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Digitalização de documentos: quais os riscos de não implementar?

Marcelo Araújo
Marcelo Araújo 19/03/2018
Digitalização de documentos: quais os riscos de não implementar?

Segurança

O controle e a armazenagem das informações que circulam são fundamentais para o crescimento de qualquer empresa. O aumento do acúmulo de arquivos físicos, no entanto, pode representar riscos para o bom andamento dos processos se não administrado com cuidado. Nesse sentido, a não introdução de um sistema para digitalização de documentos deixa o negócio desprotegido de situações comuns ao cotidiano empresarial. A partir da leitura deste texto, você vai compreender por que razão criar arquivos virtuais é uma tendência no mundo corporativo e quais são os perigos de não implementar um sistema para essa finalidade. Vamos lá?

Por que digitalizar os documentos é uma tendência?

Gerenciar a rotina de uma empresa é uma tarefa complexa, exposta a novos desafios diariamente. Com a expansão dos negócios, é comum aumentar a quantidade arquivada de papel nos mais diversos setores. Dessa forma, é normal que até mesmo atividades mais simples, como a consulta de documentos, comecem a ficar mais complicadas: extravios, danos e roubos, por exemplo, podem prejudicar o andamento dos processos e comprometer a produtividade da empresa. Diante desse cenário, atualmente já é possível introduzir tecnologia de ponta para armazenar documentos e fazer sua  gestão eletrônica. Os ganhos para o negócio são significativos: melhor distribuição da mão de obra, aumento da produtividade e redução das despesas.

Quais são os riscos ao não digitalizar os documentos?

Com o passar do tempo, não digitalizar documentos pode resultar em prejuízos consideráveis para a empresa. Essas adversidades vão desde fatores incontroláveis, como acidentes naturais, até o aumento das despesas do negócio. Confira:

Ocorrência de incêndio, enchente e outros desastres

Qualquer instalação física está sujeita a perigos, como incêndios, enchentes ou outros desastres. A guarda eletrônica é uma garantia da empresa contra esses riscos, uma vez que os arquivos ficam protegidos em um servidor.

Segurança das informações

Existem dois tipos de riscos quando abordamos a segurança das informações: acesso indevido e perda de dados. A digitalização dos documentos resolve as duas questões. A primeira acontece quando colaboradores têm acesso a papéis que não deveriam estar disponíveis ao seu nível hierárquico. Com o arquivamento digital, é possível criar barreiras de acesso para proteger os documentos sigilosos. A perda de dados, por sua vez, pode acontecer por extravio ou estrago devido ao manuseio. Essas condições são minimizadas a partir da realocação dos arquivos para o ambiente eletrônico.

Aumento no tempo de processos internos

Quando uma informação não é encontrada com rapidez, por mais corriqueira que ela possa ser, verifica-se uma queda na produtividade do negócio. O nível do problema é diretamente proporcional à relevância do documento perdido. Assim, uma atividade que poderia ser realizada em poucos minutos consome muito mais tempo do colaborador. Essa diminuição da eficiência significa perda de dinheiro para a empresa.

Elevação das despesas de armazenagem

Acumular papelada significa ter à disposição dependências físicas suficientes para armazenar esse conteúdo. Dessa forma, empresas necessitam alugar prédios ou reservar andares inteiros para a guarda de arquivos. Há, com isso, o custo de manutenção desses espaços. A digitalização de documentos é, portanto, um procedimento seguro para proteger as informações da empresa dos mais diversos riscos: desde aqueles difíceis de prever (incêndios ou enchentes) até os que precisam estar sob controle do gestor (aumento de custos e redução de produtividade). Por essa razão, essa tendência precisa ser incorporada à rotina dos negócios que têm registrado o acúmulo de papéis em suas atividades. Gostou do conteúdo? Como a sua empresa lida com o armazenamento de arquivos? Deixe um comentário nos contando sua experiência!

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Marcelo Araújo
Escrito por

Marcelo Araújo

Responsável pelo time de vendas e marketing da eBox. Mais de 25 anos de experiência na área comercial com foco em vendas de produtos de tecnologia e serviços.

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