reciclagem do arquivo original. Além disso, por durar muito mais que o papel, acaba sendo também um suporte de alta durabilidade e confiabilidade para a segurança da informação. Antes do processo de microfilmagem, os arquivos devem ser indexados e digitalizados para facilitar o controle, acesso e localização dos dados presentes nos documentos. Após a organização e a classificação dos arquivos, todos os dados são processados e transmitidos para o microfilme. Dessa maneira, as informações ficam gravadas e preservadas de forma permanente. Com a microfilmagem, consegue-se atingir os mais altos níveis de produtividade e de qualidade, além de executar diversas funções simultaneamente, como a captura da imagem do arquivo e a sua indexação automática online por meio da leitura de códigos de barras.

Quais são os benefícios da gestão de documentos nesse formato?

Veja, a seguir os principais benefícios da gestão de documentos pela microfilmagem.
  • otimiza a gestão documental;
  • diminui o espaço físico para armazenamento;
  • aumenta a vida útil dos documentos;
  • garante segurança aos dados;
  • otimiza o acesso aos arquivos;
  • elimina o risco de perda do acervo e evita a deterioração dos documentos;
  • dificulta a ação de falsificadores;
  • as imagens são digitalizadas e disponibilizadas em mídia com um padrão extremamente alto de qualidade;
  • o custo é bem mais baixo que o de uma assinatura normal, já que vários serviços de microfilme têm custos menores para o processo quando se compara com papel impresso e conseguem um desconto de volume nos direitos de reprodução;
  • por ser um meio análogo, é bem mais fácil de ser utilizado;
  • os documentos microfilmados têm cerca de 500 anos de duração, de acordo com as normas ANSI e ISSO;
  • é o único método de cópia capaz de substituir legalmente o arquivo original. Documentos microfilmados têm sua legitimidade assegurada pela Lei nº 5.433, de 8 de maio de 1968;
  • é o único processo que possibilita o descarte do documento físico, uma vez que a cópia tem o mesmo valor jurídico.

O que diz a Lei 5.433/68?

Lei 5.433 (Lei da Microfilmagem) foi aprovada em 1968 e é indispensável para o exercício da microfilmagem de documentos no Brasil. Ela permite a atividade e assegura a autenticidade do microfilme, garantindo às imagens o mesmo valor jurídico que tem o documento original. Esse é um dos benefícios que outras formas de compactação não trazem. A lei exige que os originais e os microfilmes dos arquivos microfilmados sejam preservados em locais diferentes para efeitos de segurança. Essa parte da legislação proporciona uma segurança a mais, afinal, evita perdas definitivas, caso os microfilmes sejam danificados. Enfim, a microfilmagem de documentos é um método totalmente aceito pelo poder Judiciário e está presente em universidades, escritórios de governo, bibliotecas e empresas com grande volume de informações, nas quais a necessidade de preservação dos arquivos por um longo tempo é o principal motivo para a guarda dos dados. Por meio dessa metodologia, você vai aprimorar a gestão interna de documentos, diminuir as despesas e acessar rapidamente as informações. Ficou interessado e quer garantir essa metodologia na sua empresa? Então não perca mais tempo e entre em contato conosco para conhecer nossos serviços!

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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