Documentos digitalizados: como garantir a validade jurídica?

Estamos vivendo a era da Revolução Digital. Portanto, é necessário atualizar-se. Digitalização de documentos é fazer a codificação binária das informações dos registros, para transformar os documentos físicos em formato digital, e então, serem acrescentados em um software específico a serem administrados.

Para tornar-se digital, é importante que a transformação passe por diversas fases, com o intuito de atender a todas as normatizações.

A diferença entre documentos digitalizados e documentos digitais, é que, os documentos digitalizados passam por processo em que os registros impressos são digitalizados para adquirirem configuração digital. Já os documentos digitais, “nascem” digitais, ou seja, são criados de maneira digital. 

Quer saber como ter documentos digitalizados com validade jurídica? Então, siga lendo este artigo!

Existe respaldo da lei para a digitalização de documentos?

A resposta é “sim”. Essa confirmação se deu devido ao Decreto 10.278, criado em 18 de março de 2020, com a finalidade de estabelecer técnicas e requisitos para a digitalização de documentos públicos e privados. 

Em seu art. 5º, o Decreto determina que: “o documento digitalizado destinado a se equiparar a documento físico para todos os efeitos legais e para a comprovação de qualquer ato perante pessoa jurídica”.

Sendo assim, as organizações podem tomar decisões mais assertivas quanto à administração dos seus registros, ao saber que os mesmos têm força, validade e efeitos legais, mesmo apresentados em outro formato que se equipara ao original. Outro valor que as empresas ganham é de ter os seus documentos protegidos de deteriorações e perdas.

Devido a essas e outras medidas legais, podemos dizer que estamos vivenciando a Indústria 4.0, conhecida como a Quarta Revolução Industrial. Essa nomenclatura define o quanto os avanços tecnológicos têm somado com os processos nas organizações. 

Em vista disso, é extremamente necessário que as instituições decidam pela eliminação da burocracia documental, e que ela seja substituída por processos otimizados, para que estejam preparadas para a competitividade e para que sejam diferenciais no mercado.  

A eBox Digital, por exemplo, realiza a digitalização dos documentos por meio de tecnologia de ponta, e atende a todas as normatizações que o Decreto 10.278/2020 estabelece. As ações são executadas por meio de OCR e inteligência artificial para extrair as informações dos documentos. Após digitalizados, os documentos ficam disponíveis por meio de uma gestão documental inovadora, célere e segura.

Quais são os requisitos necessários para garantir a validade jurídica aos documentos digitalizados?

Ter uma gestão documental bem estabelecida é essencial para que os processos da organização avancem e potencializem os resultados. O Decreto nº 10.278/2020 foi elaborado para intensificar a eficácia dos processos documentais por meio da digitalização de documentos. Essa forma de gerir as escrituras, torna as atividades dos colaboradores mais ágeis, sobretudo quanto ao acesso e a segurança das informações.

No entanto, fazer a digitalização documental é uma prática um tanto complexa. O ideal é que seja produzido por uma instituição especializada no assunto. Pois existem regras bem específicas.

Por exemplo, o art. 4º do referido Decreto, determina alguns requisitos indispensáveis para que a digitalização de documentos tenha validade jurídica. As normatizações são direcionadas tanto para as entidades públicas como para as privadas.

Assinatura digital eletrônica

Segundo o Art. 6º do Decreto 10.278/2020, os documentos digitalizados que confirmem envolvimento entre instituições particulares, têm validade jurídica, desde que tenham assinatura eletrônica, que possa comprovar a sua autoria e a integridade dos mesmos. Como também, a confirmação de que ambos estão de comum acordo, ou que seja aceito por pessoa que se apresentar como oposta ao documento. Quando há desacordo, o adequado é utilizar a certificação digital padrão ICP - Brasil.

Rastreabilidade

Quanto à rastreabilidade, expressa que todos os processos utilizados para fazer a digitalização e o arquivamento dos documentos tenham as informações dos processos que são confeccionados. É importante também, que o procedimento tenha um histórico das informações que passaram por digitalização. Esses fatores são essenciais para aspectos jurídicos.

Auditabilidade

É extremamente importante para a instituição, que os documentos digitalizados estejam em conformidade com todas as normas que determinam que o documento tenha validade jurídica. Esse requisito faz menção, a necessidade de a empresa estar apta, ao passar por um processo de auditoria feita por autoridade competente.

Manutenção

No que tange à manutenção dos documentos, é imprescindível que os documentos digitalizados sejam mantidos em segurança, para que não sejam alterados, ou, até mesmo acessados e reproduzidos por pessoas desabilitadas para isso.

Preservação

A preservação trata dos documentos de valor histórico. O Decreto determina que, os documentos digitalizados sem valor histórico, tenham um tempo mínimo de preservação, ou seja, devem ser guardados até o prazo de prescrição ou, até o fim dos direitos referidos.

Padrões técnicos

Para que os documentos digitalizados estejam dentro das exigências que os tornem válidos juridicamente, existem alguns padrões técnicos que devem ser atendidos minuciosamente. Esses norteamentos de digitalização determinam especificidades para garantir a qualidade da imagem, da legalidade e do uso dos documentos que foram digitalizados. Vale destacar que, mesmo havendo compressão e descompressão dos arquivos, os padrões devem ser acatados. As diretrizes referem-se à:

• resolução mínima;
• tipo original;
• formato do arquivo;
• cor.

Outro padrão técnico que deve ser atendido é a certificação digital. Refere-se aos registros eletrônicos autorizados para disponibilizar chave pública, que é expedida por uma autoridade certificadora que faz parte de uma infraestrutura de Chaves Públicas (ICP). 

Ter os seus documentos digitalizados, é uma ótima sugestão para aprimorar a gestão documental da sua empresa. A eBox digital é especialista no procedimento de digitalização de documentos. Ela digitaliza os documentos por meio de todas as fases necessárias, como preparação, higienização, indexação, digitalização e qualidade. 

A empresa atua em conformidade com o Decreto Federal nº 10.278/2020. E mais, conquistou as Certificações ISO 27001 e 27701, que são referências internacionais quando se trata da gestão da segurança da informação. Isso a define como uma das instituições mais conceituadas no mercado .

Como vimos, para que a digitalização dos documentos tenha validade jurídica é necessário atender a inúmeras regras. Então, que tal fazer contato conosco? Queremos ajudar a sua empresa a ter uma excelente gestão documental com valor jurídico.